浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用

摘要：在大数据时代背景下，现代化信息技术蓬勃发展，在诸多行业领域中融合应用，悄然改变了社会生产生活环境。在档案管理领域，信息技术、云计算和大数据等技术开始广泛应用，与传统档案管理融合改革，可以有效改善传统档案管理流程，实现档案管理方法和内容创新优化，降低工作量的同时，切实提升档案管理水平。因此，新时期大力推动数字化档案室建设是必然选择，通过数字化档案管理技术应用长期安全保存档案资料，为后续相关工作开展提供支持。本文就数字化档案室建设展开分析，基于实际情况提出合理的数字化档案管理技术应用，便于推动我国档案事业高水平发展。

关键词：数字化技术 档案管理 档案室 电子档案

社会主义现代化事业飞速进步和发展，我国的档案事业受重视程度进一步提升，电子档案的出现，极大地促进了档案资料的开发和应用，通过网络技术、计算机技术等数字化技术，可以实现档案资料高效采集、整理、保管和利用。因此，新时期推动数字化档案室建设是必然选择，也是自动化办公体系不可或缺的构成部分，为了提升数字化档案室建设水平，应积极融合数字化档案管理技术，完善配套基础设施和管理制度，以便于提升档案管理有效性，全方位保障档案数据信息安全。

一、数字化档案室建设的必要性

数字化档案室是传统档案管理机构的升级转型产物，围绕电子档案，通过计算机、网络等数字化技术手段，实现档案资料收集、整理、保管和共享利用，是一种新型的档案管理模式。信息时代背景下，推动数字化档案室建设是必然选择，也是网络时代下档案管理业务升级的有效途径。[1]

1.便于档案资料的开发和保护。数字化档案相较于传统档案资料而言，借助专门的技术设备扫描、数据压缩转换等方法处理后，将纸质档案转变为电子档案，录入数据库中，可以规避传统纸质档案资料容易丢失、破损的缺陷，降低档案管理工作强度，全面保障档案资料的安全性。

2.档案利用高效化。纸质档案转变到电子档案，借助现代化信息技术手段的支持，可以实现文档一体化管理。通过建立数字化档案室，构建专门的数字化档案管理系统，通过系统检索功能搜索关键词，实现档案资料快速定位，满足读者信息需求。[2]此种方式对传统档案服务流程进一步精简化，省略了纸质档案的烦琐查询和使用流程，也可以突破时空限制，随时随地为用户提供优质档案服务。

3.实现档案信息资源共建共享。新时期加强数字化档案室建设，传统纸质档案资料不再是主要服务对象，通过扫描技术和计算机等先进技术的应用，将其转化为数字化档案，并且通过建立数据库分类存储。档案资料持续采集，便于档案资料丰富化，资源高效整合，优化数字化档案管理流程，切实提升档案管理的有效性。[3]

4.档案形式多样化。数字化档案管理技术的融合应用，在推动数字化档案室建设的同时，可促使档案承载形式逐渐多样化，除了单一的紙质载体以外，还包括声音、录像档案资料，可以更加生动形象地记录档案资料，在数字化档案中有着重要地位。建立数字化档案室，通过联网实现远程档案资料查询和下载，提升声像档案资料的检索效率，海量知识重复开发和利用，对于档案资料利用率提升有着积极作用。[4]

二、数字化档案室建设内容

（一）完善数字化档案室基础设施

推动数字化档案室建设，需要整合资源，积极完善配套的基础设施和软件，包括计算机、服务器、存储器、扫描仪和打印机等设备，并将海量档案资料分类存储和利用。建立档案管理软件系统，在持续更新和完善下丰富软件功能，形成性能优良、安全可靠和方便使用的数字化档案应用系统，夯实技术保障，对于档案资料的收集、整理、保管和利用具有积极作用。

（二）数字化档案室网站建设

目前网络已经渗透到人们日常生活、学习和工作各个环节，并且成为人们获取和传输信息的主要途径，可以为信息检索、查询和使用提供支持。通过数字化档案室网站建设可以提升档案资料检索效率，线上和线下共同建设，设计合理、美观和功能丰富的网页，为用户查询档案资料提供便利，实现数字化档案资料高效开发和利用。

（三）加快数字化档案室安全建设

数字化档案相较于传统纸质档案资料，可以创设更加安全可靠的档案管理环境，改善纸质档案资料受潮、虫蛀和破损等问题，但数字化档案室需要连接互联网，伴随一定的数据丢失和病毒破坏的安全隐患。所以，加强安全管理十分必要，遵循信息安全等级灵活选择前沿的安全保障方法和技术，便于助力数字化档案室建设和运行安全。

（四）建立数字化档案室制度体系

数字化档案室建设，离不开完善的制度体系支持，从以往纸质档案资料过渡到电子档案分类存储，不同存储方式，在一定程度山决定了不同的档案收集方式。因此，需要结合档案资料特点建立较为完善的规章制度和管理体系，借助前沿技术手段来满足档案资料采集、文件扫描、图像处理、文字识别、文件合成等多样化的需求，提升数字化档案建设质量。

三、数字化档案室建设和数字化档案管理技术应用存在的问题

（一）数字化档案管理的意识较为薄弱

信息时代背景下，数字化技术手段广泛应用到档案管理领域，传统的纸质档案资料逐渐过渡到电子档案，尽管电子档案规模不断扩大，但纸质档案仍然十分重要，不可丢失。加强数字化档案室建设，主要对象是电子档案，除了纸质档案，还有录音、图像和录像等档案资料需要进行数字化加工。[5]纸质档案过渡到电子档案，载体变化的同时，需要积极跟进和转变管理工作。但从实际情况来看，还有部分单位电子档案生成、归档、保管工作缺乏完善的管理制度，致使后续的电子档案管理工作不规范，存在很大的欠缺，亟待完善。

（二）数字化档案信息安全性不足

数字化档案室建设，需要依据实际情况灵活运用数字化档案管理技术，在推动配套基础设施完善的同时，档案类型逐渐多样化，一定程度上决定了形色各异的数字化档案室。但是，大力推动数字化档案室建设的同时，却也伴随着一系列的安全隐患，影响到电子档案的实用性。数字化档案可能受到黑客攻击和病毒入侵，导致重要档案数据丢失，造成一系列连锁反应。

（三）档案管理人员专业素质不高

数字化档案室建设，大量数字化档案管理技术的应用，对档案管理人员专业素质提出了新的要求。档案管理人员在具备扎实档案管理工作能力的同时，也要熟练运用现代化技术手段。而实际上，档案管理人员责任意识不强，专业培训缺失，未能熟练运用数字化管理技术开展工作，不可避免地弱化数字化档案管理技术积极效应的发挥，为后续档案资料使用带来不良影响。

四、数字化档案室建设和数字化档案管理技术的应用

（一）整合多类型档案资源，推动数字化档案室标准化

数字化档案室建设，需要相关单位领导干部予以高度重视，遵循标准化建设原则，增加数字化档案室建设资金投入力度。积极整合各类型的档案资料，集中存放和管理，配备温湿度自动调控系统、空气除湿机、磁介质档案防磁柜、智能电动档案密集架、消毒灭菌剂等设施，配备扫描仪、复印机、计算机和激光打印机等设备。在数字化档案管理技术支持下，依据档案馆特色优化设计数字化档案管理软件系统，定期更新软件漏洞，丰富软件功能，提升软件系统的运行可靠性，切实提升数字化档案管理水平。

（二）基于档案影响系统扫描档案资料，建立数字化档案管理平台

提升数字化档案管理水平，需要灵活运用数字化档案管理技术手段，辅助档案管理工作高效展开。结合档案馆馆藏资源情况，分析哪种类型档案资料查询利用率较高，有针对性地进行扫描录入，通过数字化形式安全保管存储，提升档案数字化水平。基于档案影响系统，无论是文字还是图纸等档案资料，均可以通过扫描仪和档案影响系统扫描录入到系统中，形成图像文件，并且对档案资料质量检查后，分析其是否具有保存实用价值。在此基础上，设立数据库，通过档案代号索引形式来形成电子档案。此种方式便于提升数字化档案管理水平，具备丰富的档案管理、检索和利用等功能。结合目前实际情况来看，数字化档案管理平台初具规模，取得了较为理想的成果。

（三）系统内建立档案索引目录，计算机管理档案库房

将档案资料扫描录入到系统后，基于计算机来管理档案库房，查询更加便捷，可以大大降低人工强度。档案库房管理中，可以将档案密集架层作为横向坐标，密集架号为纵向坐标，二者交叉点即不同档案卷位置。充分发挥数字化档案管理技术优势，实现档案资料存放位置精准、快速定位，为档案信息查询提供支持，避免人工检索时间长、工作量大的弊端。另外，在网络上可以实现远程借阅和还书，管理人员可以通过系统远程进行日常管理，切实提升数字化档案管理效率和质量。在引进数字化档案管理技术的同时，应该进一步加强专业化档案管理人才培养力度，结合单位工作实际情况，定期组织档案管理人员岗前培训和在岗培训，提升其档案管理业务能力和计算机操作水平。所以，档案馆应坚持请进来、走出去的原则，引进复合型人才，打造一支高素质档案管理队伍，切实提升数字化档案室服务水平。

五、结语

总而言之，面对新时期数字化档案室建设和发展要求，需要正确看待数字化档案管理技术手段的融合应用，挖掘数字化档案潜在价值，完善配套制度体系。在增加资金投入和培养人才基础上，推动数字化档案管理理念和方法转变创新，增强档案管理安全意识和责任意识，在经验积累中稳步提升数字化档案管理水平。

参考文献：

[1]何晓宇.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].百科论坛电子杂志，2020（16）：138.

[2]許磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019（4）：92，94.

[3]卜国军.数字化档案室建设及数字化档案管理举措之研究[J].人文之友，2019（16）：75.

[4]闫冬侠.高职院校档案工作目标管理认定与数字化档案室建设的思考[J].网友世界·云教育，2014（17）：268.

[5]孟庆华.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].卷宗，2020，10（23）：84.

（作者简介：王威威，女，本科，吉林省社会保险档案管理中心，馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 葛星星）