加强企业物资采购监督与管理的途径分析

2021-01-17 07:22姜晓宇中国华电科工集团有限公司
环球市场 2021年33期
关键词:采购计划物资监督

姜晓宇 中国华电科工集团有限公司

物资管理是企业经营活动有序展开的重要保障,在企业总生产成本中占有较大比例,与企业盈利具有直接关系。因此,作为企业管理的重要组成,通过加强企业物资采购监督与管理能够有效提高企业利益,减少不必要的物资浪费,保值保量完成物资供应,为企业生产经营工作的顺利展开提供支持。

一、探讨企业物资采购监督与管理现存问题及加强意义

从当前企业物资采购监督与管理现状来看,主要存在监督管理体制不完善,缺乏对重点环节和部分的监督,且日常经营活动与物资采购监察联系不够密切,导致采购工作在计划编制、过程管理等方面存在问题。除此之外,物资采购流程规范性不足,没有切实结合时代特色,各项工作均处于相对滞后的状态。因此,在社会不断发展、市场竞争激烈程度日益提高的当下,应不断加强企业物资采购监督和管理,结合企业发展实际情况推动企业更好发展。其具体意义体现在以下几个方面:首先,加强监督和管理企业物资采购工作,能够促进企业资产的增值保值,提高企业核心竞争力。其次,全过程物资采购管理能够保证产品质量,实现采购成本的合理降低,为企业经济效益的提高提供支持。最后,通过开展高质量的企业物资采购监督与管理工作,还能够促进企业正常生产,同时促进企业经营发展战略的实现,从而提升企业参与市场竞争的能力,推动企业可持续发展[1]。

二、分析加强企业物资采购监督的有效措施

(一)落实健全的物资采购监督制度,规范物资采购行为

为保证企业物资采购工作有序、顺利展开,企业应加强有关物资采购的监督工作,在采购前期就应针对制定的采购计划展开系统化的核实与分析,结合当地市场发展情况、行业发展趋势以及自身实际发展需求等方面,确保物资采购计划的科学合理性。同时,物资采购部门应加强与企业内部其他部门的沟通,尤其是业务部门和生产部门,了解其具体需要,并根据之前物资使用情况制定合适的物资采购计划,同时落实备案登记工作,避免误报情况的出现,保证物资采购计划的科学合理性。除此之外,相关工作人员应理清物资采购工作流程,严格按照相关标准对采购人员严加约束,将监督工作渗透到物资采购的各个环节,并落实跟踪监督工作,了解物资使用情况、利用率以及最终带来的经济收益,以此为基础调整物资采购方案,提高物资监督效果的同时,优化物资采购工作体系。

此外,为进一步规范企业物资采购行为,应加强有关物资采购的日常监督检查力度,首先,监督人员应严格按照物资采购流程监管物资采购行为,对外公开物资采购情况,提高工作透明度,以主动的姿态接受社会监督。其次,强化企业物资采购评估机制,结合自身情况优化信息评价体系,从而实现从物资采购到供应商的监管。最后,明确物资采购监督关键部位与源头,一旦发现违法乱纪等行为应立即落实惩罚与处置,必要时利用法律追究其刑事责任。通过该措施,能够有效约束物资采购人员行为,利用日常化、全面的监督工作提高物资采购质量和效率。

(二)规范优化物资采购历程,确保采购渠道合理性

为充分发挥物资采购监督工作作用,企业应立足于自身的发展状态建立起一套不断革新的规范化物资采购流程,以此提高物资采购效率和质量。具体而言,将物资采购计划的编制以及落实纳入人员考核与评价体系中,这样一来,在合理的采购计划下,工作人员能够切实认识到该工作的重要性,从而自觉遵守相关要求与规范,科学选择采购项目,并按照相关规章制度进行操作。加强合同管理,保证采购合同签订的完善性,尤其是要明确后续质量监管和支付方式,在此过程中,对于做出突出贡献或是表现优秀的物资采购人员,应给予适当奖励,以期提激发员工工作认真积极性,使其选择合理的采购渠道开展工作。在条件允许下,提高企业信息化建设水平,多使用线上采购方式,实现采购渠道的创新与拓展,此外依托于企业文化建设营造良好监督环境,实现企业日常经营活动与物资采购效应监察的有效整合[2]。

三、分析加强企业物资采购管理的有效途径

(一)提高物资采购重视,树立过程管理理念意识

对于企业物资采购管理而言,应树立全局意识,在采购前就制定合理的采购计划,落实计划先行,最大化降低物资采购中的盲目行为,进而有效控制企业采购成本。制定采购计划时,相关工作人员应立足于企业实际发展状况,切实结合企业经营项目与活动对物资的需求,一方面减少不必要的资金支出,另一方面能够避免企业物资积压,降低库存管理等相关费用。除此之外,随着科学技术水平的提高,企业物资采购管理方面的强化应充分结合现代化信息技术,以此加强物资采购过程管理,实现物资采购动态管理。从当前企业物资采购现状来看,由于市场经济存在较大波动,物资采购渠道和价格不断发生变化,所以,物资采购管理人员应时刻关注市场动向,并在购买前开展全面的市场调研工作,根据一段时间内物资价格波动情况,根据市场和行业发展趋势对价格波动情况进行预测,从而有针对性的开展物资采购工作。在此过程中,通过结合云架构、大数据等技术可以搭建符合企业发展的信息网络,从而依托于该网络及时获取市场等外界信息,掌握物资价格变动情况,以此提高企业物资采购工作效能。同时,企业还可以将优选后的供应商纳入信息平台中,以此形成较为稳定的合作关系,在该情况下,一方面能够为良好的物资供需关系、经营活动的展开提供保障,还能够依靠稳定的合作关系进一步降低物资采购成本,从而促进企业良性发展,实现企业经济效益和核心竞争力的提高,推动企业健康、长远发展[3]。

(二)加强采购人员管理,建设其专业综合素质

采购人员作为企业物资采购工作的主要开展人员,其专业水平和职业道德素养对采购工作具有直接影响,因此,管理人员应加强采购人员管理,通过定期教育与培训工作提高采购人员的专业综合素质,从人力资源方面实现对物资采购的有效管理。具体而言,在选人、任人阶段,企业应针对该岗位的实际需求和企业发展要求对物资采购工作岗位的员工提出明确、规范的要求,坚决杜绝物资采购员工任命时不公正、不公平的现象。而且,企业应做好职后教育工作,以市场调研、技术软件应用等作为教育培训核心,不断提高采购员工的技术能力水平和专业综合素质,使其能够将物资采购流程烂熟于心,严格按照相关标准和规范开展工作,以敏锐的视觉预测物资价格变动情况,发掘更多社会资源和市场趋势。值得注意的是,为有效保证物资采购工作有序展开,在面向采购人员开展教育培训工作时,还应注重商务洽谈能力的培养与提高,进而让企业在物资采购中得以获得更多经济效益。此外,物资质量是企业各项业务和活动开展质量的重要基础保障,企业可以邀请或是聘请业内专业人士或是经验丰富的采购人员开展实践性质的培训工作,提高采购人员物资优劣辨别能力,避免出现购买到质量较差的物资或是受到欺骗等。另外,由于物资采购涉及较大额度的资金支出,所以,除了专业能力方面的培训与教育,还需要开展有关职业道德素养的教育工作,培养其正直诚实的个人品质,避免物资采购人员在利益的驱使下,做出违规甚至是违法等不良行为。总而言之,开展企业物资管理工作时,企业应站在长远的角度,适当加大有关采购人员培训的投入,主动提升物资采购人员的综合素质,同时根据企业经营发展情况编制并落实《物资采购招标手册》等指导性文件,依托于规范的要求约束物资采购人员,使其自觉约束自身行为,保证物资采购工作健康、有序推进,从根本上实现物资采购工作的管理,提升企业内部管理水平。

(三)不断革新物资管理模式,加强库存管理

部分企业开展物资采购工作时整体较为分散,与企业内部其他部门的联系较少,这种分散式的物资采购模式导致采购部门与业务等部门之间存在信息差异,进而出现很多不利于物资采购、合理物资供需关系构建的因素和漏洞,对企业经济效益的提高和日后发展造成负面消极影响。因此,为有效解决此类事件,避免不必要的资金、资源浪费,企业应结合所在行业的发展趋势以及自身发展需要,落实健全的物资采购模式,并根据市场发展状况不断优化,一方面减少物资采购成本支出,另一方面促进企业经营战略发展目标的实现。在革新物资管理模式时,企业最好在现有物资管理模式的基础上进行拓展与优化,避免过渡阶段给企业物资采购和整体发展造成影响。同时,利用信息平台上丰富的供应商资源,构建稳定可靠的供应采购链,进一步提高供应商合作关系的稳定性,为企业物资使用提供保障,形成可靠的供需关系,利用长效合作机制保证物资供应质量以及其稳定性和及时性。而且,还能够便于企业集中各方力量开展生产、研发等工作,在一定程度上,降低了企业的时间等待成本。

此外,企业还应加强物资库存管理。作为企业正常经营的重要管理环节,物资库存管理关系到下次采购工作的开展以及公司资金梁运作的安全稳定程度,不同类型的生产企业根据物资采购来源、物资交货周期以及材料类别等方面的不同,需要对库存范围进行合理制定。对于采购周期较长且独家供应的物资,企业不可过于注重最低库存,这是因为若是恰逢供不应求,或是物资物流运输中断和交货出现偶发情况等,则会直接咋成物资短缺,难以有序开展生产工作,从而出现产品无法及时交货等不良后果,给企业经济效益、社会信誉和形象等方面造成影响。而且,目前社会仍处于新冠疫情肺炎的影响下,物资物流难免延长,物流过程中偶发事件也增多,因此,在多重因素的共同作用下,企业应根据自身实际情况适当增加库存存量,但也不要一味积压库存,在企业资金链平稳运作的基础上提高库存,从而推动企业可持续发展[4]。

四、结论

综上所述,物资采购管理对企业日常经营活动的开展、经营效益最大化目标的实现具有极强现实意义。因此,企业应立足于自身发展过程中存在的问题,加大物资采购过程监督与管理力度,制定科学的采购计划,实施动态监督与管理,从而提高采购质量和效率。

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