建筑企业财务共享中心与项目衔接现状浅析——以A建筑企业为例

吴 迪

引言：在企业多行业、跨区域的快速发展过程中，财务管理的问题不断突出，如2019年联合石化违规场外期权操作等。作为为大企业运营而生的财务共享中心逐渐被各大集团所建立，针对财务共享中心的研究也越来越多。

一、A建筑企业财务共享中心与项目衔接现状

A建筑企业是世界500强的全资子公司，业务涉及地域广，项目数量多。本文拟从投入、过程、结果这三个阶段对A企业共享中心与项目部衔接现状进行分析。

（一）投入

根据自身业务特点、发展阶段和性价比最优原则，A企业共享中心业务目前主要涵盖了国内项目，国外项目的纳入正在部署中。

A企业共享中心的建设投入主要有：（1）制度文件。共享中心作为更高组织架构的建设，通常能获得更多高层指导设计，已编制了操作指引手册、业务处理规则和各种资料模板。（2）专业人员。为提供更加专业的服务，对新入职员工进行系统培训。（3）设施设备。每位员工配备两台显示屏，方便更高效审单。安排核算系统服务商驻点办公，以便随时解决系统运营问题。布局银企直连、收款、资金、发票等财务管理系统，有效减少重复性劳动和资源管理成本，实现信息共享。（4）组织结构。根据业务核算特点，分别设计了资产税务、资金结算、费用报销、收入成本、总账报表、运维管理等不同组，提供精细服务。

A企业项目部的建设投入主要有：（1）培训学习。统一参加共享中心的培训课程，快速适应新模式。（2）全体人员。新模式要求项目全员参与，各部门完成本部门的财务数据和资料。（3）设施设备。每个项目均配有扫描仪。对应不同业务，项目部均有商旅、供应商、物资等业务管理系统。

（二）过程

在日常过程中，共享中心不断完善制度文件和模板，及时配合业务需求。每个环节都能实现准确记录，责任明确。同时，共享中心要求记录问题单，不定期对问题收集项目意见。共享中心设置了账套主管制度，账套主管定期查看项目账务，及时纠正遗漏问题。除了日常在线沟通之外，共享中心人员会不定期到项目进行面对面沟通、指导、培训。但从另一个角度来说，稽核人员与项目人员的分离能减少人际关系带来的非严格控制。共享中心模式需要业务人员完成会计原始数据，不仅让项目财务有更多精力参与业务管理，也有利于增强业务人员的责任感，加强业务人员的会计知识和财务风险意识等。提单人负责扫描上传影像附件，避免传统模式下业务人员单据不及时、不完善的权责不清和时间浪费，解决了纸质单据传递导致的处理时间延迟问题。

（三）结果

A企业财务共享中心整体已经步入正轨，各方面都已有序运转；制度较为完善，各类业务都有相应文件指导；业务流程已基本梳理完毕，单据传递时间和审批流、审单时效和质量、管理方式等都达到预期目标；问题单比例逐渐降低；各方人员的磨合期接近尾声，已逐渐适应并配合共享的高标准要求。

本文期望能对A企业财务共享中心与项目部衔接现状提供建议和启发，因此重点统计了其具有代表性部门代表性两月的审单数据，从不同角度进行分析。

据上中下旬，将这两个月共分为6个时间段，统计在每个时间段的问题数占总问题的比例，具体走势参见下图：

问题单随着会计期间的轮回呈现出周期性变化，但整体问题单数量占比是下降趋势。

将问题来源分类为提单前、提单时、提单后的不同指标，进行结果分析：

一级指标问题个数 二级指标 问题个数占比（%）提单前工作 258超合同额采购 10 1.5虚拟合同超标 10 1.5应提未提质保金 42 6发票有瑕疵 10 1附件不齐 154 23签字不齐 32 5会计分录有误 110 16发票理解错误 18 3材料类别有误 66 10表单与附件不符 114 17预付款格式有误 14 2提单类型有误 40 6往来单位有误 20 3提单后工作 28 项目要求退回 28 4提单时工作 382

提单前的单据问题反映了：（1）业务人员对合同的熟悉和重视程度还不够，超合同额、应提未提质保金的情况时有出现，占比达到8%。（2）部分人员有些习惯还未纠正。例如，停留在营业税的思维习惯，对增值税发票“货币属性”的认识还不充分。（3）业务人员对公司管理制度熟悉程度还有欠缺，工作的精细程度还有待提高。可能部分原因是项目人员流动性较大，以及学习时间不足。提单时单据问题反映了：录入信息和单据初审时不细心。提单后项目主动要求退单，一般是会计期末较集中提单，时间仓促，思考不充分，导致重复提单或基础数据不完整。

二、建议

（一）降低综合成本

1、充分整合资源。资源整合也可拓展到集团外，可以连接供应商系统让上游单位自行添加相关企业信息和合同信息，集团审批即可。这样可节省本企业时间、人力等成本，减少信息传递环节的错误，同时投入成本也在合理范围内。

2、利用科技力量。技术设备是现代财务管理的基础设施，只有有了完备的基础设施，才能创造更多价值。企业应关注智能化等新技术的发展，结合自身需求和成本受益匹配原则，适当投入新科技，利用科技提升工作效率和效果。本文认为，A企业应该给项目财务人员配备双电脑屏。目前初审环节效果不佳，数据不一致等简单问题也频繁出现，个人认为硬件限制有较大影响。同时在数据查询、影像打印等细节有待完善系统功能。

（二）提供优质服务

1、完善制度系列。一套完整体系的制度能对业务进行更加全面的考虑和更深刻的理解，每份制度本身也会更全面、详细、稳定，从而对业务人员进行更好的指引。

2、提供针对性服务。本文认为审批环节在成本可控的前提下，利用已进入会计系统的信息，针对不同审批节点摘要出该审批岗更为关注的重点信息。这一窗口可减少重复性审阅，降低信息搜索难度，各司其职，提高审批效率。同时，也将移动审批的功能发挥出更多价值。例如，财务人员需整体把控，可不增设重点信息窗口。资金经理重点关注收付款信息、收付款条件、日期，则增设包含这些信息的窗口。项目经理主要掌控大方面，可增设包含经济事项简介、合作单位、金额、日期的信息窗口。

（三）提升各方意识

A企业共享中心存在较多超合同额现象，反映了较多员工的法律风险意识和审计风险意识还有待提高。会计分录有误，忽视资产转移可能性等风险，反映了员工在业务理解过程中的风险意识尚需提高。企业需增强员工责任心，引导员工养成好的工作习惯。