浅析人事档案缺失情况下特殊工种工龄认定存在的问题及对策

摘要：人事档案管理工作对于职工办理特殊工种工龄认定具有重要影响。其标准与规范，将直接影响是否能够顺利办理单位职工提前退休手续。本文立足于事业单位人事档案缺失情况下的特殊工种认定，进而提出了相应的改进办法。

关键词：人事档案;特殊工种;工龄认定;提前退休

人事档案和人事工作是密不可分的，人事档案记载了一个人的主要经历、政治面貌、工资待遇、考核情况、职务晋升等重要信息，它对于人事工作起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办退休手续等相关事宜时都需要人事档案作为佐证。因此，人事档案是记载着人生轨迹的重要依据，在人事管理中起着至关重要的作用。

特殊工种提前退休，顾名思义就是未到法定退休年龄，可以提前办理退休手续，申领享受养老保险待遇，一般比正常员工退休提前五年时间。提前退休是国家为保护职工的身体健康，对于从事艰苦工作岗位的职工一种补偿形式。1978年，《国务院关于工人退休、退职的暂行办法》（国发〔1978〕104号）明确规定：从事井下、高空、高温、特别繁重体力劳动或者其他有害身体健康的工作，男年满五十五周岁、女年满四十五周岁，连续工龄满十年的，可以办理退休手续。

笔者在办理职工特殊工种认定的时候，遇到由于职工个人档案材料不完整、本人填寫的工作经历、年度考核表等相关材料不足以体现其特殊工种的职业生涯已满十年的年限要求，造成在初次办理特殊工种工龄认定时被社保部门驳回，然而事实上，这位员工实际从事特殊工种岗位的年限已远超十年。由于人事档案的缺失、内容上的出入给日常人事管理工作带来了困扰。

一、在办理特殊工种工龄认定时，人事档案核定工作中存在的问题

（一）档案管理审核工作滞后

档案里有许多原始材料不可复制，对一些重要经历的认定工作起着关键作用。但是，由于人事档案管理涉及的时间间隔长、信息采集面广，如不在填写档案材料的同时，进行严格审核，及时纠正，就会造成档案里的材料缺乏一致性、完整性，给后续的人事工作带来困难，影响了个人的切实利益。笔者在办理特殊工作认定时，正是由于当事人的人事档案记载内容前后矛盾，直接影响了正常的特殊工种工龄认定，进而影响到办理提前退休手续。

（二）档案管理人员的专业素质不高

档案管理人员的专业性是至关重要的，但是很多的档案管理人员并非档案专业出身，业务素质不过硬。有些领导对档案管理工作不够重视，认为只要保管好人事档案，做到不泄密、不丢失，不影响档案查阅即可。频繁更换档案管理人员、任用工作积极性不高、责任心不强的工作人员在档案管理岗位上，极大地影响了人事档案管理工作的开展。

（三）现代信息化管理手段落后

随着时代的发展，社会已全面进入了信息化时代。但是，目前人事档案管理工作还未实现现代化，未将计算机的功能全部发挥。纸质档案管理，这一陈旧的管理制度已不再适应时代的要求，随着社会的发展，事业单位人员的增加，需要采集的资料也日益增多，传统档案管理模式的局限性日益显现。实施现代信息化管理手段管理人事档案是亟需解决的问题。

（四）档案材料填写不规范、记录不完整

职工自参加工作到办理退休，时间跨度长，涉及范围广，如果人事档案原始资料填写不规范、记录不完整，档案转递又频繁，这些因素都会增加特殊工种退休时，工龄认定的难度。

二、解决人事档案缺失因素造成无法认定特殊工种工龄的对策

（一）加强人事档案管理意识

意识决定行为，行为决定结果，提高人事档案管理的意识至关重要。人事档案是一个人人生经历的真实记载，它通过一幅漫长的画卷，向我们展示了一个人家庭关系、社会关系、职业经历、专业素质，是个人信息的储存媒介，能够全面准确地反映职工个人的全貌。人事档案又是我们与外界交流沟通的重要介质，因此档案管理工作显得尤为重要。工作中，我们应树立以人为本的正确思想，保证档案资料的真实性和人本性。树立爱岗敬业的精神，时刻牢记档案管理是一项重要的工作，工作中要有责任担当。培养档案管理人员良好的意识也是确保人事档案工作顺利进行的关键。

（二）提高档案管理工作人员的专业水平

提高档案管理工作人员的专业水平是保证档案管理工作质量的一个重要环节。要提高档案管理人员的专业水平，要注意以下三个方面;一是在资格审差上进行把关，只有具备专业背景和业务知识的人员才能够担任档案管理的工作，这是从源头上进行把关。二是提高档案管理人员的职业素养，除了具备专业知识以外，档案管理要求我们拥有一批具有职业道德的管理人员，这是做好档案管理工作的行为规范和思想武器。三是要定期参加职业培训，这有利于档案管理人员对于新政策和发展趋势的了解，以提高其业务水平和职业素养，更好地完成档案管理工作。

（三）配备齐全的硬件设施，档案管理信息化

随着时代的发展，档案管理也要与时俱进，简单的纸质档案管理已无法跟上时代的步伐。在目前新的社会环境下，充分发挥计算机的功能，建立健全人事档案信息化管理体系，将人事档案管理工作与现代化的管理技术有效运用，以准确的档案信息数据为基础建立数据库，使得单位内部各部门与档案管理部门之间的数据同步，互联互通，实现人事档案的数字化，使其更安全、高效、便捷地为管理工作提供服务。

（四）档案填写规范化、归档之前需做审核

人事档案的重要性应引起档案填写人和档案管理人员的足够重视，无论是组织还是个人都应该把个人档案作为一项重要工作去做。档案填写人要认真对待每一份档案，认真书写履历，对于记忆模糊的细节及时与档案管理人员沟通，档案管理员工要在每一次归档审核的时候仔细核对档案材料的一致性，这不仅是对档案负责，也是对当事人负责，这是不仅一种意识，也是一种责任。

三、结束语

综上所述，通过对当前人事档案缺失情况下特殊工种工龄认定存在的问题进行分析，可以看出，当前事业单位人事档案管理制度主要存在档案管理审核工作滞后、管理人员的专业素质不高、现代信息化管理手段落后、档案填写不规范。为了保证人事档案管理工作水平的进一步提升，需要从增强人事档案管理意识、提高档案管理工作人员的专业水平、档案管理信息化等几个方面入手，提高档案管理水平，完善档案管理体制。

参考文献

[1]邵笑笑 数码世界 [J] 从养老保险待遇核定工作中谈干部人事档案材料缺失的问题与对策，2019

[2]沈保全 人力资源管理 [J] 浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考，2015

作者简介：

姓名：高晶靖，性别：女，民族：汉，籍贯（省市）：浙江绍兴，职务职称：助理会计师，学历：大学本科，研究方向：人事管理