大数据环境下事业单位档案管理效率提升方法

摘要：对于事业单位而言档案管理是确保单位可以顺利发展的关键。当前我们已经进入大数据时代，为了更好的适应新时代发展要求，事业单位档案管理工作也需要进行革新，积极寻找提高档案管理效率的策略。当前事业单位档案管理工作面临着诸多问题，如果不能及时解决这些问题将会对事业单位发展造成极大的不利影响，基于此，本文立足大数据时代，对增强事业单位档案管理效率的策略进行了研究，提出了一些提升策略以供相关人士参考。

关键词：大数据;事业单位;档案管理效率

引言

事业单位每天运行中都会产生很多数据信息，这些数据信息不仅是单位工作记录，也是体现单位履行职责的重要依据，其具有不可忽视的指导价值。档案管理工作就是专门对这些数据信息进行管理的工作，相关工作人员需要对这些信息进行分类、整理和存储，这项工作需要耗费极大的人力物力和财力，而且采用人工进行管理效率也比较低，还经常会出现错误。最近几年，各级事业单位在国家相关政策的引导下在档案管理工作当中应用了很多新技术，为的就是进一步提升档案管理效率。在大数据背景下，各级事业单位还需要将大数据技术引入该项工作中，以便可以提升管理速度，降低人力物力财力成本，同时还能增强工作正确率和精细化程度。

一、大数据背景下事业单位档案管理效率提升意义

在大数据时代，对档案管理效率进行增強具有诸多好处，首先可以促使档案管理工作人员结构变得更加合理，从而使得事业单位在这方面投入的资金有所减少;其次还可以促使档案存储空间有所缩小，而且可以为档案管理工作提供便利;最后可以为档案管理模式改进提供助力，可以为档案管理流程完善提供帮助，进而可以为事业单位发展打下良好基础。[1]另外，通过积极开展档案管理信息化建设工作，还可以为档案安全性提供坚实保障，要知道原来的纸质档案很容易被损坏，而且很容易丢失，一旦发生这些情况不仅导致档案管理质量严重下降，还会给事业单位发展造成不良影响。

二、大数据时代事业单位档案管理中存在的问题

（一）单位人员应用新技术意识淡薄

随着大数据技术在各行各业的应用，很多企业已经认识到该项技术具有的优势，也将该项技术应用到了档案管理工作当中，从而使得档案管理效率得到了明显增强。然而因为事业单位具有一定特殊性，单位很多员工对于新技术都没有太大的应用欲望，他们往往更加重视工作稳定，所以并不会主动应用先进技术，这就导致很多事业单位还在采用传统的人工方式进行档案管理，工作效率急需提升。而且随着事业单位不断发展，档案数据也会变得越来越多，如果还是采用传统人工方式进行管理将会很难满足单位档案管理需要。另外，还有一些事业单位有着严格的保密要求，这也给档案管理工作应用新技术带来了一定阻碍。

（二）档案管理人员能力比较低

在大数据时代，事业单位需要对档案管理工作效率进行进一步增强，但实际上，负责档案管理的工作人员专业能力比较低，职业素质也不太高，从而给档案管理工作效率的增强造成了一定程度的阻碍。[2]大数据时代的档案管理工作需要进行信息化建设，所以档案管理工作人员需要具备较高的计算机操作水平，但是很多档案管理人员的计算机操作能力都比较低，对于信息化应用也是一知半解，从而对开展档案管理信息化建设造成了不利影响，信息化档案管理模式能够获得的成效也非常有限，最终导致单位档案管理工作效率不够理想。

（三）档案管理存在信息安全问题

信息技术的应用让人们的工作效率获得了显著提高，档案管理工作也不例外，但是在工作效率提升的同时也带来了信息安全问题。事业单位对档案管理工作应用信息技术时需要将纸质档案上的信息转换为数据信息，并将这些信息输入电子档案，但是电子档案需要在计算机系统中进行存储，所以存在安全问题，例如，黑客攻击可以破坏电子档案完整性和真实性，而且信息安全问题具有隐蔽性，很难被发现。一旦发生信息安全问题，将会导致事业单位信息丢失或被破坏，从而给单位发展带来不良影响。

三、大数据背景下提高机关事业单位档案管理效率的策略分析

（一）构建大数据档案管理系统

在档案管理工作中应用新技术需要找准切入点，可以将构建大数据档案管理系统作为切入点进行档案管理方式革新。事业单位构建该系统时一定要考虑自身实际情况，根据单位管理需要设计相应系统，同时还要注意满足档案一体化管理要求，突破信息壁垒，实现档案信息共同分享。首先，建立科学合理的技术应用模式，对事业单位档案管理进行规范，对档案信息进行共享，通过创建共享平台来防范信息孤岛现象的初选，同时还能进一步提升档案利用开发程度。其次，注意对大数据档案管理系统运行进行测试，对测试中发现的问题及时进行反馈，对问题出现原因进行探究，针对问题原因对系统进行优化，促使大数据档案管理系统变得越发完善，发挥出更大作用。

（二）实施档案管理责任制度，增强档案管理人员责任感

档案管理工作人员是档案管理工作的重要支撑，如果他们的责任感比较淡薄也会对档案管理工作效果和效率造成一定影响，所以在大数据时代，事业单位想要获得更好的档案管理效率，就要对档案管理人员的责任感进行大力增强。为此需要实行档案管理责任制度，也就是将档案管理责任分配到具体的工作人员身上，这样各个档案管理人员都会认真完成自己肩负的责任，他们的工作责任感也能得到增强，从而促使档案管理工作效率得到发展，档案管理工作效果和质量也能因此实现提升。

（三）做好信息安全防护措施

对于大数据背景下档案管理存在的信息安全问题需要做好信息安全防护措施，以免因为档案信息泄漏导致单位发展受阻。第一、确保电子档案存储安全，对档案调取制度进行完善，所有需要调取档案的人都需要按照制度操作，同时还要对档案处置方式进行改进，降低档案存储和调取过程中出现泄漏的概率。第二、构建档案管理防火墙机制，防范能够对档案管理造成危害的外部因素。此外还要对档案管理体系进行优化，增强档案管理质量水平，尤其需要防范因为档案管理人员操作失误而造成的档案信息失真情况。第三、合理分配档案使用权限，所以人员都需要在权限允许范围内使用档案，还可以应用人员识别技术为使用档案的人员开放相应档案，这样就可以在一定程度上为确保档案运行安全提供保障。

结语

总而言之，在大数据环境下，事业单位需要对档案管理方式进行革新，需要积极开展档案管理信息化建设，同时还要对当前档案管理面临的困境进行有效解决，通过采取构建大数据档案管理系统、实施档案管理责任制度以及做好信息安全防护措施等策略促使档案管理工作效率变得越来越高。

参考文献：

[1]任继伟.事业单位档案管理效率提升的路径[J].兰台内外，2021（34）：13-15.

[2]邓方.大数据时代事业单位档案管理工作创新路径[J].办公室业务，2021（20）：124-125.

作者简介：

姓名：杨玉丽，出生年月日：1976-10-24，性别：女，民族：汉，籍贯：河南省信阳市，学历：大专，职称：中级（经济师），研究方向：档案管理，工作单位：河南省信阳市平桥区劳动人事争议仲裁院。

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