新冠肺炎疫情下高校信息化服务工作的探索与实践——以吉林化工学院为例

李双远，赵 亮，葛彤玺

(1.吉林化工学院 信息中心，吉林 吉林 132022；2.吉林化工学院 信息与控制工程学院,吉林 吉林 132022)

2020年初,新冠肺炎疫情的蔓延和肆虐迅速影响全国。在此背景下,全国各高校积极响应教育部关于“停课不停教、停课不停学”的号召,纷纷开展教学工作任务的安排。为维护广大师生的健康安全,坚决防止新冠疫情向学校蔓延,全国各高校均延迟暂缓学生返校。此时,精准应对的信息化服务,便显得尤为重要。但在开展教学与工作的同时,高校教师仍要避免接触与聚集。本文以吉林化工学院在疫情期间开展的信息化服务工作为例,主要介绍以企业微信为信息汇聚平台,进行二次开发,根据业务需求,设计在线服务应用并加强各信息系统之间的数据高度整合。以便于更好地服务全校师生,为疫情防控提供有力保障。

一、疫情下高校影响分析

新冠肺炎疫情是新中国成立以来,传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件。全国各地迅速启动重大突发公共卫生事件一级响应,全国人民齐心抗疫[1]。教育部发布《关于在疫情防控期间做好普通高等学校在线教学组织与管理工作的指导意见》,文件要求各高校重视疫情防控工作,充分做好在线教学工作,利用各类在线平台,积极开展线上教学工作,真正做到“停课不停教、停课不停学”。

在新冠肺炎疫情下,高校作为防控的重要阵地,也面临着巨大的挑战。学生分散各地,远程管控问题；涌现大量在线教学软件和平台,师生需学习掌握问题；软件的易用性、实用性问题；学校的信息传达需要高度集中的平台问题；师生居家办公学习,需要获取校内教育资源的等一系列的问题凸显出来。与此同时需要高校负责信息化部门的工作人员及时做出响应,制定应对方案。此时,迫切需要部署一个高效集中的拥有在线办公、在线教学、信息发布、在线审批、疫情管控等服务和人员高度集中的信息化平台,这个平台成了当前高校信息化服务建设的重要内容和攻坚力量。

二、提供有力的信息资源服务保障

(一) 远程连接VPN服务

VPN(虚拟专用网络,Virtual Private Network)属于远程访问技术,校外师生在当地连接互联网后,可以通过互联网连接VPN服务器,并利用VPN服务器在公网上使用加密技术封装出一个数据通信隧道,以进入学校内网,安全的访问学校内网资源。

为方便师生在家访问校内信息资源,学校信息中心紧急部署,对VPN用户数进行扩容。扩容后,全校所有师生均可访问学校校内的信息资源,这为全体师生可以足不出户的利用校内资源学习知识、完善自我,提供了坚实的基础。

(二) 提升信息资源服务宽度

为保障疫情期间学校网络访问稳定可靠,我校为原有带宽出口进行扩容,扩容至3.1G。电信、联通、教育网三网接入。并申请移动CDN业务,解决移动用户访问速度慢的问题。同时,加强网络安全保障,建立网络安全监控24小时值班制度；建立各类突发网络事件的预案；建立学校的疫情信息平台系统,及时收集师生健康信息,并即时生成汇总信息；协助教务处做好网上教学的网络环境和资源建设的支持；做好网络应用技术服务在线支持。

在线办公与教学平台选择上,信息中心工作人员通过多维度进行全面分析,从实用性、便利性、功能性等方面做了大量的测试工作,最终选择“企业微信”作为高度集中集成的在线办公与教学的统一服务平台。

我校在2016年开始启用企业微信作为学校在线办公平台,企业微信功能有：即时通信、在线会议、在线办公、共享网盘、在线审批、公众号、轻量OA应用和丰富的API接口方便接入更多自建应用,在疫情期间推出了直播功能,可以实现在线教学。可以满足学校各种应用需求,同时企业微信是腾讯公司产品可以通过插件与微信对接,方便用户使用,多年来在学校的应用也得到了广大教师的认可。在此基础上进行服务建设,免去教师学习新软件的困扰,可以节省大量时间。为满足全体师生在线办公和教学需求,学校向企业微信申请扩容10万用户。同时,信息中心在学工部的配合下,在较短时间内,将全校16 000余名在校生全部集中于企业微信平台。并与全校教师置于同一框架内,进行使用权限的合理设置,这为教师授课和师生互动提供了有效保障。此次扩容为10万用户,可方便将毕业校友融合到企业微信中,同时毕业生将自动变更为校友,加强学校与校友之间的交流。

为进一步加强发挥企业微信作为学校信息平台的应用,学校信息中心对企业微信进行二次开发,建立30余个教学院和部分公共号；将原OA系统与企业微信对接,实现信息浏览、审批等功能；设计进校审批,每日健康上报、校园信息化服务等。通过不断完善的服务宽度,为广大师生提供了有力的网络资源保障。

图书资源作为高校获取知识的重要途径,在疫情期间为保证师生们可以在家正常阅览获取校内图书资源,信息中心及时提供服务支持第一时间完成了在企业微信平台的公众号建立,加强了图书馆的在线服务工作能力,使全体师生日常所需的文献资源得到了有效的保障。同时我校图书馆充分利用线上服务平台,实现了数字资源推送不断,线上服务强化不断,馆藏资源利用不断的工作模式,使全校每名师生都享受到了由学校信息化服务建设所带来的便捷[2-6]。

三、云上办公—全力保障日常工作需要

(一) 入校审批机制与每日健康上报

为认真贯彻2020年2月10日中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平在北京调研指导新冠肺炎疫情防控工作讲话精神；贯彻落实教育部全国教育系统应对新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作视频会议精神和吉林省工作部署,科学有效展开学校疫情防控工作。自疫情开始,吉林化工学院便及时封锁校园,严防严控无关人员进入校园。但随着教学工作的恢复与开展,教师入校进行必要活动成了不可避免的情况。

为保证学校的疫情防控工作不断推进,坚决防止新冠疫情向学校蔓延。根据学校的部署要求,信息中心迅速设计了基于企业微信平台的入校审批机制以及每日健康申报机制[7-8]。

进校审批机制可以合理有效地审查进校人员,入校门时由保卫处人员负责测温,核验企业微信信息。同时学校将每栋办公场所分别设置了不同的二维码,进入测温扫码,学校的疫情管理员可以据此数据及时掌握校内的人员进出及去向。如有突发情况,进校审批机制亦可快速找到疑似患者在校活动轨迹及密切接触人员,这为我校的疫情防控管理工作提供了有利帮助,见图1。

每日健康申报机制可以获得全校师生近期的健康情况,以及活动轨迹。此机制通过监控体温来判断师生有无被感染风险,通过获取位置信息来判断师生有无前往高风险地区,是否自我隔离等。且此机制为自动获取GPS位置信息(100 m内),不可人为更改,这项设定有效地防止了谎报、瞒报、漏报的情况发生,为学校的疫情防控管理工作提供了有利的基础条件,见图2。

图1 “入校申请”服务流程

图2 “每日健康申报”服务流程

(二) 聚合信息资源——打造统一信息发布平台

为有序推动学校教学工作的开展,在为全校师生提供解决各类软件使用问题服务的同时,我校信息中心基于企业微信平台开放接口进行了二次开发。使用PHP(超文本预处理器,Hypertext Preprocessor)脚本语言及MySQL(关系数据库,structured query language)关系数据库管理系统,进行了研发设计[9]。主要设计模块有：入校申请、每日健康上报、复学申请、重修申请、学生请假、竞赛报名、业务办理、预约订餐、工资查询、公共号等20余项。

在校园疫情管控期间,为保证入校与在家办公的教职工们可以正常工作,防止人员聚集,信息中心开发了每日健康上报、预约订餐、入校审批等相关功能。同时以教师工号、学生学号等内容为基础数据,开发了教学院、职能部门等30余个公众信息服务平台,保证了在线办公与教学服务的高效性。并面向全校开通在线信息服务答疑功能,解决全体师生在使用过程中出现的问题与疑惑,保证了办公教学工作的正常进行。信息中心还增添了自定义业务设计申请模块,用户根据部门业务情况,提交设计内容和功能,设计人员根据业务需求进一步开发与平台服务对接的信息系统。

基于企业微信设计开发的各项服务与应用,旨在聚合全校信息资源,面向全体教职工、各年级学生以及毕业生,提供学校丰富的信息化服务。同时便于传达疫情防控指示及进一步的工作安排,使全校师生更便捷的获取学校防疫教学工作的进展。这些开发有效地防止了软件繁多、信息分散、传达不到位等相关问题,使学校师生真正意义上做到通过企业微信第一时间获取校方动态信息。见图3。

图3 基于企业微信的聚合信息服务平台

(三) 在线会议与教学

学校网上办公与教学工作的开展,采用了企业微信平台的会议与直播功能。企业微信的会议功能可以较好地实现多人在线讨论、屏幕演示、编辑文档以及编辑会议纪要等相关工作,会议主持人也具有关闭成员摄像头、音频等权限,这些实用的功能可以帮助会议更好地开展,避免出现会议现场音频杂乱的现象。企业微信的直播功能则具有设置观看权限、录制直播回放、与观众互动发言、屏幕演示以及发表评论等相关内容。设置观看权限可以很好地控制授课对象,回放功能则可以让同学们在课下重新学习、消化本堂课的知识重点,互动发言、发表评论等相关功能,则可以确保教师授课环境的安静,避免多人同时开启语音的情况出现。会议与直播功能的应用,极大程度地改善了线上办公与网络教学在实践中出现的各项问题[10-12]。图4是采用在线会议和直播两种模式实现在线教学的过程。

图4 在线授课流程

四、结 语

此次疫情给我国高校教学秩序带来了较大影响,迫使高校就疫情形势应变教学方式,推进教育方式的改革和创新。高校通过信息化手段,可以最大限度地降低因人与人的空间距离所带来的办公与教学上的困扰。我校通过企业微信打造聚合信息服务平台,高质量的信息化服务实现了线上办公与教学工作的有序推进。这对我校促进教育方式改革和创新,加快信息化服务建设,打造全方位的智慧校园产生了深远的影响。同时,我校也将继续发扬“艰苦创业、自强不息”的办学传统和“求真务实、拼搏奉献”的办学精神,持续推进学校全面信息化服务建设,为全校师生提供更优质的服务,给疫情防控的大考,交出一份满意的答卷。