关于OA系统公文处理工作的几点思考

张忠晶 晋能控股装备制造集团

社会不断发展，科技不断进步，企业内的办公条件，特别是国有企业内部的软硬件设施越来越完善，在疫情常态化的背景下，OA 系统处理公文被越来越多的国有企业所选择，特别是原本采用传统公文办理方式的党务公文，也逐步实现了最大程度的“无纸化办公”。OA 系统处理公文相对于传统公文处理方式，不仅在人、材、物方面节约了大量成本，整体降低了企业办公成本，而且克服了地域等因素，实现了办公环境自由化。

一、OA系统公文流转的特点

OA 系统处理公文不同于传统公文处理，不论是在办文流程所用时间，公文内容准确程度，甚至是在整体公文的有序性上，都有着极大优势，具体特点如下：

（一）时效性

一份公文的处理程序包括公文起草、核稿、会签、复核、签发、编号、套红排版、盖章、分发、归档等多个环节，涉及的人员多且复杂，传统公文流转过程，需要“文等人”，特别是在领导繁忙、出差频繁的时候，公文的办理时间则被无限延长，加之企业规模不断扩大，办公地点分布广泛，疫情常态化等各类因素，传统纸质公文办理的局限性越来越明显，而OA 系统公文处理，只需要互联网畅通，一部手机即可接收办理文件，大大提高了公文办理的时效性。

（二）准确性

OA 系统电子公文从起草的首环节，到最后的归档环节，整个公文流程是一个单向的流程，不可以进行退回、收回等再修改操作，而且在公文流转中间的每个环节，都不可以随意增加“人为”的因素，进行任何修改，从而保证公文内容统一；同时一个文号对应一份公文，避免出现因人为疏忽原因造成重复发文、漏文漏号等现象出现，确保公文的准确性，使得公文变得更加权威。

（三）有序性

OA 系统公文处理是一个整体、环环相扣的工作程序，系统中每个文件、每个环节都有相对应的数据记录，且由电脑在后台智能归类，不仅能够按照发文时间、文件字号等不同分类快速查询文件，而且也可以对公文处理未操作者进行智能提醒督办，从整体上对所办理公文情况进行快速全面的统计，杜绝了传统公文处理过程中，由于记录不及时、分类不明确等原因造成的公文混乱无序的现象。

二、OA系统公文流转中遇到的一些问题

OA 系统处理公文有着传统公文处理不可超越的优越性，但也存着一定的安全漏洞，需要我们在日常OA 系统公文办理的过程中多加注意。

（一）文件随意下载流转

OA 系统内流转公文为均为电子文档，容易下载并在互联网上传播，尤其是对于一些未最终确定内容和不适宜公开的文件，一旦发生随意下载并在互联网上传播泄露事件，必定会对企业形象造成不良影响，甚至是带来巨大的经济损失。因此，我们可以通过在电子文档内标注水印等方式，以此来最大程度上减少不当的下载流转，同时也方便公文泄露时进行责任源头追查。

（二）文件内容篡改现象

OA 系统内大部分公文都需要加盖电子公章，加盖电子公章后，电子文档则被锁定，文件内容无法进行修改，但会议纪要一般不加盖电子公章，内容则容易被进行篡改，被不法者钻漏洞，这样就会对企业造成损失和影响。因此，我们可以对未进行盖章处理的公文，进行密码等方式的文档锁定，降低公文内容被恶意修改的可能性，确保公文的准确权威。

（三）信息泄露等网络风险

OA 系统的操作需要互联网，网络中各类木马等病毒频繁，一旦中毒，则会造成密码泄露、公文内容被泄露、丢失等严重的事故发生，这就要求我们在OA 系统操作过程中，对于陌生和不安全的链接不点击，对来路不明的U 盘等可移动电子储存设备不连接电脑，定时进行电脑安全检查，补丁漏洞的及时修复，提高电脑的安全性，保证OA系统公文处理的良好网络环境。

三、OA系统公文流转操作者的几点建议

OA 系统公文流转的操作者对整个公文的效率和质量影响很大，因此OA 系统公文流转操作者必须具备一定的素质，这样才能更好地进行公文处理工作，提高办文效率和文件质量。

（一）保持严谨的工作态度

在操作OA 系统的过程中，每一步的操作环节都会留有痕迹，且这个流程是一个单项流程，无法返回。这就对OA 系统的操作人员提出了更高的要求，必须要有严谨的工作态度，确保每一步都操作正确，文件内容信息准确无误，文件一旦下发，则无法进行更改。如若必须进行修改，则需要进行系统后台的操作处理，这样则会在系统内留有痕迹，且无法消除，造成不良影响。

（二）保持高度的保密意识

OA 系统处理的公文，一般无秘密文件，但此类公文也只适合在一定范围内进行公开，并不适合在互联网上进行大范围的传播。尤其是一些企业内部文件资料，往往是涉及企业内部的重大事项和重大决策，具有一定的商业价值，信息一旦泄露必定会给企业造成一定的经济损失和不良影响，这就需要OA 系统的操作者具有高度的保密意识，对知晓的内容进行保密，不进行传播和泄露。

（三）建立系统的思维模式

OA 系统处理公文是一个整体系统，涉及各项内容，不仅有发文功能，还有收文功能，特别是国有企业内部OA 系统的操作过程中，上级党委文件接收较多，且来文部门较多，这就要求我们在构建OA 处理公文系统时，进行充分考虑，构建起系统的思维模式，站在领导的角度去考虑构建收文系统，对收文级别、紧急情况、阅办时限等进行明确，让领导能够第一时间掌握公文的重要信息，快速进行办理，保证公文能够及时落办，任务传达及时准确。而在构建OA 系统发文流程时，我们又要学会站在办理者的角度考虑问题，明确分发范围、承办单位等内容，让接收者能够明确自己的任务，更好地进行公文落办。

四、结语

OA 系统处理公文是未来办公的趋势所在，如何充分利用OA 系统更好地为公文处理服务，是我们需要进一步思考和努力的方向，从而更好地让公文高效高质运转。