促进事业单位干部人事管理优化和数字化应用

王聪慧

在大数据的背景下，网络化贴近生活，网络给我们带来方便。我们要把大数据融入到事业单位人事管理中。现阶段事业单位要利用先进的网络技术进行干部人事管理。干部人事资源的信息化，一定程度上提高了事业单位的干部人事管理的水平，也实现了干部人事资源的的共享。

在高科技飞速发展的今天，事业单位干部人事管理还是沿用传统的纸质化，给工作带来了滞后的影响，不能快速的运用起来。本文通过分析新形势下事业单位干部人事管理过程中出现的问题，提出新的措施来实现事业单位干部人事管理的数字化，并提出了干部人事管理数字化带来的好处。

干部人事管理缺乏信息化建设

在大数据的背景下，各行各业都融入了网络，网络媒体体现在各行各业中。事业单位的人事管理还是基于纸质档管理，大量纸质档案收集还需要归档到个人干部人事档案中，利用过程还是传统的方法，手动的拿出档案，对档案进行翻阅，多次的翻阅给档案带来了损失。多次对干部人事档案的抽出和对新的年度考核表和调资表的归入，也给干部人事档案带来了曝光和纸质的磨损和损坏。还有之前是B2的纸质大小，现在是A4纸质的档案，对档案多次装订，形成了多个梅花孔，给档案也给带来了不可弥补的损失。只是单纯的收集纸质档案，整理并归入档案柜，没有进行电子扫描，形成电子档案。事业单位人事管理还是沿用人工管理，没有加入信息化管理，不仅对事业单位人力、物力和财力造成了浪费，而且也制约了干部人事管理的工作质量和效率的提升。

干部人事管理缺乏专业的管理人才

事业单位人事管理过程中严重缺乏培训，自从我参加工作十多年来，培训仅在去年培训了两次，我才吸收些新鲜的血液。我如饥似渴的接受人事档案管理的新的管理制度和专业知识，这让事业单位的人事管理造成了断层和脱节，现在的知识更新这么快，培训的次数少，不知道更新相关的人事管理的知识。

缺乏专业的制度建设

现在的事业单位执行的是陈旧的制度，有些制度已经体现出了一些弊端，需要革新和改变。没有结合本单位的要求及数字化建设的目标，出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度。因为不同的人事管理人员，有不同的做法和流程，导致了不同的结果。人事档案管理人员对归档材料缺乏一致的制度和流程，对材料收集的标准和鉴定不一致，导致收集材料的不一致。

人事档案信息安全存在隐患

现代社会的进步，使信息化融入到了生活的各个方面。当然，单位干部人事管理也应用了信息技术。信息技术对干部人事管理进行分析存储后，存储过程中，会对信息存在泄漏的风险，相关的干部人事管理人员如果不采用相应的防范措施，及时的更新安全技术，导致干部人事档案信息泄漏，信息安全受到冲击，电脑对干部人事档案存储系统将会遭遇破坏，甚至导致系统瘫痪的风险。整个单位干部人事档案管理信息的丢失，对多年的成果会造成毁灭性的创伤，不可弥补。

重视事业单位干部人事管理的信息化建设

要重視信息化建设，配备相应的设施和设备，对单位人事档案的管理，需要大量的内存，平时工作中的内容，一般的设备的存储满足不了。稍微存储点东西，电脑就卡的不行，单位必须配备安全系数高、性能稳定和信息存储量大的设备，事业单位保管着大量的干部人事档案，必须把这些档案信息全部录入电子系统，才能满足事业单位的人事档案的管理的数字化建设。

事业单位干部人事管理要有专业的队伍

干部人事档案管理是一项繁杂琐碎且工作量大的工作，单位必须以档案数字化建设、标准化管理、精细化利用为目标。这就需要高素质的干部人事档案管理队伍，特别是对临时聘用、政府购买性和公益性人员进行专业的培训，要对干部人事档案从基础的收集、整理、归纳和装订进行培训，对更复杂的对干部人事档案的认定政策进行专业的培训。在工作中遇到问题要多请教和交流，多去外面进行培训，给工作中注入新的血液。干部人事档案管理队伍要进行以数字化建设的管理培训，全面提升干部人事档案管理人员的实际操作能力，避免工作的理论化和形势化。大力开展以信息技术和档案安全化为主题的交流活动，各单位之间要多交流，从各方面想办法提高干部人事管理队伍整体素质。

在数字化的背景下，要求干部人事管理人员具备高标准的素质，快速的熟悉各种数字化技术，并且运用相关的软件、硬件设施，对干部人事档案信息随时进行统计分析，便于提高干部人事档案额利用率。将干部人事档案信息进行录入电子系统后，要确保干部人事档案信息的真实性和准确性。如干部人事档案的出生信息、工作时间和入党时间，对两经历的记载要准确，不能有断档情况，以便核实两历的正确性。

健全相关的法律制度

在旧的干部人事管理的制度已经不能适应新的数字化建设，必须出台《档案数字化立卷归档细则》《档案数字化加工管理细则》《档案数字化安全管理细则》等规章制度。纸质档案的各种规章制度，已经陈旧，逐步退出舞台，要配备新的制度，特别是纸质档案进行整理、扫描并归档，必须出台各种制度，尤其是干部人事档案在存储后，注意安全保密的问题。现在网络如此发达，黑客的技术随时能闯入我们的系统，为了严格保护我们的干部人事档案信息，必须时时更新系统信息，硬盘的复制，多套设备的配备，以防干部人事档案系统被入侵，甚至破坏到无可挽救的地步。

建立保密制度 应用保密设备

首先，对干部人事档案管理的人员进行专业的培训，对于档案中的每个点，出了档案室就要暂时的失忆，不能将干部人事档案信息带出去，泄漏干部的个人信息，这些信息关系着人事管理的保密性。其次，对于干部人事档案管理人员出台保密制度，《干部人事管理保密制度》，对干部人事档案管理人员进行管理，对其泄密要予以处罚，才能让其铭记在心。最后，在干部人事档案的电子系统，要设立多重防火墙，确保信息不能有一点泄漏。一经泄漏，立马发出报警，能让干部人事档案管理人员及时的采取挽救措施，减少干部人事档案的信息泄漏。

有利于提高干部人事管理水平

提升了干部人事档案管理的流程的信息化水平。基于数字化的电子人事档案管理，可在数字化的平台上开展工作。人事档案管理是人事管理最重要的一部分。如今年新考录的事业单位人员，对其信息的录入。通过对其的查询，可实现干部人事管理的线上管理，比如新录用的人员要进行起薪，可对其的信息调出，对其出生时间和工作时间的调出，导出电子表格，提供給工资科，工资科可对其的工资进行起薪。也比如单位有人辞职和调动，可对其的信息调出，让其完善档案信息和材料。让其填写相关表格，可从电子系统中调出其信息，对其信息核对，以便其进行下一步工作。再如，有单位人员到龄退休，可对其的信息进行登记和变更，与相关科室进行对接，核实其退休信息，对其在电子系统上就能实现准确到龄退休，省去许多不必要的麻烦。

推进了干部人事管理的数字化进程

在电子系统中可对干部人事的学历、学历证书、职称评聘证书、考核情况和调资情况进行保存和存储，如干部在需要个人信息时，可直接调出档案信息，从而实现干部人事管理的轻松操作。

有利于提高干部人事档案的服务水平

组织人事部门要对干部人事档案的调阅，可以直接在电子系统上调出档案信息，并对其档案信息登记可实现干部人事管理的任前审核。组织人事部门通过电子系统不仅可以查阅干部的出生信息、工作时间、两历、职称、奖励和工资，还可以查阅和汇总，便于领导们能快速掌握要提拔干部的信息，快速的进行下一步的提拔计划。

提高人力资源管理水平

因各部门的需要，需要各单位事业干部反复的提供其学历认证、毕业证复印件、职称情况、考核情况和调资情况，通过干部人事管理电子系统，从而轻松掌握信息，不用干部反复提供，也提高了工作效率。

干部人事管理的数字化，要求干部人事管理人员必须不断提高自己的业务水平，学习掌握基于数字化的人事管理的相关理论和业务知识，才能跟上新时代的大数据步伐。

（山西省交城县人力资源和社会保障局）

参考文献：

[1]万里鹏，陈雅，中国高校数字化校园建设与思考[J]情报科学，2004（3）.

[2]冯琨.干部人事档案专项审核工作给高校人事档案管理带来的启示[J].劳动保障世界，2017，（14）：52-53.

[3]张程程.干部人事档案整理工作存在的问题及对策[J]办公室业务，2017，（03）：156.