国际交流学生管理服务中教务秘书工作的思考

吴菲非

(苏州大学 纺织与服装工程学院，江苏 苏州 215006)

建设世界一流大学是我国高等教育领域的重大国家战略，高等教育国际化是提高国际竞争力的必然要求。世界一流大学要有一流的教育管理水平，要能够培养一批高质量的具有较强国际竞争能力的人才[1]。国际交流是培养学生国际竞争力的重要途径，在校学生出国交流逐步成为中国高校国际化的新增长点[2]。近年来，在校生出国交流日益普遍，出国交流项目及参与国际交流的学生不断增加，使得国际交流学生管理服务成为高校教学管理工作的重要组成部分。教务秘书作为高校教学管理工作的主要执行者之一，在国际交流学生管理服务工作中发挥着重要作用。我校(苏州大学)纺织与服装工程学院十分重视国际交流，近些年已有300多人次本科生参与各类国际交流项目。本文结合工作实践，详细阐述教务秘书在国际交流学生管理服务中的工作内容，对教务秘书如何在国际交流学生管理服务中更好地发挥作用提出建议，为高校国际交流学生管理服务工作提供参考。

一、国际交流学生管理服务中教务秘书的工作内容

国际交流学生管理服务工作主要包括宣传及动员、选拔及派出、过程跟踪管理、课程认定及学分转换、交流成果评定、学籍管理、学历学位管理等。这些工作涉及学校众多部门，需要学校、学院相关部门密切配合、精诚合作。作为二级学院的教务秘书，处于管理服务第一线，直接面向参与国际交流的学生，因此需要重点做好以下几项工作。

1. 学生派出前的学业规划指导

本科生参与的国际交流项目主要分为短期假期项目、中长期学期/学年项目，以及长期联合培养项目三类。(1)短期假期项目大多为假期学术课程项目及文化体验项目，这类项目的交流时间较短，一般为1～2周或1个月。学生参与交流主要是为了体验多元文化，提高外语水平，拓宽国际视野，提升跨文化交流能力，丰富创新思维等，项目大多与学生所学专业课程的相关性不大。参与这类项目的学生回国后一般不涉及课程对接及学分转换，即使涉及也仅与个别课程有关，并不影响学生在学校的课程学习。(2)中长期学期/学年项目交流时间较长，一般为3个月至1年，学生参与这类交流项目主要是为了学习国外先进的教育理念及专业知识。(3)长期联合培养项目交流时间长，一般为1～2年，部分联合培养项目在学生参与这类交流项目并达到要求后可以获得中外学校的学位证书。中长期学期/学年项目及长期联合培养项目大多与学生所学专业相关，尤其是双学位联合培养项目，合作双方一般具有很好的合作基础并能实现学分互认，参与这两类项目的学生回国后需要进行课程对接及学分转换。由于同一专业或相似专业中外方院校在课程体系、课程设置等方面有所不同，不同国家/地区的外方院校间也存在差异，为了使学生回国后能更好地进行课程对接及学分转换，尽可能不影响其国内课程的学习，保障他们在不延长学年的情况下顺利毕业，所以学生派出前的学业规划指导非常重要。

为了做好学生学业规划指导，教务秘书一定要熟悉中方相关专业的课程体系及课程设置，指导学生根据自己拟参加的交流项目提前了解、掌握外方院校的课程信息，拟定好交流学习计划及课程对接预案，并请相关专业负责人协助审定交流学习计划的可行性，基本掌握哪些中方课程可以与外方课程对接，哪些课程不能对接而需要提前修读或回国后补修。对于那些需要提前修读或补修的课程，教务秘书要指导学生做好选课规划。参加双学位联合培养项目的学生回国后即面临毕业，没有时间补修课程，因此其学业规划尤为重要。教务秘书应指导学生尽量在派出前一年就拟定好上述计划，让学生提前选修无法对接的课程，以便回国后顺利获得中方毕业证和学位证。

2. 学生派出后的学业跟踪管理

在教学管理理念和模式上，国外大学与国内大学存在较大差异。国外大学主要是学生自我管理，而国内大学目前大多还是“保姆式”管理，学生的自主管理能力相对不足。学生一旦出国，由于距离、时差等因素，国内的教师及管理人员不能时刻关注他们并给予督促、帮助和指导，学生初到国外也很容易受新环境的影响而忘记交流的初衷，或是无法适应纯外语教学，很容易造成学生“脱缰”，不能很好地投入学习，使得原定的交流学习计划被打乱或者没有通过应修的课程，导致回国后不能按计划进行课程对接，需要补修较多课程，最终影响正常毕业。因此，对参与中长期学期/学年项目及长期联合培养项目的学生，学业跟踪管理十分必要且非常重要。教务秘书应定期与交流学生联系，及时了解其在国外的学习情况。对于交流时长在1学期以上的学生，应要求其及时反馈在国外每学期的课程学习成绩。对于不能适应国外学习或学习成绩不理想的学生，应及时反馈给相关领导、辅导员及班主任，并协同辅导员等做好督促和帮扶；对情况严重的学生,应及时予以警示，提醒学生回国后可能存在不能顺利毕业的风险，促使其慎重考虑是否有必要提前结束交流活动。

3. 学生返校后的课程认定及学分转换

课程认定及学分转换是对学生交流成果的认可与认定，一般应遵循课程内容相似相近及学习量对等原则。这对参与中长期学期/学年项目及长期联合培养项目的学生非常重要。课程认定及学分转换是一项系统工作，需要多个部门协同配合完成。一般由学生本人在完成交流学习返校后凭外方院校出具的官方成绩单等向所属学院提出申请，学院审核通过后报送学校教务处审批，学校教务处复核通过后完成认定和转换。学院应组织相关分管领导、各专业负责人及教务秘书等成立学分认定小组，统筹负责交流学生的课程认定及学分转换工作。在做好前期学业规划指导的基础上，教务秘书应提前告知学生课程认定与学分转换原则和流程，在学生返校后第一时间通知并指导其提交申请，并结合学生所在专业的培养计划及出国前的对接预案进行初步审核，然后由专业负责人及分管领导进行审核，最后将审核通过的学生课程认定及学分转换申请报送学校教务处进行审批。完成课程认定及学分转换后，学生一般需要进行新学期课程选修，而参与双学位联合培养项目的学生则需要参加毕业学位审核，通常时间比较紧迫。因此，为保证课程认定及学分转换工作能够尽快完成，教务秘书在此过程中的督促及沟通协调十分重要。课程认定及学分转换完成后，对需要补修课程的学生，教务秘书还应做好选课指导。

4. 交流学生的学籍及学历学位管理

参与国际交流的学生均涉及学籍异动管理，完成项目申请且审批通过后在派出交流前需办理离校手续，在交流结束后需办理返校手续。交流学生的离、返校手续涉及部门多，通常需要学校国际处、教务处、学生处、财务处、后勤处以及学生所在学院等多个部门进行审批。学生在派出前往往把更多精力放在语言培训、签证申请、出国准备等相关事务上，交流结束后又通常对课程认定及学分转换和后续的课程选修或毕业学位审核等十分关心，对离、返校手续办理常常不够重视，导致不能及时完成。而离、返校手续的办理是学生是否参与交流的认定依据，也将影响交流学生的学籍管理及交流数据统计，教务秘书应提前告知学生离、返校手续的办理流程和方法，及时通知并督促学生按时按要求办理，同时做好各部门间的沟通协调工作。

学历学位管理主要是针对参与双学位联合培养项目的学生。进行毕业学位申请时学生还在外交流，教务秘书应及时通知并指导其进行申请，以免错过时间。由于国内外不同学校学期等设置的不同，学生结束交流返校后即面临中方学校的毕业学位审核，时间往往非常紧迫，稍不抓紧就会错过中方学校的毕业学位审核时间，从而影响学生顺利毕业。因此教务秘书应督促学生及时办理返校手续并做好课程认定及学分转换工作。

二、国际交流学生管理服务中做好教务秘书工作的建议

高等教育国际化是当今世界高等教育发展的潮流和主要趋势，国际交流是高等教育的重要内容，在校生参与国际交流的比例已经成为衡量高等院校国际化成果的重要指标之一。国际交流学生的管理服务较通常的教学管理有一定的特殊性，涉及的部门多、人员广、流程长、距离跨度大，难度也更大。结合近几年的工作实践及思考，笔者对教务秘书如何更好地在国际交流学生管理服务中发挥作用提出以下几点建议。

1. 以生为本，以服务促管理

国际交流学生的管理服务必须坚持“以生为本”的理念。现阶段的大学生多为独生子女，在一定程度上较以自我为中心，自我管理能力相对较弱，缺乏主观能动性。作为直接面向学生的一线工作者，教务秘书应明确国际交流学生管理服务的核心是服务，进一步增强服务意识，以学生的需求为导向，实施个性化、人性化管理服务，寓管理于服务，以服务促管理，做有责任心的管理者、有温度的服务员，想学生所想、急学生所急、做学生所需，切实关心、指导学生，努力帮助学生解决国际交流过程中的各类问题，充分调动学生的积极性和主动性，培养学生自我管理、独立思考和解决问题的能力，促进学生全面成长成才。

2. 区分项目，做好区别管理服务

本科生参与的国际交流项目主要有短期假期项目、中长期学期/学年项目及长期联合培养项目，不同类型的国际交流项目有不同的特点，针对不同的项目在工作中应有不同的侧重点，对学生实施分类指导、区别管理、精准服务。就教务秘书工作岗位而言，对参与短期假期项目的学生，主要是做好学籍管理；对参与中长期学期/学年项目及长期联合培养项目的学生，主要是做好学籍管理、学业规划指导、学业跟踪管理和课程认定及学分转换工作；对参与双学位联合培养项目的学生来说，学位学历管理也非常重要。

3. 精诚合作，促进协同管理服务

国际交流学生管理服务是一项综合性、系统性工作，必须协调学校国际处、教务处、学生处、财务处、后勤处以及学生所在学院等多个部门共同参与，合作完成。学院作为学校开展学生国际交流项目的主体，应发挥主观能动性，积极宣传、动员、组织、选拔、推荐学生参与国际交流，在做好指导、服务工作的同时，更多地承担这些学生的管理工作。学院的一线管理者是学生和学校各部门的联系人，在工作中要注重发挥好桥梁作用，以学生需求为导向，以服务为核心，以顺利开展国际交流为目标，做好与学校各部门之间的沟通和协调，精诚合作，促进协同管理服务。同时，学院内部的协同也非常重要，教务秘书应与学工部门加强沟通和配合，信息共享、互通有无、互助互补，全面了解学生情况，共同做好管理服务。

4. 持续学习，注重自我提升

高等教育国际化对教务秘书的工作提出了新的要求。教务秘书应具备良好的政治素养，熟悉学院专业特色及课程设置，了解学校的相关政策及各阶段事务流程，提高服务意识，加强责任心，培养耐心，提升业务能力及沟通协调能力，培养自主学习能力，臻于至善，乐于倾听，善于交流，勤于思考，定期总结。此外，还应加强英语学习，努力提升语言能力。如有机会还应赴国外高校交流考察，学习借鉴其教学管理理念及模式，汲取优秀经验与做法。只有持续学习，不断提升自我，教务秘书才能适应新形势下国际化办学和国际合作交流的新要求，更好地发挥管理服务作用。

三、结语

高校国际交流的快速发展给学生管理服务工作带来新的挑战。高校应建立一套系统、完善、规范的国际交流管理制度，培养一支有能力、高素质、专业化的国际交流学生管理服务队伍，形式一种各部门各司其职、各尽其能、各负其责、密切配合、协同联动的良好氛围，共同开展、不断深化国际交流，促进高校国际化的发展。