信息化背景下企事业单位档案管理工作探索

安苑嘉

（长春市交通运输综合执法支队，吉林 长春 130000）

1 信息化时代企事业单位档案管理概述

1.1 信息化档案管理概念

档案信息化是对办公室档案信息进行管理的过程中，应用信息技术，将档案内容转化为数字信息，并进行更加广泛的收集、整理，进而从中提取出更加有价值的信息，存储在相应的平台上，以备后续的查询与应用。这就与传统纸质版档案信息有所区别，是档案信息不断向着信息化发展。档案管理信息化是单位整体发展的需求，是自上而下改变对档案管理工作的认识。

1.2 信息化档案管理特点

其一，信息化档案管理的前提应该建立在遵纪守法上，在法律规定的范围内进行档案管理及利用。

其二，信息化管理与传统的档案管理有着本质的区别，具备信息化和数字化的特点。

其三，信息化档案管理可以实现档案管理工作与信息平台的交流，提升档案管理工作的效率。信息化管理在技术方面已经非常成熟，对于档案内容的整理、归档、提取等都可以极大地提升效率。

1.3 信息化档案管理具体内容

其一，结合软件与硬件条件，保障信息化档案管理系统的健康稳定。

其二，我国的发展现状与发展过程与其他国家不同，需要在发展的过程中充分结合我国的具体国情，依据科学发展的原则，进行标准化管理。

其三，强化管理过程中的信息化程度的不断加深，对档案的归类、整理等都以信息技术为基础。

其四，构建信息化管理平台，促进平台与科技发展接轨的程度，使之能够适应发展的需要，稳定运行。

其五，重视人才培养，加强信息化人才培养和管理，使人才档案管理人员队伍的素质不断提升，保障这项工作中的顺畅进行。

1.4 信息化档案管理的意义

首先，这项工作的开展是为适应时代发展的需要。档案管理工作以传统的方式进行运行，已经无法满足社会发展的需要，时效性不强，工作效率不高，实现信息化管理就是从传统的档案管理工作当中解放出来，通过新的管理模式，借助新技术手段，满足档案管理工作的现实需求。

其次，利用信息化管理这种方式，可以使得工作效率不断提升。档案管理工作的准确性与安全性也可以得到更好的保障，利用信息化方法进行档案管理，可以使得分类、归档等更加清晰，也使得查询及利用更加便捷高效。

最后，信息管理同其他管理方式一样，离不开制度作为基础保障，规范化的管理制度对于信息档案管理来说可以提供更加有效的服务，使得各企事业单位的管理工作更加健全，制定相应制度的重要性不言而喻，保证的是相关工作的有序进行。

2 信息化背景下企事业单位档案管理工作存在的问题

（1）缺少信息安全意识。档案管理信息化后，安全性威胁也始终存在。传统的档案管理方式使得档案内容所受到的安全威胁如水灾浸泡、火灾焚毁等威胁虽然被阻止，但线上信息同样受到黑客、病毒等侵袭，同样有安全威胁。相关单位在应用计算机技术对档案进行管理的过程中，需要提升安全意识，并不是产生数据后简单地进行存储就可以。尤其是一些涉密信息，如果出现被病毒侵袭或损坏的情景，会对后续工作造成极大的影响，也容易留下安全隐患。

（2）管理人员素质较差。档案管理在向着信息化发展的过程中，对管理人员也就提出了更高的要求，其一是档案管理的需求发生了变化，其二是信息化过程中需要家里相关的数据库，对于信息的管理要求应用更多的技术手段，与传统的档案管理方式有着较大的区别。但在显示工作当中，档案管理人员一本上都是由非专业人员担任，一般能力都无法达到信息化管理的岗位要求，即便是可以应用计算机设备，也只限于简单的收集、存储等表明功能，并不能对材料内容进行深入的挖掘。

（3）管理机制仍不健全。档案管理工作是一份关联单位各个部门的工作，有利于各部门间的深入合作，但目前许多单位并没有完善的档案管理制度，而是由财务等相关人员兼任，对档案的管理要求也就是不丢失、不受损。没有完善的机制，不但不利于档案内容的充分利用，更不能保障档案的安全。

（4）管理理念方式落后。利用信息技术对档案内容进行管理，可以使得资源的整合更加充分，同时通过深度挖掘与整合使得档案发挥更大的价值，但现状是一般的档案管理工作都缺少极大的服务意识，对这项工作的认识也单纯停留在对传统档案管理工作的认识阶段。对于档案管理工作来说，其实是要充分利用其内容，将其中隐藏的单位发展中的有价值的信息进行汇总，作为接下来工作的参考，以此为依据制定相关发展策略等，但目前的信息化档案管理并不能达到这样的要求。

（5）新旧档案卷宗混乱。档案管理工作在从传统档案管理方式向着信息化转变的过程中，有些单位的管理出现混乱的情况，因为处于从大量的纸质版资料向着数字化信息形式转变，所以在一些硬件设施及软件未到位的情况下，出现两种管理方式并行的问题，就导致档案资料混乱，有些需要线上完成的工作没有办法真正得到落实，导致这项工作的质量不高，影响了信息化管理的进展。

3 信息化背景下企事业单位档案管理工作的有效措施

3.1 增强信息安全意识

转化为信息化管理之后，相关人员应该不断提升安全意识，对于企事业单位来说，档案内容具有极其重要的作用，是单位各项业务持续发展的基础保障，依据不同的档案内容开展后续工作，因为档案内容的保存价值，要求这项工作不能有差错，否则会对后续工作造成重要影响。提升信息管理的安全意识，是这项工作的重点，目的是保障信息安全，实现持续发展。

3.2 提升管理人员素质

档案管理是一项非常重要的工作，尤其是信息化管理后，除档案本身的管理意义外，还要求相关人员对于计算机有熟练的掌握，最主要的是要求相关人员能够重新认识这项工作的意义，强调其重要性，在实际工作当中，重视管理的每一个环节，不断提升自身的专业素养，建设一支强有力的档案管理人才队伍。

3.3 健全档案管理机制

机制是管理工作顺畅运行的保障，档案管理工作管理机制可以从三个方面进行建设：其一，组建专门的部门专事专做，单位组织机构规模不同，可以建立规模不同的人员队伍，实现档案管理专业化；其二，形成长效的考核机制，对相关人员进行考核，以此保障工作质量；其三从信息化管理入手，对资源进行整合，促进数字化进程。

3.4 创新档案管理方法

在进行档案信息化管理的过程中，我们需要从两个主要方面对这项工作进行有效推进：其一，是实现管理理念的创新。档案信息之所以要妥善保存，是因为其价值，相关人员如果没有这个意识，就无法做到对档案的真正管理，对档案进行安全性保管仅仅是档案管理的一部分，相关人员需要更新观念，构建信息管理系统，实现对档案价值的挖掘。其二，实现管理方式的创新。这就要求单位从多个方面档案管理信息化进行推进，以科技作为发展基础，实现高效的档案管理。各单位为此可以投入大量的人力、物力以及财力，以改变档案管理的现状，使档案管理工作与时代发展相适应。

3.5 明确档案管理工作

要想真正实现信息化档案管理的高效性，就需要不断提升档案管理水平，就需要真正落实到位，从硬件到软件，使之可以真正为档案管理提供技术性保障。同时，对于档案管理工作行程管理机制，开展定期检查，这样可以避免长期疏于管理导致档案的安全性受到威胁。长效检查机制可以提升相关管理人员的管理到位意识，同时避免信息遗失而长久未被发现，造成更大的损失。在尽量节省资金的情况下，推动信息化管理的进程，不断提升工作效率。对于相关工作人员，需要不断通过培训等提升其业务水平，使之能够适应工作岗位的需要，从基本操作入手，不断强化工作能力的提升，使之能够通过自身素质的提升，不断发掘档案的可利用价值，这对于习惯于传统档案管理思维的老员工虽然是一项较大的挑战，但这也是档案管理信息化发展必然，需要所有相关人员认识到岗位重要性，满足信息化管理的要求。

综上所述，档案管理工作对于企事业单位的发展具有重要的意义，档案是对已经发生的工作痕迹的记录，也是接下来工作的参考，档案信息可以为未来发展规划提供有价值的参考，保障了企事业单位的发展有据可依。信息化管理是档案管理工作的必然，也是社会发展的需求，建立完善的管理系统，形成有效的管理机制，保障管理效率的不断提升。