浅谈医院财务档案管理的困境及措施

吴立国

（青州市人民医院，山东 青州 262500）

医院财务档案当中包含部分物资的价格，采购信息及使用情况，医院的收支明细进行分类管理并录入财务档案。通过财务档案管理上的优化，可以让医院更为合理地实现资产规划，提升工作效率，为患者提供更为优质的服务。

一、医院财务档案管理面临的困境

1.管理流程难完善

医院的财务档案管理往往需要完善的管理流程，而大多数医院财务档案管理时，管理流程仍然存在需要补充和丰富的环节。而且医院财务档案管理师要完善流程，还需要根据实际的物资使用情况和人员工作安排来进行管理流程的优化需要通过大量的数据调查和分析，拿出行之有效的流程优化方案，才能让管理流程上的改动为完善管理流程助力，而不会弄巧成拙。

2.信息核实难度大

在财务档案登记及管理的过程中，信息核实是非常重要的一环，确保得到的档案信息是真实有效的，能够将信息落实到以每笔财务收支和每批医用物资上。但实际工作中信息核实的难度是非常大的，很多急需使用的医院物资在物资到达时就会立即投入使用，有的物品还没有进入档案进行登记管理就已经被使用了。物资的详细信息就很难核实，从而导致部分财务档案信息的缺失。

3.不确定因素多

管理医院财务档案还有很多不确定的因素，比如在医院物资使用的过程中，因为临时需要将某一部门的医用物资调配到另一部门，或是因为医用物资不满足使用要求，医务人员使用自己携带或自己购买的医用设备进行诊疗导致个人物品与医院医用物资发生混淆，这些不确定因素都会提升医院财务档案的管理难度。所以要想实现医院财务档案的有效管理，减少不确定因素，提升财务部门综合管理能力是十分有必要的。

4.工作人员专业能力需求高

随着数字化，智能化概念的兴起，互联网信息产业也在各领域得到了充分应用，而医院财务档案管理也无出其外。现在很多医院都实行线上线下同时进行档案管理。在医院有纸质档案备份的同时，还会将财务相关档案的详细信息登记在线上信息平台，这对于工作人员的专业能力要求又进一步提高了，工作人员不仅要熟悉纸质财务档案管理的流程，更要去主动学习并适应电子财务档案的录入和管理。

5.责任归属界限模糊

财务档案管理工作是非常严谨的，必须要对于相关的档案信息进行核实，但如果在财务档案管理中出现档案信息和实际财务收支情况不符，医用物资的数量及价格和档案信息不对应等情况出现，就很难划清责任归属界限。因为这种情况出现时，很难确定问题出现在哪一步，很难找出证据证明究竟是物资采购时核查有误，还是物资使用时出现的问题。

二、医院财务档案管理改善措施

1.建立完善体系，实现科学管理

为避免因为管理流程不完善导致财务档案管理出现问题，我们必须先从管理体系出发，参照其他医院或事业单位机构的体系构建，结合当前医院实际情况确定体系的细节。在有完善管理体系作为大方向引导的前提下，财务档案管理优化的难度会极大程度降低，为财务档案的真实、详细、完整提供有力保障。

2.加强采购及物品使用情况的监管

想让医院财务档案管理更加有效，降低医院财务档案管理信息核实难度，加强采购及物品使用情况监管是一行之有效的手段，在采购及物品使用环节增强监管，在采购及物品使用时进行信息的登记和备份，并将登记和备份的信息及时地提供给医院的财务档案管理部门，这样可以让医院财务档案的时效性变得更高，在不影响工作正常开展的前提下，减少先斩后奏的情况出现。

3.规范医院工作流程

规范医院工作流程，为工作人员提供相关培训，让大家按照既定的工作流程完成本职工作，也是非常有必要的。只有规范医院工作流程，在工作中准确进行信息的登记和记录，并及时反馈到相关部门，才可以让信息的时效性得以保证，在财务档案管理上更是如此。现如今有了电子财务档案，医院在财务档案管理的过程中，只要信息传递及时，就可以及时将内容更新至线上财务档案中，缩短财务信息的更新周期。

4.加强档案管理人员培训，提高人员综合素质

在做档案管理工作时，档案管理人员的综合素质也应该有所加强，适当加强档案管理人员培训，通过培训让管理人员意识到自己的工作职责，自己在工作过程中需要注意哪些问题，身为档案管理人员应该具备哪些综合素质。让每一名管理人员明确自身工作职责，知道自身的工作内容及义务。进行综合素质的培养与提升，形成良好的学习风气，为档案管理建设提供助力。

5.做好责任划分，明确责任归属

档案管理过程中一定要做好责任划分，明确责任的归属。对于每一工作环节缺少哪些内容进行信息登记，并及时反馈。现在许多医院都有了自己的线上平台，在平台上进行工作交互和信息反馈，可以让信息时效性更强，也可以在物资管理和财务档案管理时明确责任划分，使工作流程更趋完整。根据出现的实际问题，核查每个环节的工作流程信息，通过明确的责任划分，实现高效管理，从而减少内部矛盾，提高工作效率。

结语

新型基础性设施建设已覆盖到全国各大城市，在全国各地各种办公楼、医院、学校相继建成。而在新医院建设时做好财务档案跟进，实现科学财务档案管理非常重要。这对于未来医院工作开展意义非凡，可以尝试通过上述改善措施来改善当前医院财务档案管理现状，结合医院实际情况进行适当策略调整。