试论现代企业制度下企业档案管理工作的改革与发展探究

王钢

摘要：企业档案作为企业信息存储的主要方式，记录了企业运营发展的全过程，能够为企业决策提供具有可行性的数据分析，对企业的发展具有重要的推动作用。企业开展档案管理工作的意义在于利用档案为企业的发展提供服务。企业管理包含多个环节，其中重要的一环就是档案管理。因此，提高企业档案管理人员的素质，有助于推动企业实现可持续发展。

关键词：现代企业制度;企业;档案管理;改革发展

1企业加强档案管理的意义

企业在生产实践与经营管理中，真实具体反映企业的实际状况，更多的需要企业档案资料的支持，对于企业档案来讲不仅是一份简单的资料，其作为企业资源重要的组成部分，能够为企业未来的发展提供重要的依据。档案的良好性主要表现在人力资源细节信息记录完善，能够使得企业根据这些档案来对企业进行良好的管理，例如员工职位调动等，保证企业能够对相关人才进行合理地运用，从而使得企业在未来得到更好的发展。良好的档案管理还能够有效地增强企业相关知识以及技术的储备，使得企业的知识产权以及机密文件得到有效管理，为企业未来良好发展提供保障。良好的企业档案管理还能够使得企业在发展过程中逐渐增加风险抵抗能力，在有相关法律纠纷过程中能够有实际的证据，从而保证企业的合法权益。总的来讲，良好的档案管理能够使得企业得到更好的发展，获得更大的经济效益以及社会效益。

2当前企业档案管理过程中存在的主要问题

2.1工作人员意识较为落后

企业档案管理工作相对来讲比较枯燥，工作内容比较单一，档案管理部门工作人员每天重复着进行档案整理、收集、归纳、摆放、记录等工作。长此以往，工作人员会产生疲惫心理和烦躁情绪，认为档案管理工作在企业管理中并不重要，逐渐对工作出现懈怠情绪，导致企业档案资料缺页、缺字现象频发。除了基本的文化素质，档案管理人员还要具备良好的沟通、写作及逻辑思维能力，这些方面很多档案管理人员有欠缺。另外，信息技术快速发展推动了档案信息化建设，为档案管理质量提升提供了契机，同时，也对档案管理人员提出了更高要求。

2.2管理技术手段滞后

随着信息技术的快速发展，很多企业尤其是一些大型的企业在研发设计、生产制造以及经营方面基本都在使用计算机辅助设计、计算机辅助工艺设计以办公自动化等相关软件。但是对于企业档案管理工作来讲，很多企业还在使用比较传统的方式，在档案管理过程中所使用的技术手段严重落后，阻碍了档案信息化以及数字化的发展，档案管理综合平台建设方面严重滞后，从而对企业中大量电子文件的接送产生了严重的影响，使得企业档案管理状况和企业其他工作状况产生了很大的距离，甚至于出现档案管理工作逐渐边缘化的现象。

2.3档案管理制度存在缺失

因为档案管理人员的意识和思想出现了偏差，对档案管理的相关规定不以为意，不完善的档案管理制度会导致大部分企业资料及信息没能及时收集和整理，整理好的档案也会出现缺少关键信息等问题，规章条款与企业实际运行状况也没有系统整理。实践证明，企业档案管理制度一旦出现漏洞，企业档案欠缺完整性，就不能给企业未来发展与规划提供有效数据。

3加强企业档案管理的有效策略

3.1增强工作人员对档案的重视度

要想有效加强管理人员对档案管理的重视程度，应该先要改变领导的观念与认知，以此转变工作人员的工作态度。领导需要对档案管理工作的具体内容和详细情况进行系统地掌握与了解，清楚档案管理工作在企业管理与运行中的重要作用。如果发生工作文件丢失或者过期现象，通过查找档案信息就能够找到原文件，减少了一定工作压力，也提高了工作效率。所以，领导应该认识到档案管理的重要性，并向工作人员明确传达，使得档案管理工作人员增强工作态度和工作意识。档案管理部门领导应该要制定详细的工作规范守则，并对工作人员进行定期考核与培训，使得档案管理工作人员在端正工作态度的基础上，明确工作内容，进而提升档案管理工作效率。此外，工作人员需要提升自身的综合素养与专业能力，明确档案管理工作的主要任务，对工作进行妥善安排，确定工作目标。在保障档案管理工作顺利运行的基础上，兼顾企业实际运行状况，以此保证档案管理工作的创新发展。

3.2配备先进的档案设施设备，上档升级，提升档案管理硬件水平

为科学开发档案信息资源，采用先进的设备，运用档案管理系统软件已经是迫在眉睫的事情。

以档案馆（室）管理软件系统为中心，对档案保管环境进行智能监控、智能调节，对档案馆（室）进行实时监控，加装智能灭火、防水系统等来确保档案保管安全。

以档案管理系统为中心，通过收集、存贮、检索、调取档案信息，做到实时传输，挂接档案信息资源上网，建立电子版档案目录，提升档案资源信息化管理水平。

将档案管理系统与档案馆室管理系统相联结，使公开档案网上实时查询与需手续完备方可查询的可预约现场借阅并行，做到自助查询、智能调卷，减少档案管理人员在简单的借查阅工作中所消耗的精力，将有限的时间投入到档案收集、鉴定、编研等信息化无法取代人力却对于档案工作来说至关重要的环节中去，以便于更好地对档案进行开发利用，使档案中的信息资源被更好的提取，让档案发挥出其应有的社会作用。

3.3提高档案管理人员素质，推进档案管理工作现代化

随着时代的发展，“地球村”的概念已变为现实。在继计算机、互联网之后世界信息产业发展的第三次浪潮-物联网浪潮的推动下市场经济正不断发生变化。在新的浪潮下，推进档案馆工作现代化是企业必须要做的事情。当此之时，企业各项工作对企业档案的需求必然不断加大和增多，档案管理人员要勇敢地迎接挑战，牢固树立起主动服务意识和全局观念，努力作好開发档案信息资源服务企业各项工作的大文章，深入生产经营一线，全方位了解企业对于档案工作的需求，掌握档案利用的规律性，为企业的发展提供必要的支持与推进。

3.4加强档案信息化建设

档案信息化建设是为了优化档案管理方法，使用迅速发展的信息技术和互联网通信技术。例如，对存储在库房中的情况下，通常采用注册登记、分类的存储场所的记录。在有文件的调度和召回的情况下，管理者有必要仔细检查登记记录簿的记录，从存储库取得。引入信息化建设，档案的登记、档案的后勤保障和召回与使用工作，点击收藏的一键点击搜索可以实现被传送到电脑和互联网，大大提高了文件使用的快捷性与便利性。因此，满足新时代的发展需求，现有的备份管理信息重新利用，利用信息管理方法，归档管理信息平台，建立电子档案信息数据库，改善档案的资源的发掘与利用，为企业的健康可持续发展做出贡献。

结论

企业档案工作的环境正面临新的变化和机遇，在企业改革中推进档案工作的发展是势在必行的工作，只要我们认清当前形势，准确把握企业深化改革的规律和特点，坚持档案工作的方针和原则，积极主动开展档案工作，一定会推进企业档案工作取得巨大发展。

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