如何高效开展乡镇档案管理工作

何俊丽

【摘要】乡镇是我国最为基层的政府组织机构。乡镇政府档案管理涉及内容较多，部分数据在制定财政政策，调整宏观经济杠杆时均有一定的参考价值。一直以来，乡镇档案管理工作较为薄弱，基层政府对该项工作的重视程度有待提升。本文分析了乡镇档案工作的重要性和功能定位，并根据实际现状提出了乡镇档案管理工作的重点和相关对策，以供大家参考借鉴。

【关键词】乡镇档案;管理工作;重要性;管理方法

1、乡镇档案工作的重要性

乡镇档案管理工作的主要服务对象包括：乡镇党委、政府及其他相关部门。涵盖的档案资料包括：各种音频、视频、图片、文字、纸质资料等。所涵盖的领域又可以划分为：人事、农业、财务、综治、计生、社会事业等等。可以说，乡镇档案管理囊括了各部门日常工作详细记录，以及各种大型活动、执行各种政策的过程及结果。从某种程度上讲，乡镇档案管理高度还原了乡镇日常工作信息，具有一定权威性;同时，乡镇档案还是各级领导制定发展计划的重要依据。

2、乡镇档案管理机构的功能

首先，乡镇档案管理机构是开展乡镇档案工作的“核心”，能够逐步落实乡镇档案工作计划，并且是收集、汇总、归纳、归档乡镇信息的“中枢”。在市场上、工作中还肩负着法律、法规宣传的任务。因此，乡镇档案机构是档案管理工作的组织者和实施者;其次，乡镇档案机构还在乡镇文化宣传中发挥着重要的作用。乡镇档案机构保存的各种档案资料，记录着社会的进步和乡镇发展的历程。从某种意义来讲，乡镇档案室是收纳基层精神文明发展与传承的“保险箱”。我们必须合理利用乡镇档案室，使其充分发挥自身的文化价值;最后，对于乡镇文化来说，乡镇档案机构还是文化宣传的“主阵地”，因为基层地区是丰富的民俗形式，甚至是非物质文化遗产的传承地。乡镇档案室记载着本地区重要的文化和历史事件，为查阅的人们提供了便捷服务，也属于文化生活的重要构成部分。

3、乡镇档案管理工作现状

3、1缺乏健全完善的规章制度

乡镇档案管理负责人缺乏严谨的管理意识，各乡镇档案管理工作缺乏统一的规章制度，或者制度执行力度不够。日常工作中有很强的随意性，往往因为工作需要而“生搬硬套”，并非根据规章制度按部就班地处理各种信息资料。 由此出现如下典型问题，如：档案泄露、丢失、篡改等情况，由此影响到档案资料的真实性和有效性。

3、2专业管理人才缺乏

从现实情况来看，乡镇的档案管理工作具有分散性特征，即：各个部门都有较为独立的资料管理体系，这种“各自为阵”的管理形式缺乏系统性，无法让档案资料之间有效融合。   此外，乡镇档案管理人员在专业素养、基本技能方面仍存在欠缺。很多工作人员是由其他部门抽调过来的，整理档案也多按照时间线索进行简单梳理，按序装订。整个档案管理缺乏严格的流程约束。由于档案管理工作规章制度执行不力，或制度流于形式，在档案归档和借还环节较为混乱，由此降低了档案资料的利用价值。

3、3电子档案管理工作存在不足

通过调查发现，受到人员素质、技术水平、财政支出等多种因素的制约，乡镇档案管理工作多处于粗放管理状态，许多档案都是简单文字资料的汇总，甚至部分档案资料缺乏对应的目录。究其根本，是乡镇单位对档案管理缺乏足够的重视，部分电子文档（声像、扫描件等）存在严重缺失。

4、开展高效档案管理工作的策略

4、1创设良好的工作环境

由于档案管理具有较强专业性和政治性，档案管理工作人员的综合素质直接决定了档案管理工作质量。因此，工作人员不仅要具有良好的业务素质和政治观念，还要树立终身学习的理念，时刻学习最新档案管理知识，不断提升整体的业务水平。乡镇政府应该尽力为档案管理人员创造舒适的工作环境，并制定合理的绩效考核方案，创造积极向上的工作氛围，激发管理人员工作的工作热情，稳定档案管理团队。

4、2健全完善乡镇档案工作规章制度

乡镇档案管理工作必须严格遵守相关法律法规，根据工作实际情况制定切实可行的规章制度，严格约束信息搜集、整理、分类、归档和保存等环节。针对档案借阅、使用权限等进行严格约束，各种规章制度上墙，从而培养大家良好的借阅习惯。

4、3定期组织档案管理人员加强专业培训

档案管理工作具有较强的专业性。上级业务管理单位应从工作人员的工作能力、责任感、工作态度、基本理论知识、现代化技术应用等方面入手，通过循序渐进的培养提升工作人员的政治素养和业务能力。各乡镇要定期安排档案管理人员参加各种培训活动，学习业务知识和法律法规，不断提升工作人员的道德水准和现代技术的应用能力，为进一步开展档案管理工作提供必要的技术支撑。

4、4加强素质培养，建立优秀的档案管理队伍

构建一支优秀的档案管理队伍，是单位正常开展档案管理工作的基本条件。开展建设乡镇档案工作，首先要具备顺畅的网络系统和相关的硬件设备;其次，要配备综合能力较强的档案員。由于部分档案人员是其他岗位抽调来的工作人员，在档案管理工作上投入的时间和精力相对较少，由此影响到档案管理工作的健康发展。因此，我们要建设一支稳定的档案管理团队，保证工作人员政治觉悟高、业务能力强、专业知识过硬。在日常工作中，还要与时俱进，时刻学习档案相关知识和技能，熟练掌握整个流程的管理技巧，并不断学习各种社会学科（如：历史、法律、地理、经济、外语等），不断完善自己的知识结构，进而稳步提升工作人员的创新能力。

4、5提高乡镇档案管理信息化水平

随着现代科技水平的提升，各种纸质文档逐渐被电子文档所替代。依托计算机和互联网技术，使档案信息存储量呈现出爆炸式增长趋势，便于操作和查阅，并且能够长期保存。因此，乡镇档案管理还需从软件、硬件入手，加大投资力度，为现代化档案管理提供必要的技术支撑。同时，在日常管理工作中还要做好保密工作，避免档案信息资料泄露。应设置不同管理权限，并定期更换密码。 这样才能更好地为基层建设提供服务，提升档案管理水准。

结语

总之，尽管乡镇档案工作较为琐碎。但这种基础性的工作，会对乡镇总体发展产生深远的影响。随着现代科技水平的快速提升，乡镇档案管理既要做好队伍建设，还要剖析档案管理工作的重点和难点，并顺应时代发展的需要，通过创新推动基层档案工作向更高水平开展。