试论体校档案管理现状分析及其对策

高巍 公主岭市田径运动学校

体校是国家培养专业体育人才的重要院校，同时也是体校开展教学研究、竞赛等活动的主要平台。体校档案是当前学校档案中的关键组成，其除了具备学校一般档案和功能优势之外，还具备鲜明的体育专业特点，保留了大量体育训练和竞赛活动的档案资料，价值优势显著。此背景下，科学开展档案管理不仅能推动体校教学工作的开展，还将为后续体育活动的开展提供科学指导。基于此，本文将主要研究体校档案管理现状，并针对现有问题提出科学应对方案，希望对体校整体发展提供科学帮助。

一、体校档案管理的主要范围

（一）体育教学档案

体校不仅承担着体育教育基本任务，还关系着为国家输送体育专业人才的重要任务，所以体校档案管理也是当前体校管理工作需要关注的重点环节。比如，体育教学计划、学生名册、成绩单、授课教程、校园内外活动中的照片资料和教学管理活动中具备重要价值的文件档案等等[1]。

（二）体育科研档案

校本教材编纂开发资料、校级及以上论文评比与公开发表情况、项目课题研究成果、课堂常规教学研究等。

（三）竞赛管理档案

学校范围内组织或是参与的竞赛类比赛照片，体校举办的相关运动会、竞赛项目和活动资料等等。

（四）行政管理档案

体校中的人事、教务和财务活动中留存的具有保存价值的行政资料，和体校主管单位提出的重要性文件[2]。

二、体校档案管理工作的主要特点

和其他档案管理工作相比，体校档案虽有相似性，同时也具备较强的专业特点，在实际工作中，其特点主要表现在以下方面：

（一）连续性

和一般性学校档案相同，体校档案主要以一个学期或是一个年度为标准进行档案收集管理，每个收集周期还包含周期性活动的初期、中期与终结性资料。比如，体校科研类档案，这些资料在前后管理中均存在明显的逻辑特点，因此其展现的连续性特征也为档案资料的收集和管理提供了更为精准的方向[3]。

（二）价值性

体校档案的价值性主要表现在功能上面，也就是体校档案在平时教学和行政管理中的价值功能。其不仅具备较强的科学研究价值，同时也是弘扬和发展体校文化的主要价值，能在日常教学管理中发挥参考和功能优势。这也说明体校档案资料具备典型的不可再生性，因此在实际工作中需要根据其保存价值明确后续保管期限。

（三）系统性

本文提出的系统性主要是体校档案本身就是一个复杂有机整体，在档案载体而言，主要包含了文字档案、照片档案和实物档案等。在档案内容而言，可以将其划分为教学类档案、科研类档案和竞赛类档案等。体校档案的主要功能就是体现出记录、查证、参考和依据，因此体校档案也将呈现出较为明显的多元化发展趋势[4]。

（四）专业性

本文提出的专业性主要指的是体校档案中体育的专业性特征，不管是档案形式还是内容都可以体现明显的专业性特点。比如，体校中的体育器材、设备实物档案资料，运动员选拔中的档案资料与优秀运动员参与体育竞赛的相关档案资料等等。

三、体校档案管理的发展现状

（一）缺乏规范化的体校档案管理

基于当前我国对体育事业的关注程度不断提升，体校发展规模也在日益完善，体校档案管理工作也将受到更大的关注。在当前体校档案管理意识不断强化背景下，部分体校的档案工作重视程度仍然存在不均衡性，这也造成部分体校档案管理机制难以得到稳定发展。虽然很多体校已经将档案工作列入到了年度工作计划中，但是并没有根据体校实际发展制定科学的工作方案和预期目标，此种情况下，档案的管理制度必然会出现规范效果不佳的情况，影响了档案管理工作的顺利开展，由于体校管理形式化问题突出，所以很多制度要求并不能得到有效落实[5]。

（二）现有档案管理方式存在明显陈旧性

基于当前部分体校并没有构建起健全的运动员档案管理制度，因此仍然需要采取人工方式进行档案记录，这种机械性的人工操作，内容相对繁杂，需要投入大量劳动力，工作时间较长，不利于档案处理速度的稳定提升。长期在此种背景下，这种落后的管理方式不仅会影响档案的稳定发展，同时也将对运动员档案的长期保存造成负面影响，制约了档案查找工作准确性和整体效率的提升。

（三）体育特色类档案占比有限

不管是在体校日常教学还是工作管理中，日常教学和训练类档案对体校档案特色的表现也最为突出。但是研究中发现，当前很多体校更注重日常教学或是管理档案，并没有对具备体育特征的档案资料进行正确管理，甚至存在档案管理不完整、不及时等问题，长期在此种背景下，体校档案的主要功能和价值优势就无法稳定发挥，致使体校办学特色无法有效表现[6]。

（四）缺乏科学的运动员资料整理方式

当前大部分体校更注重运动员体能训练和参与比赛的具体情况，因此并没有对运动员资料整理进行关注，长此以往，档案管理人员很容易忽视运动员档案的收集和管理，影响了档案整理工作的完整性和有效性。档案管理人员在学校组织的相关训练中并不能保证时刻掌握相关资料和信息，致使部分运动员的档案信息难以及时归档管理，影响了档案管理的系统性和完善性。

（五）体校档案载体形式相对单一

体校教育工作的开展要保证理论和实践相结合，特别是当前教学活动中逐渐融合了现代化信息技术，这也使得很多体校都开始加强了信息载体为基础的档案资料。但是研究发现，受到传统思想理念的影响和计算机技术水平的制约，体校档案资料在收集期间仍然依靠纸质类教学或是档案管理，整体载体形式存在单一性特点。对于数字档案、声像类档案和电子档案等收集工作的重视程度较低[7]。特别是当前体校参与的竞赛活动不断增加，使得奖牌、奖杯等收集工作也出现了一定困难，部分体校并没有对这类档案资料进行收集和管理，工作项目的开展存在单一性。

四、体校档案科学管理的具体对策

基于体校档案管理特点和现在工作中的主要问题，后续体校档案管理要着重加强对以下内容的关注：

（一）加强对体校档案管理的思想关注度

俗话说思想是行为的向导。在体校发展中体校档案是最为关键的基础工作，这项工作的开展直接关系着特色型体校和专业型体校的整体发展。所以，体校管理者和相关档案管理人员也要在思想上进行调整，正确认识到体校档案管理工作的重要意义，在充分结合体校自身发展的过程中，保证对体校档案管理顶层设计的优化，最终制定一项更为科学和健全的工作计划，为后续体校档案管理工作的开展做出科学指导。

（二）推进体校档案管理体制的健全发展

在《高校档案管理办法》运行背景下，体校也要结合自身发展情况，制定符合自身工作方向的档案收集范围、分类方案和制度标准。同时，还要加强对体校档案管理领导机制的构建，统筹安排体校档案管理工作人员的具体职责，明确体校档案收集、管理、查询、利用等规章制度。除了要高度关注体校特色体育档案资料的收集管理之外，还要确保每项工作制度都有专人负责。在条件允许的情况下，还要构建起教师、学生、教学管理人员共同参与的体校档案管理制度，只有这样才能为体校档案管理机制的稳定运行提供重要帮助[8]。

（三）强化对档案管理人员的指导培训

在体校档案管理工作中，最重要的一项工作就是组建一支更为强劲的专业团队，因此体校也要在日常工作中加强对档案管理人员的培训，特别是对相关管理人员多媒体应用能力的培训，从而构建起一支更为专业、素质优异的档案管理队伍。在此背景下，还需要对相关人员的工作进行进一步整改，除了要对其进行定岗管理之外，还要设置专职档案管理人员，对业务工作的基本要求进行明确，只有这样才能保证档案工作在任何环境下都能实现精准管理。此外，还应该进一步调整现有管理制度，对相关管理人员的业务能力进行培养，选拔出更具备专业特点的技术人才，为电子档案的管理提供有效帮助。日常工作中还要推进业务培训工作的有效开展，通过体校档案业务知识更新和培训的有效开展，为后续体校档案管理工作的有效发展奠定良好基础[9]。

（四）构建体现运动员特色信息档案库

基于当前体校档案特色档案存在较少的特点，所以在今后工作中更需要对体校运动员信息库建设力度的提升。换言之，工作中要进一步关注体校运动员基本情况、身体机能情况、训练情况、比赛情况和日常文化课发展等信息，将上述运动员信息资料进行教练或是教师的统一收集与管理，最终交由体校档案部门进行信息录入和优化，在有效开展运动员信息档案库建设的过程中，进一步加强对体校特色档案资料内容的丰富与完善。

（五）加强对档案专业管理人才培育

按照体校档案管理的基本要求，在今后体校工作中应该始终将专业化和职业化作为核心发展方向。首先，要增强专业人才的引进力度，认识到档案专业在工作中的重要意义，通过计算机信息技术人才的指导，为后续工作的开展提供更大帮助。其次，还要加强对体校档案专业业务的培训与指导，对于现有体校档案管理工作人员而言，要采取请进来和走出去相结合的工作原则，在积极进行档案管理的过程中，掌握更多先进经验和技术，确保在工作中不断保持学习。同时，还要加强对体校之间的档案管理交流力度，在有效进行优势互补的过程中，保证工作效果的提升，只有这样才能为体校档案管理专业化团队和人员的组成发展提供更大帮助。

五、结束语

综上所述，在体校日常管理中档案管理工作尤为关键，但是研究发现，目前我国体校档案管理仍然存在很多细节问题，此背景下，就需要体校严格按照自身发展情况进行调整优化，对现有档案工作进行分析，保证档案管理的规范化发展。在体校档案管理中除了要认识到人才培养的重要意义之外，还要保证档案管理工作的技术化发展，在信息技术的引导和帮助下，保证体校综合实力的全面提升，只有为体育人才提供良好的发展环境，才能为今后我国体育领域的发展输送更多专业体育人才，实现运动员综合素质的健全发展。