档案电子化建设浅谈

黄晗｜文

档案电子化从顶层设计到落实运用，是一个牵涉面广，技术要求高，既强调部门合作又要求相对独立的专业工作。如果把档案电子化的原则视为“道”，电子化的建章立制作为“法”，电子化的具体实践是“术”，那么档案电子化就是一个在明晰的原则下，建立完备的规章制度，采用具体手段得以实现的过程。

随着信息技术、通讯技术和网络技术的迅猛发展，用户需求和档案部门自身建设的要求也不断变化，档案信息资源的开发力度持续加大，利用模式不断优化进一步促进了这些要求实现可能性。其中，档案电子化因其在档案资源保存、利用等方面所具有的无可比拟的优势，日益受到用户和档案部门的青睐，成为时下档案工作发展的重要方向。

档案电子化从顶层设计到落实运用，是一个牵涉面广，技术要求高，既强调部门合作又要求相对独立的专业工作。如果把档案电子化的原则视为“道”，电子化的建章立制作为“法”，电子化的具体实践是“术”，那么档案电子化就是一个在明晰的原则下，建立完备的规章制度，采用具体手段得以实现的过程。

档案电子化之“道”——确立原则

1.建设目的要明确

档案电子化从一开始就要明确目的。不同的档案工作部门，档案电子化的目的应有侧重，以一般查询应用为主要目的，还是需要深层次开发信息资源，满足用户高级需求，或是着重于压缩保存空间。不同的目的对于电子档案建设的要求是不同的，应当考虑具体档案载体内容，从一开始就明确建设目的和总体原则，为后续工作搭好框架。

2.利用需求要明晰

建立档案电子数据库最基础、最关键的环节是对档案用户需求的分析与研究。缺少必要的档案用户需求分析会导致档案电子数据库建设的盲目性，也使得档案电子数据库今后利用具有不确定性。因此，在档案电子数据库建设之前，进行充分的用户需求分析，对于明确方向，确立指导是十分必要的。

3.建设标准要统一

规范化、标准化是档案电子化建设面临的很大问题。目前，从档案电子数据库建设的现状来看，还没有针对数据库建设的标引体系、数据组织方式、数据文件结构及软件开发技术等方面制定相应的标准规范，这会为档案电子化的利用、交换、整合带来巨大困难，所以无论在较小的单位内部建设档案电子数据库，还是在集团公司内建设档案电子数据库，都要统一标准，保证同一范围内电子档案的通用。

4.制度管理要强化

电子档案修改不留痕迹这一特殊属性，对于电子档案的完整性、原始性、真实性、安全性都具有挑战。因此，档案电子化的过程中，只有建立完善的规章制度，约束电子档案的实现主体——操作者或者使用人，再辅以相应的技术手段，才能实现电子档案产生、使用、保管过程中不变形。

档案电子化之“法”——建章立制

没有规矩不成方圆，制度就是档案电子化的规矩。传统纸质档案经过长期的工作积累，已有现成规章制度可以遵循，而电子档案作为新事物，相对制度建设还处于探索阶段，总的看应当围绕服务工作，扩展维度，确保落地来开展。

1.制度设立原则

电子档案制度要以服务电子档案为中心，以档案管理、电子文件等有关政策、法律、规章为依据。制度本身要有针对性、程序性，为档案电子化工作提供可供遵循的依据。制度建立应该先于档案电子化的具体工作，并留有探索、改进余地，且随着电子化工作进程，在工作中不断探索、完善，并将好的方法措施补充调整进入规章，固化为工作程序方法。

2.制度建立维度

要充分发挥电子档案的优势，在建设、管理、应用上不断扩展空间。时间上要先推进现有档案的信息化，数据的规范化，再推动新生成档案的电子化；在空间上，既要保留原有档案电子化的存储，也要推动新的服务机组，专用库房建设落地，并按照统一的标准做好检索，应用系统开发，实现档案工作最优效益。

3.制度落地措施

建立好的制度，仍需落实执行，因此制度的指导性和约束性就尤为重要。电子档案制度对档案电子化过程中的相关人员做些什么工作、如何开展工作要有必要的指导和禁止，明确各级权限、程序、措施和奖惩等，为推动工作规范化运行提供良好基础。

档案电子化之“术”——实现方式

为了实现档案的电子化，从电子档案的内容和形式来看，可分为文字图表档案、照片档案、录音档案、录像档案等，档案部门从实体档案的保存对象、目标和需求出发，综合分析各种文件格式的利弊，选择最适于长期保存的文件格式，保证电子档案的真实性和长期可读性。

1.电子文字图表类档案长期保存格式

从文字图表信息的呈现形式和效果来看，txt仅支持纯文本描述，不支持图表、图像、结构、格式的描述，而doc、wps、xml和pdf都支持；从文字图表信息的稳定性来看，txt、doc、wps都无法固化，内容很容易被修改，甚至被恶意篡改，xml可以通过数字签名技术来防止不被授权的修改，而pdf实际上是图形文件，其内容信息是固化的，具备不可编辑性；从独立性来看，txt、xml和pdf都不依赖特定的软硬件，可以在任何平台读取；再从标准性来看，pdf是国际标准，word虽不是标准，但其占领并主导了市场，其他应用系统及数据都以它为规范，以达到与其兼容的目的，从而成为事实标准。综合来看，对于电子文字图表类档案来说，pdf不论呈现形式和效果，还是稳定性、独立性和标准性都能很好地满足其长期保存的需要。

2.电子照片档案长期保存格式

从照片的呈现效果来看，jpeg、tiff、gif和pdf都可以满足基本需要，但jpeg采用有损压缩的方式对文件进行压缩，而tiff、gif和jpeg2000支持无损压缩，可以做到既保证图像质量，又减少文件大小；从兼容性和标准性来看，gif、pdf和jpeg2000都是标准，具备较好的兼容性，而tiff格式在不同图像处理软件之间的兼容性较差；从稳定性来看，jpeg、tiff、gif都能被图像处理软件编辑，存在一定的安全风险，而pdf则相对稳定；从独立性来看，gif、pdf都不依赖任何操作系统和平台。综合看来，pdf、gif、tiff以及jpeg2000都可以用于电子照片档案的长期保存，在选择时应根据档案的特点、管理系统的需要而定。

3.电子录音档案长期保存格式

wav、mp3和flac都可以很好的呈现音频信息，但mp3属于有损数字音频编码和有损压缩数码录音文件格式，压缩后会损失部分信息，对于电子档案长期保存来说，不利于保障其真实性和完整性，而wav和flac支持无损压缩，可以很好地保留档案信息原貌。从独立性来看，flac不绑定软硬件，易于读取。就目前来说，flac是电子录音档案长期保存不错的选择。

4.电子录像档案长期保存格式

mpeg和avi都是目前最流行的音频文件格式，从兼容性、标准性来看，mpeg是国际标准，具有很强的规范性和兼容性，而avi虽不是标准格式，但其用户群广，兼容性强；从独立性来看，mpeg和avi都独立于软硬件，不依赖特定平台；从稳定性来看，mpeg和avi都采用有损压缩方式，而mpeg因其超高的压缩性能，更胜一筹。对于电子录像档案长期保存来说，mpeg也许更适合。

随着信息技术的不断发展，相信会有更多的文件格式出现，或许会有更适合电子档案长期保存的文件格式，然而，现阶段，无论选择哪种最适于本单位的电子档案保存格式，都要格外关注电子档案长期保存格式标准化，使得电子档案具有长期可读性和长远保存价值，才能最大范围惠及电子档案的生成者、管理者和使用者。