办公自动化环境下的档案管理

洪惜芬

摘要：近年来，随着旅游业的蓬勃发展，旅游部门对档案管理工作也越来越重视。而且，随着政府办公改革的不断深入，如何提高档案管理水平，及时、准确、完整地提供符合需求、适应发展新形势的档案信息，是旅游行业档案工作的一个新课题。 本文以云霄县旅游发展服务中心为例，介绍了办公自动化环境下档案管理的优势和带来的问题，以及发展档案管理的建议。

关键词：文档、档案管理、旅游发展服务中心、办公自动化

1.简介

二十一世纪的到来，伴随着科技的进步和政府办公效率的提升，也推动着信息产业的发展进步，先进的网络技术开始被运用到政府工作中的各个领域，同时也引发着在政府档案管理中的巨大变革，办公自动化和档案管理联系更加紧密，档案管理对提高办公效率具有重要作用。因此，文件管理的自动化开启了档案工作的新篇章。我们旅游发展服务中心要积极探索文档一体化管理的有效措施，确保电子文件的安全性并提高办公自动化环境下的档案管理。

2.办公自动化对档案管理的优势

2.1高效便捷的备案率。

强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。办公自动化环境下的档案管理与信息化技术全面融合，将传统纸质档案的繁琐程序最大化，并做好相关归档工作。这些优势可以有效地保证资源得到更好的利用。

2.2全面高效实现资源共享。

办公自动化环境下的档案管理可以充分发挥信息技术的作用，有效地实现旅游发展服务中心档案管理制度，实现方便快捷的资源共享和检索。同时，网络和信息传输技术的推广，使电子档案管理根据不同情况进行检索、分类、整理、优化和过滤，有利于加强档案管理，发挥这些优势，如传输速度快，使用能力强，信息量大。它还能够共享资源。尤其是政府机关事业单位，如我们云霄县旅游发展服务中心的信息利用会更加全面、高效。

与纸质档案相比，电子档案可以充分利用如U盘、移动硬盘等现代科学技术进行存储和传输。这些设备的优点是不易受物体环境的影响，还具有存储时间长、信息量大、稳定性强的特点。通过网络工具直接传输文档资源，使文档的稳定性和安全性大大提高。

2.3办公自动化环境下的档案管理更简单。

传统的档案管理有一个复杂的过程，从文件信息的收集、分类、整理、归档到最后。每一步不仅耗费大量的人力、物力，而且容易出错。而在旅游发展服务中心办公自动化的环境中，电脑的辅助，让繁杂的工作变得简单，操作不需要太多的时间和精力，同时也提高了文档的质量，减少了时间和空间。

3.档案管理办公自动化存在的主要问题

众所周知，全民旅游逐渐成为当下热门的话题，这使得档案管理在旅游业的重要性越发明显。但因旅游业档案管理对象涉及的范围非常广泛，流动性强，所以为旅游行业档案工作带来了难度。笔者根据几年工作经验分析了如下问题：

3.1电子文档的安全性变得脆弱。

电子文化与纸质文件最大的区别在于电子文化没有固定的形式，而且很容易改变，即使修改后也不留痕迹。但是，一旦纸质文件被修改，痕迹就很明显了。因此，电子文件的保密性不如纸质文件。由于电子文档使一些机密性高的文件变得脆弱，这不利于文件信息的安全管理。目前，虽然一些相关技术可以防止他人对原始文档的增加、删除或更改，但无法有效识别原始文档。纸质草稿可以通过印章或签名。这些都是电子文化在安全方面遭受的严峻考验。换言之，电子文化的安全存在隐患。

3.2档案管理人员素质有待提高。

办公自动化系统在档案管理中的应用，需要加强旅游发展服务中心档案人员的素质。档案管理人员不仅需要达到一定的知识水平，还需要掌握现代高新技术和处理相关问题的能力。但是，大部分档案管理人员在技术、理论知识和办公自动化设备使用方面还有所缺欠，不利于我中心档案管理的电子化。

3.3文档信息的网络环境存在安全隐患。

由于文档在计算机中生成、通过网络传输和处理，因此容易受到来自计算机和网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问无法量化，防火墙无法防范黑客高手;内部人员经常通过U盘、WIFI调谐解调器、智能手机、蓝牙适配器、红外传输、电子邮件、FTP等方式，擅自散播文件信息管理系统的数据。在恶劣网络环境下，文档信息无法自我隔离，文档管理始终面临安全风险。

3.4文件信息的真实性识别和维护变得更加困难。

档案的本质属性是载体的原始记录，而纸质文件的载体与所记录的外在特征如笔迹、签名、印章等密不可分。电子文件在保密方面受到限制。由于电子文档的特性，电子文件不仅易于修改、不留痕迹，而且可以在不同的计算机和载体之间传输和复制。虽然有些技术可以防止在稿件中增加、剪切或复制电子文件，但其内容比纸质文件更容易被改变。人们无法从笔迹中分辨出原件，也无法分辨每份文件的印章或签名，因此无法从印章或签名中确定什么是原始电子文档。以上问题都是对电子文档真实性、可靠性、保密性的严峻考验。

4.办公自动化环境下文件管理可采纳的建议

4.1提高档案管理人员的综合素质。

一是从硬件建设和投入入手，不断提升本中心人事档案的硬环境和业务技能。只有增加现代化的硬件设施，档案人员才能认识这些设备，学习提高业务技能，二是“自学、培训为辅”的模式逐步形成终身教育机制，保障档案工作者的素质与时俱进。可以在我中心建立一种人事档案激励机制，将档案服务学习作为绩效考核的一部分。三是加强本县档案部门合作，扩大自身交流。通过交流，学习兄弟单位的成功经验和方法，利用网络和现代通讯手段拓展档案管理信息源和创新思维。

4.2着力解决电子档案管理标准化问题。

办公自动化、无纸化等事物的出现，给档案的形成带来了巨大的变化，如公文下发、提醒、归档等过程都是在计算机和通讯线路上进行的。所以档案必须是可读的文件，其管理方式与纸质载体档案有很大的不同。这一变化表明文件工作者将面临更多机器可读的表单文件。建立规范的、开放的、服务的、共享的文件管理体系和基础业务的标准化，是电子文件管理的必要前提。

4.3在办公自动化环境下进行档案归档管理的方法。

一是建立文件管理标准体系。目前，许多单位的档案管理和档案管理是分开的，分属不同的管理部门。档案部门往往难以进行早期控制，一不小心就成了“越狱”。因此，必须从管理制度上加以规范，对本单位的文件管理和档案管理实行统一领导和统一规划。档案管理——指导和控制应纳入档案部门的职责范围，确保档案的形成、处理、归档管理、查阅等环节在档案部门的监督下进行。在系统设计上，使用兼容性强、应用性能好的软件系统;规范相关技术参数和技术标准，确保不同类型的子文件从办公自动化系统到档案管理系统的顺畅流通和安全管理。

4.4努力追赶未来档案管理的大趋势。

计算機管理档案的优势非常明显。与旧的纸质档案相比，电子档案具有巨大的发展潜力。管理人员要积极解决相应的制约因素，因为我国是法治国家，一切都应该按照相关法律规定进行，也是为了档案管理的未来。电子档案容易修改、查找困难，有关部门应制定相应的法律来规范这些行为。只有法律规范电子档案管理的所有细节，电子档案才能更好地发展。电子档案法应符合国家法治理念，对电子档案管理的发展具有十分重要的价值。

5.总结

总之，为了更好地开展办公自动化环境下的档案管理工作，我们云霄县旅游中心必须转变思想，用科学思维提高管理水平，与时俱进，不断将新技术应用于档案管理。 同时，要采取多种方式克服办公自动化带来的弊端，提高文档的利用率，更好地为日常旅游工作和管理决策提高服务。

6.参考文献

[1]郭虹严. 浅议办公自动化环境的文书档案管理[J]. 科学与财富， 2014（4）：273-273.

[2]侯娟. 办公自动化环境下文书档案管理的新特点和建议[J]. 2021（2015-5）：32-.

[3]杜建民. 浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J]. 水利规划与设计， 2014（9）：3.