灵活就业人员人事档案管理面临的问题及对策研究

文/ 黄毓晖

我国人事档案经历了长期的发展，已经由高速增长向高质量发展转变，并取得了一定的成就。随着我国行业产业转型升级和产业结构调整，灵活就业群体规模不断扩大，但其人事档案管理问题日益凸显，如弃档、多头管理等，给灵活就业群体业务办理带来不便。只有准确加强灵活就业人员人事档案管理，及时收集、掌握其个人信息，才能精准对接灵活就业人员 “稳定就业”“创业扶持” 等方面的需求[1]，促进灵活就业人员创业、就业。因此，做好灵活就业人员人事档案管理工作具有重要的现实意义。基于此，本文深入研究灵活就业人员人事档案现状，并针对性提出建议措施，以期推动人事档案管理覆盖灵活就业人员，为就业政策制定与实施提供有效支撑。

一、灵活就业人员人事档案管理的涵义及特点

（一）灵活就业人员人事档案管理的涵义

根据2005 年发布的《中国灵活就业基本问题研究》，灵活就业人员是指 “除单位长期雇员以外的其他所有就业形式”[2]。随着我国第三产业的发展，企业、社会组织用工形式日趋灵活，且由于信息技术的发展，服务供给不再受空间距离的限制，如从事与互联网相关的技术服务类、创作类工作等。由于此类用工形式灵活、工作时间较为自由，日益受到就业群体的青睐，造成灵活就业群体规模不断扩大。当前，根据就业服务主体，可将灵活就业人员分为自雇型就业人员、自由职业者、独立服务型就业人员和小微企业雇员等。

（二）灵活就业人员人事档案管理特点

灵活就业人员工作地点、工作形式灵活多变，给人事档案管理带来一定的困难，要求深入研究流动人员人事档案管理特点，为流动人员人事档案管理改善提供依据。

1. 人事档案流转速度快。灵活就业人员最重要的工作时间、工作地点的灵活性，其人事档案保存主要以就业公共服务部门、人才公共服务部门等。由于其工作地点经济发生变化，或因缴纳社保、出具证明等原因，造成其人事档案流转速度较快。

2. 人事档案利用率高。由于公安部门取消了部分证明业务，而人事档案作为个人教育、工作经历、技能培训等方面最为详细的证明材料，是灵活就业人员办理各类证明业务最为有效的证明材料之一。在此背景下，由于灵活就业人员在求职、就业、退休手续办理等业务中需要人事档案用于身份、技能核实，造成流动人员人事档案利用率不断提高。

3. 流动人员人事档案管理难度大。由于该部分就业群体劳动关系松散，脱离社会组织的监管，且灵活就业人员工作不固定、流动频繁，人事档案信息收集难度极大，容易出现丢失、损毁等问题，导致人事档案管理难度加大。

二、灵活就业人员人事档案管理现状

灵活就业人员具有流动性强、就业形式多样等特点，主要表现为经常变换工作地点、就业渠道相对复杂，且由于人事档案管理部门职能交叉，存在多头管理的情况，一定程度上影响了人事档案管理质量。

（一）人事档案管理多头管理问题突出

当前，灵活就业人员人事档案管理可通过人才服务中心、职业介绍中心进行档案接收和管理，均为人社保障部门下属单位，且两家单位缺乏互动和沟通，可能面临管理部门职能交叉、多头管理的局面，甚至存在个人档案同时保存于人才服务中心、职业介绍中心的情况，如人事档案保存于人才服务中心，而就业经历保存于职业介绍中心，两家机构均隶属于人社部门，但缺乏有效互动和沟通，容易产生人事档案模糊地带，给灵活就业人员人事档案管理、出具证明业务办理等造成较大困难。

（二）档案管理转寄不规范

人事档案转寄服务是指人事档案在不同管理部门、地区之间的转入、转出等业务。由于灵活就业人员流动频繁，工作时间长短不一，部分企业在招聘员工时不重视就业人员人事档案材料，人事档案查阅、补充完善积极性不高，造成灵活就业人员工作经历不完整问题突出。部分企业在员工离职、解除劳动关系时将员工人事档案由员工自行管理，导致人事档案转寄工作不规范、转寄不及时，甚至造成人事档案缺失、丢失等问题，严重影响人事档案管理和利用。如部分灵活就业人员在离开原工作单位后不重视人事档案管理情况，原工作单位未能及时将人事档案转寄到人才市场等公共档案管理部门，人事档案管理材料缺失、丢失问题突出，造成人事档案管理不规范、不完整。

（三）灵活就业人员人事档案弃档问题突出

灵活就业人员档案管理意识淡薄，对人事档案重视程度不足或根本不重视，部分人员认为人事档案缺失、丢失不影响自身就业或业务办理，补充、完善人事档案意愿薄弱，造成大量灵活就业人员人事档案存放在自己手中或长期存放于人才服务机构而未更新形成 “弃档”。

三、完善灵活就业人员人事档案管理建议措施

为推动人事档案管理和利用质量提升，应从完善人事档案管理体制、规范人事档案转寄流程、强化社会档案管理意识、推动人事档案信息化和智能化管理方面加大管理创新力度。

（一）完善人事档案管理体制，打破多头管理机制

在灵活就业人员人事档案管理中，多头管理容易造成人事档案分部门收集、保存和管理，进而影响人事档案管理效能，影响人事档案完整性。为保障灵活就业人事档案规范化、标准化管理，应从顶层设计层面明确人才服务机构职能，依据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》要求，由人社部门授权委托的人才服务机构提供人事档案接收、保管、转寄、证明业务办理等服务，可采用政府购买服务模式，由政府委托具备相关资质的服务机构提供档案管理服务，开展灵活就业人员档案管理、代缴社会保险、职业对接、退休手续办理等业务，实现灵活就业人员人事档案集中化管理，解决人事档案多头管理、不同服务主体推诿责任的问题。

（二）推动人事档案无障碍转寄

灵活就业人员工作变动频繁，人事档案转寄服务频次需求较高，要求人才服务机构根据其工作单位变动情况及时将人事档案转寄至工作单位或工作单位所在地人才服务机构，实现 “档随人走、人档统一” 的档案管理目标，提高灵活就业人员群档案管理服务全覆盖，为区域性就业扶持政策落实、反馈提供有效依据。针对该要求，人才服务机构应加强与企事业单位联系，要求原企业单位在规定时间内将个人档案移交至人才服务机构，人才服务机构应加强对档案完整性、真实性审查，并根据灵活就业人员社会保险接续情况通过专门渠道转寄人事档案，落实人员管理、档案管理相统一原则，确保灵活就业群体档案管理与人员流动不脱节。

（三）加强宣传力度，提高灵活就业人员档案意识

人事档案是灵活就业人员证明业务办理的重要途径，与个人再就业、社会保险、工龄连续、退休业务办理等业务联系紧密，然而，部分灵活就业人员档案管理意识薄弱，人事档案自工作单位转出后由个人保存现象并不鲜见，由此造成的档案破损、缺失、丢失问题突出，直接影响灵活就业人员人事档案管理质量。为促进灵活就业人员将人事档案交由人才服务机构规范化管理。应在社会范围内加强档案管理宣传，通过社区、网络宣传等途径扩大人事档案宣传覆盖范围，管饭宣传人事档案接收范围、管理程序等，并通过社区、互联网等途径提供零散材料收集归档工作。确保人事档案材料及时收集、归档。

（四）基于信息技术，加强灵活就业人员档案智能化分析与利用

加强灵活就业人员人事档案智能化分析与利用，即利用人事档案数字化管理、大数据、云计算等技术，通过人事档案语义分析和关联，以人事档案数据挖掘、立体数据仓库为基础，通过人事档案 “深加工”，优化灵活就业受教育经历、技能、能力评估等数据[3]，为人才服务机构精准化检索、用人单位岗位需求和人才岗位推荐提供精准化服务，以此举办面向灵活就业人员的职业介绍服务。同时，借助大数据、云计算等新兴技术，通过人社保障部门牵头整合业务数据，将灵活就业人员多源档案整合为统一的数据库标准，开发网页端人事档案业务办理、手机APP 端 “移动档案中心” 等多渠道档案管理服务，整合灵活就业人员社保、民政、公安等证明开具服务，提高人事档案管理便民化、大众化，有利于推动政府体质机制改革，为政府服务 “一站式办理” 夯实基础。

四、结语

当前，随着我国就业形式不断发展，灵活就业群体规模不断扩大，人事档案管理面临档案收集、转寄、多头管理等问题，给档案管理和利用造成不便。针对该问题，应结合灵活就业人员人事档案管理新变化、新特点、新需求，以人事档案数字化、智能化为基础，加强人事档案管理机制顶层设计，明确灵活就业人员接收管理机构，加强人事档案宣传教育，规范灵活就业人员转寄业务，并积极利用大数据、云计算等技术，评估灵活就业人员就业需求并精准化对接企业岗位，保障、扶持灵活就业人员就业、创业，提高灵活就业人员人事档案管理提升。