数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨

黄军梅

摘要：随着数字技术的广泛应用以及数字经济的不断发展，企业要发展壮大，需要改进商业模式及生产方式，就需要通过数字技术对产品及服务进行升级，由此可见，企业档案数字化转型迫在眉捷，实现企业档案工作数字化转型也是时代发展的必然趋势。

关键词：数字化技术;企业;档案管理;创新路径

1企业档案工作创新管理的特征

数字化技术背景下，企业档案工作管理创新的特征体现在创新环境、创新条件、创新方式3个方面。从创新环境来看，数字化技术将技术创新与产业变革相融合，颠覆传统档案管理工作模式，实现整个档案信息资源管理链的重构，如对多种数字技术的集合、综合，实现档案协同管理。从创新条件来看，数字化技术是现代信息手段，如大数据、区块链等新兴技术，为企业档案管理提供了优越的技术应用场景。档案管理人员要具备相应的数字技术管理能力，提升档案管理工作效率。从创新方式来看，数字技术推动创新路径多元化发展，依托信息技术手段，企业在档案管理方式上更加强调多路径协同推进、多要素共同支撑，实现企业档案工作管理纵深发展，而各类数字化技术成为档案管理模式创新的源动力。

2档案数字化建设过程中存在的问题

2.1档案数字化建设缺乏统一性

由于具体的组织档案管理工作具有一定的范围限制，缺少与社会机构的交流和沟通，而且档案管理部门对档案数字化建设存在着不同的理解和认识，从而导致档案数字化建设工作出现各种不同的标准，为档案数字化建设带来很大困扰，对档案信息共享目标的实现造成嚴重影响，同时也不利于档案信息的安全。为彻底解决这个问题，应根据实际情况确保档案数字化建设标准的一致性，不断提升档案信息的使用价值，最后实现档案信息资源共享的目的。

2.2档案数字化建设速度有待提升

在传统档案管理工作中，庞大的资料文件和海量的档案信息为档案管理工作带很大困扰，导致工作效率很难得到提升。在信息技术的支持下，由传统的纸质文件管理变成现在的信息化管理，以往文档管理工作中存在的问题得到有效解决。由于在档案数字化建设过程中，各部门之间对工作缺乏一致性的认识，使得档案数字化建设成果出现差异，并且部分档案管理部门存在资金不足问题，仍然使用传统纸质管理方式，很大程度上阻碍了档案数字化建设的进程。

3数字化技术背景下企业档案管理的创新路径

3.1转变观念，确立绿色管理创新方向

企业档案管理工作创新中，观念转变要放在第一位。党的十八届五中全会提出“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念。鉴于此，企业要将绿色理念融入档案管理创新实践中，特别是要引入数字化档案管理技术来实现档案价值利用最大化目标。绿色管理理念主张档案管理的集约化，将档案管理的经济效益、社会效益和环境效益统一起来，坚持绿色导向，使其符合新时代发展的价值需要。

在企业档案管理实务中，要遵循绿色理念，对各类档案信息资源进行收集、保管和利用，还要倡导绿色理念。例如，通过数字化技术对传统档案信息资料进行数字化转换，依托现代信息技术构建数字化档案在线收集、自动分类、智能整理平台，引入大数据、物联网、云计算，对企业档案信息资源进行智能化管理。此外，要坚持“人本、低碳”理念，对所收集的档案信息资源进行绿色评价与监控管理，规避企业数字档案剧增所带来的“信息污染”“信息泛滥”。

在企业档案资料保管环节，要融入绿色理念。结合企业实际，打造绿色档案资料保管环境，变革档案保管方式，特别是在档案数字化形态管理上，通过数字化存储技术，减少纸质档案量，提升数字档案存储密度和管理效率。数字化技术支撑下的数字档案可以通过数字备份、数字迁移、数字拷贝等方式长期存储。

3.2创建档案数据质量控制平台

由于企业档案归档数据量较大，开发相应的档案检测功能，主要用于检测档案数据的完整性、归档及长期保存，检测功能是在档案集成界面和档案管理系统中自动触发执行。档案管理系统主要分为两个主要环节：归档和长期保存。测试结果以可视化的方式显示，在很大程度上减少了人工审核的工作量，提高了工作效率。另外开发长期包封装设置、文件包管理、文件导出日志等功能，确保电子文件在采集、移交、检测、分拣、存储、使用、迁移、移交过程中数据存储的完整性。妥善管理运营过程中使用的密码、密钥等认证数据，确保电子文档和电子档案信息不被非法更改，建立符合国家要求的可信数字档案长期存储体系。

3.3注重创新管理，为企业档案数字化转型提供保障

保证档案信息的真实性是现有档案管理工作的基本要求。区块链技术不易篡改的技术特性恰好可以满足档案真实性管理需要。要想维护档案数据的真实性，就要提高档案数据的安全性，减少档案数据被篡改、被破坏的风险。区块链技术所采用的是多重技术的创新集成手段，将分布式数据存储、点对点传输、共识机制、加密算法等进行融合，以此确保档案的安全性。借助于区块链技术，可利用非对称加密机制签名、时间戳、哈希值计算和链式结构等技术手段防范档案数据被事后篡改，确保档案数据信息的唯一性、真实性。区块链技术的原理是将前一个区块链的哈希值植入其后的区块链中，实现对档案信息的“块块相扣”，只要对任一档案信息进行非法修改，都会引发后续数据块中哈希值的改变。这种技术手段颠覆了传统档案管理思维，赋予了档案数据“生命延续力”。比如，中国石化引入区块链技术，确保其业务档案文件在接收、保管、利用的各个阶段都具有真实性。在具体操作上，这些档案文件哈希值上链存有归档源上链存证、归档档案接收上链存证、日常巡检记录上链存证以及借阅利用记录上链存证等信息，档案人员在对档案进行真伪性验证时，可以调用区块链验证服务，将本地档案计算的哈希值与存证链上存储的哈希值进行对比，即可验证档案信息的可信度。

保证档案信息的安全性是档案数据管理的重要任务。可利用物联网技术，将档案信息智能化管理与防盗报警系统联结，为档案数据安全提供技术保障。具体来讲，在整理档案时，档案人员可将档案数据库的编目信息利用读写器写入RFID标签，标签与档案形成一一对应关系，实现档案实体资料与档案信息数据库有效关联。在档案被借阅后，通过检索标签信息，实时跟踪档案，快速锁定相应的档案实体资料，完成对档案信息的跟踪、监控。同样，物联网技术还可以与防盗报警系统连接起来，构建一体化的档案信息防盗报警系统。例如，无线电波防盗探测门禁系统将电子防盗功能和阅读设备进行整合，一旦存在未经授权的档案资料被带离档案库，就会立即触发防盗报警系统。这一系统已经在一些大型企业集团档案数据管理实践中得以应用，如国网江苏电力公司构建的智能档案库房管理系统，就是将档案智能库房与物联网、云计算等平台整合，引入智能档案密集架、RFID电子标签归类管理系统、RFID电子标签打印机、安全防盗门禁报警系统，实现档案智能定位、智能上架，大大提高了数字档案管理效能，也推进了档案库房业务管理模式的创新。

结论

企业档案管理者在数字化技术转型背景下，更要积极拓展档案管理路径。考虑到企业档案管理工作内容的复杂性、多样性，特别是对蕴含档案价值的非结构化档案信息的收集、鉴定、著录、保管和整合，迫切需要引入数字技术手段来创新档案管理模式。企业可通过搭建创新管理体系，实现档案管理部门与其他部门的深度协作，驱动档案管理创新。

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