浅析新时代人事档案的开发与利用

鱼丽娟

摘要：国家档案局于 2016 年印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出了“十三五”期间档案工作的指导方针，即“主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新”，指出档案工作的 2020 年远景目标，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。 关于信息化的实现，主要包含两个层面：一是要全面推进档案资源的现代化，具体要实现存量档案的数字化、增量档案的电子化和利用档案的网络化;二是要创新档案管理模式的信息化，使档案工作逐渐加快与信息社会融合，使档案管理现代化水平取得明显提升。 回望“十三五”时期我国事业单位干部人事档案工作的信息化管理，取得了一定的发展成绩，也存在许多需要改进的不足。

关键词：干部;人事档案;信息化

引言

我国新版档案法于2021年起开始正式施行。在新版档案法中除了对档案信息化建设的内容以及档案监督检查的内容进行了增加以外，对于档案资源的开发和利用内容也进行了强调说明。过去档案向社会开放的期限为三十年，而新版档案法中关于档案的社会开放年限缩短为二十五年。此外，档案馆对档案开发利用的规则进行完善，对档案开发利用及服务形式进行创新，以更好地增强档案开发利用服务水平，为法规政策及有关问题研究提供更科学更便利的支持。

1人事档案管理的特点

（1）人事档案是我国档案体系中的一个重要类别，涉及个人的身份、学历、资历等方面的信息及内容，是我国人事管理制度體系下的一个重要组成部分。人事管理档案不仅与个人的工作经历有关，与个人的工资待遇相关，而且还与个人的社会劳动保障事项有关。人事档案管理具有明确的法律效用，在法律案件中可以作为有效凭证。在对人事档案进行管理的过程中，充分考虑到档案的特点是十分必要的。

（2）全面性特点：由于人事档案记载了个人的很多信息，如个人曾经的学习、工作、培训等经历;个人的政治面貌情况;个人的入党入团经历;个人曾经获得的荣誉、奖励、处分、犯罪等情况;个人的工资待遇、个人在工作中的鉴定和考评情况;个人的家庭成员情况等。由于信息范围广、信息类型多、时间轴长，因此能够很全面地呈现出个人的学习成长情况、思想发展情况以及个人自然情况，可以说，人事档案管理是对员工个人信息库的管理，是对个人的多维度面貌进行的管理。

（3）机密性特点：在人事档案中，不仅包括当事人的一些普通信息，而且还经常包括一些当事人的机密信息，如个人的功过奖惩、一些历史重大事件参与信息以及一些涉及党和国家的机密信息等等，这些档案信息不得随意泄露，也不能私自保存，因此人事档案管理因档案内容的特殊性而具有机密性的管理特点。

2人事档案开发与利用重要性及人事档案开发与利用存在问题

2.1干部人事档案管理人员素质不高

从事事业单位干部人事档案信息化管理的工作要求较高的综合素质，需要同时具备档案管理和信息化处理的专业知识，其对人才的复合性要求较高，但实际上这种人才奇缺。 实际岗位上的档案管理人员几乎都没有接受过系统的专业化培训，他们不仅在知识层面存在不足，而且也不掌握先进的操作技术，其计算机应用仅限于简单的信息录入和检索， 无法进行电子信息化操作。 因此，不能很好地理解引进的现代化设备（软硬件），往往弃之不用，或很少应用，无法充分实现信息化。

2.2档案材料存在不完整

人事档案过去的重视度不够，缺乏对人事档案重要性的足够认识，导致在档案材料收集和转移的过程中，因超过时间限制或者材料丢失的情。这样的情况就造成档案资源库中部分档案存在信息不完整的情况，在档案资源开发和利用时就无形中受到影响。很多档案中信息缺失的部分已经是很多年以前的，在对人事档案开发和利用时，再重新对档案信息进行修补有很多困难。档案信息不完整会影响到单位对当事人的全面了解，无法了解到当事人的更完整的信息，影响到人事档案后续的统一管理。

2.3档案开发利用工作缺乏更加健全的规章制度

如档案的收集环节，由于人事档案具有流动性和动态性等特征，因此档案收集很容易出现时间滞后或者收集信息不完整的情况。工作中如果缺乏统一的制度，缺乏明确的工作标准，上述问题就会不断出现，造成人事档案材料收集影响到归档的时间以及影响到归档材料的完整性。在人事档案开发和利用工作中，如果档案的材料存在真实性问题也会给工作带来很多的困扰。材料在收集过程中，工作人员对材料真实性的鉴定是否严谨，是否存在把关不严的情况，这是影响人事档案归档工作的重要因素。一旦存在虚假材料或信息，就会降低档案质量，不仅投入了人力、时间、精力，浪费档案管理工作成本，而且十分不利于档案开发利用。

3人事档案开发与利用的完善措施

3.1完善电子档案，构建档案数据库

信息技术在新时期档案管理中发挥出不容忽视的作用。在人事档案开发和利用中，学习和应用新的技术，配备各种新的设备设施，以专业化软件来进行开发和利用无疑是顺应新时代发展趋势的。对历史档案加快进行电子化档案进程。对不同的档案类型采取相适应的档案归档方式，使人事档案数据库越来越完善。历史档案中存在信息不完整的问题，本着尽力弥补的原则，使人事档案信息尽可能完善。对于人事档案数据库的构建，既要注意制度的健全和完善，同时又要注意人员的责任落实和考核。人事档案收集归档制度中要注意对时间限制、对信息的真实性以及对资料的完整性进行明确规定。所有人员统一按照规定进行收集归档。结合电子档案建立以及人事档案数据库的构建工作任务、工作要求和工作标准，制定对员工的考核指标，实施可量化的考核机制。通过岗位职责和绩效相挂钩的形式，保证人事档案电子化目标加快实现，构建起人事档案数据库。

3.2建立专业化的人事档案人员队伍

要迎合档案事业的新情况，围绕人事档案开发和利用的新需求，加快人员队伍建设。利用现代化信息平台，拓展渠道，采用对外招聘和对内培养两个主要通道，实行双管齐下，使人事档案开发和利用的人员队伍更有活力，保持人事档案人员队伍的业务素质水平和创新能力不断与时俱进，结合人事档案开发和利用工作的高标准和高要求，推动人事档案开发和利用工作目标顺利实现。

3.3加强开发和利用工作创新

依靠现有的人事档案管理资源，建立档案开发和利用平台，将人事档案的相关内容纳入统一的平台上，实现信息的开放共享。利用平台的扁平化特点实现各方之间的高效联结，提高档案开发利用的效率。依托平台的扩容性优势，更好地将各方资源整合，促进人事档案数据信息的开放共享。

结语：

综上所述，自从我国颁布实施了新的档案法以来，关于档案资源开发和利用的工作也进入到快速发展阶段。在这一系统性工程中，档案部门和工作人员保持与时俱进的工作理念，能够认清楚工作在现阶段中存在的问题，以学习创新的姿态勇敢迎接挑战，实现资源的整合和共享，这是新时代人事档案开发和利用工作的重要工作思路。未来，随着技术的不断更迭，人事档案开发和利用工作也将有更多的手段、方式和方法的可能性，更好地发挥出人事档案的价值。

参考文献

[1]郭 喜 萍.探 析 干 部 人 事 档 案 的 信息 化管理 [J].兰 台 世界，2014（S3）：135-136.

[2]曹 扬.浅论新时期人事档案管理的重要性及策略[J].赤子，2019

[3]李 灵，陈世青.浅议如何做好新时代干部人事档案工作[J].关系青年干部学院学报，2019信息 化体系建设[J].兰台世界，2014（S1）：139-140.