地方高校教师个人业务档案的“智慧化”路径

李雪彦 文玉花

（1.安顺学院 政法学院 ，贵阳 安顺 561000；2.山东警察学院 办公室，山东 济南 250200）

目前，规范化、高质量已经成为地方高校办学的主向。为在这一路向上走得更优，教育行政管理部门实施了以项目申报、专业及学科评估等为主要内容的考核措施。在上述行为开展的过程中，教师团队的业务动向被设置成必考项。如何才能理想化地完成这一考题，以网络在线系统为基本技术支撑的“智慧化”路径由于能够实现信息永久存储、精确计算、便捷转换存在空间、呈现形式多样化等优势，成为地方高校承担有专业及学科建设任务的部门及个人的首选。

一、地方高校教师个人业务档案的内涵解说

就档案的定义，理论界有着纵横两向的不一致性。古典档案学时期 ，人们认为档案是“某一行政机关或其某一官员正式收到或产生并被指定由他们保管的书写文件、图片和印刷品的总和”[1]4“凡具有公务、科学和文学性质的，直接反映机关、团体、企业和个人过去活动的手写的或印刷的、文字的或图片的，并需要保存起来以备科学或实践利用的材料”[2]23。20世纪50—70年代期间，档案被表达成“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”[3]126“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，而不管其形成日期、形式和制成材料”[4]70-73。到了80年代及以后，上述诠释演变为《澳大利亚档案法》（1980年）中的“由于它们所含有的或可能由它们而得到的信息，或由于它们与事件、个人、事项等相关而被保存或已经保存的文献或实物”[5]27-28,《中华人民共和国——情报与文献工作词汇基本术语》《档案著录基本规则》（1985年）把档案定义为“国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录”[6]4-5“社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息”[7]6及“人类活动的原始性符号记录”[8]6-9等。

对档案的内涵演变史进行整理、反思，我们可以坚定如下结论：其一，档案的内容并没有固定区域，它可以指向人世间的一切事务——自然或非自然、客观或主观，但产生档案的主体却是人或者是由人所设计、控制的某种记录仪器；其二，原始性是档案最本质的特征，负责形成档案的主体无需也不能对其内容进行有“预谋”的删改、创造,否则便会削弱档案的佐证功能；其三，档案内容的展现形式及载体具有多样化，传统的文字、图表只是其中的一小部分,影音、视频亦只代表当前。伴随着科学技术的持续发展及有效介入，未来社会的档案必然会在存储路径、外显样态等方面达成超越；其四，档案制作绝非漫无目的地堆砌信息，其间所涉及的每一项内容，在它出现伊始就会被人为地赋予某种生存价值。

基于上述分析，笔者认为档案是任何组织或个人以文字、图片、声音、动态影视等一切可能之形式记录的真实反映主客观事物发展变化及一切社会实践活动且具有某种保存价值的历史信息。地方高校教师个人业务档案则属于其中的一个分支。作为术语，它指地方高校教师在完成外部赋予性角色的过程中所产生的，同教学、科研、社会服务、所获荣誉有密切关联的且具有一定保存价值的通过文字、图片、影音、视频等一切可能之形式展现自我面目的历史性信息。从特征来看，它具备两重属性：一为普遍性，即在最一般的层面上，其不过是“以各种形式标明事物活动轨迹”的“过去时”信息材料；二为特殊性，此命题意味着于管理主体、板块构成、存储方式、内容设计及存在价值等方面，地方高校教师个人业务档案将凸现出其他类型的档案所不具备的特质。

二、地方高校教师个人业务档案的内容构成

地方高校教师被国家、社会及学校以制度或非制度的形式赋予了多重职责和功能。实践中，他们既是课堂中授业解惑的教育者，也是科学研究的实施人，在一定情况下还会为某些机构、组织、个人提供咨询及专业性服务。以此为逻辑起点，地方高校教师个人业务档案必然囊括如下内容：

（一）教学档案

教学是教师有目的、有计划、有组织地引导学生学习和掌握科学文化知识及技能，以提高学生素质，进而使之成为社会所需要的人的活动。要使这项活动获得最佳效果，课程之前的材料准备、课程之中的恰当组织和课程之后的质量评价缺一不可。延伸这一系统性、整体化思维逻辑，地方高校教师的教学档案可进一步细化为：教学资料部分，即教师为使授课顺利进行而准备的各种材料，具体如课程表、教案、教学大纲、教学进度计划以及课件等；教学组织部分，即发生在课堂内部，任课教师通过问答、讨论、模拟、实践、观察、讲述等方式携领大学生学习知识、掌握技能、追求真理的整个动态化过程；教学效果部分，即学生根据教师实际授课情况，围绕着教学态度、教学方式、教学内容等具体项目所做出的评价。

（二）学术研究档案

学术研究是一种系统性的思维、实验、实践活动。因学科不同，这种活动会在主题内容、展开方式、所需环境条件、结果呈现形式等方面表现出巨大差异。地方高校教师因学术研究而形成的档案也缘此而分裂为诸多相互关联的板块。以成果表现形式为标准，这些板块至少包括教师的著作、学术论文、各级各类课题、技术创造发明及授权专利等；以行为样态为依据，其又可分为举办学术讲座、参加学术交流、展开社会调查、组织科学实验等内容。

（三）社会服务档案

高校教师社会服务指其利用自身智力及能力优势，为社会提供劳动性服务，以使一个国家或地区在科技进步、人材培养、制度完善、纠纷缓解、经济发展、文化营造等问题上获得支持的过程。由于此活动具备经济与社会效益创收、专业素养和能力提升、社会及自然环境改善等多项功能，《国家教育中长期改革与发展规划纲要（2010—2020）》《国家教育部关于全面提高高等教育若干意见》《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行）》等文件为高校开展各类社会服务提供了制度、政策支撑，当前的各地方高校，教师从事社会服务的愿望及行为步入了蓬勃态势。对这一态势进行归纳分析，笔者发现他们介入社会的方式大概有如下几种：其一，人才教育及培训。常见形式如面向企业的新制度培训、管理知识培训、商务礼仪培训，面向政府部门的电子政务培训，政策、法律、意识形态宣讲，面向社区及其他基层单位的职业技能训练等。其二，科技研发与转化。相关路径包括参与国家、企业、行业的技术建设、创新与攻关，创设研究中心并向企业提供技术指导，实现技术入股和技术转让等。其三，专业咨询。这一维度辐射法律、心理、健康、创业、行政决策、婚姻及家庭教育等领域，以兼职顾问、专业咨询师、临聘专家为主要实现范式。其四，劳务承接及思想引领。前者指地方高校教师组织人力、物力在一定时间范围内协助或完全实施政府、社区、企事业单位将要推广的项目，后者意味着通过讲座、音乐会、送文化进企业、送文化进农村等一系列活动，这一群体成为先进文化的传播人、践行者。与上述梳理相一致，地方高校教师业务档案中的社会服务档案可宏观划分为人才培养培训、科技研发与转化、专业咨询、劳务承接及思想引领五类。但要注意的是，不管是哪一项，其客体都要跳出高校本身这一空间限制，否则便不能体现服务社会这一属性。与此同时，还要考虑档案的完整性问题，即材料本身必须对开始——执行——效果这三个主要环节有所反映。

（四）荣誉称号档案

荣誉“是对道德行为的社会价值所作出的公认的客观评价和主观意向。它包括两方面内容：一是指一定社会和一定阶级用以评价人们行为的社会价值的尺度，即人们对社会和他人履行的义务，做出贡献以后，得到社会的公认和褒奖；二是指个人对行为的社会价值的自我意识，即“在良心中所包含的知耻和自尊的意向”[9]275。作为客观评价部分，荣誉的存在方式有称号、奖章、证书、奖杯等多种类型。实践中，这些名目不一的内容会衍生出两大功能：第一，社会有一套关于荣誉的清晰的观点，这些观点能够指引个体找到正确的做法；第二，由于个体都有被重视的愿望，而荣誉则恰好满足了这种愿望，故成为一种重要的激励因素，促使他们行动起来去做正确的事。基于上述两种功能，在各种组织的运转过程中，具有专业认证功能和重大道德衡量价值的荣誉及对荣誉本身的追逐成为了思维博弈后的普遍存在。处于社会主义新时代的各地方高校教师，基于荣誉会带来：一是可以有效证明其专业水平及能力以赢得他人认同、肯定；二是能够让其享有职称、工资晋级优先权并获得奖金；三是会为利益的持续再生提供“准备金”这一现实，亦在荣誉的追求上执着笃定，并最终取得成绩。尽管这些成绩种类繁多，但绝大部分却可以按照级别进行分类。如此一来，地方高校教师荣誉档案最恰当的纵深存在序列就扩张为校级——地厅级——省部级——国家级——国际级。

三、地方高校教师个人业务档案“智慧化”的存在价值

地方高校教师个人业务档案以职业为发散点，从教学、继续教育、学术研究、社会服务、所获荣誉等方面立体、动态地反映教师的业务开展情况，既具有档案的初级“记录”功能，又有因此扩充出来的特殊性价值。

首先，有效展示教师个人业务行为及成果。持续性发展是地方高校教师的显著职业特征。受促于各项考核指标及自身内部散发的获得感，他们以年度为基本时间节点，非断裂地执行着教育、学习、学术研究及社会服务等工作。时间愈久，内容越多。如果对这些内容不进行有效处理，那么它们将呈“星空状”分布。与有意识的主观设计不同，此种分布模式在要素排列层面上存在显著的自由化、散乱性特质。尽管该特质并不会影响各要素本身的“质”和“量”，可对于观者来说，却被模糊、干扰认知行为，从而影响感知效果，使后者难以在最短的时间内对认知对象形成切合实际的微观及宏观评价。地方高校教师个人业务档案以行为功能为标准，将凌乱的构成要素分列为学术研究、日常教学、社会服务、荣誉奖励四个部分。在每一个大类之下，又进行更为细致的二次、三次划归。在分类前提下，“智慧化”样态的地方高校教师个人业务档案以互联网为空间，采用年度记录标准，把相关信息整合进同一个具有无限容量的“云平台”。由于平台本身拥有跨越时间及空间的语音、视频、文字、图像等信息自动化存储及抽取功能，教师们的个人业务档案自然能够避开因自然或人为因素而导致的材料失传、技术受限而引发的碎片化呈现等线下档案建设弊端，使模块、连续、动态、长久、系统这些表明信息记录有效性的指标一一得以实现。

其次，深度提高校内行政管理效能。行政管理的内涵定位通常有“狭”与“广”两种语境。前者带有特殊性，主体为代表、掌握、行使国家权力的各种机关，实施内容一般指向社会事务及系统内部事务。后者凸显普遍化，主体无特定指向，行为过程“内卷样态”显著。这意味着在广义上，只要围绕着人事、财物、环境卫生、安全保卫这类带有服务性质的事务产生过计划、组织、指挥、监督、领导及控制行为，那么一个机构、单位或组织，无论其属何种性质、承担何种功能、扮演哪种角色，它都将成为行政管理的实际运作人。地方高校以中、高等规模的教师、学生群体为运转环境。为使此环境实现总体最优，在理论指引、经验吸收及理性介入的基础上，高校组建了匹配着明确目的、权力、职责的各种管理部门，具体如招生就业处、人事处、科研处、教务处、国资委等。与教师的教学、科研行为不同，上述部门并不直接从事具有“生产意义”的劳动，而只是制定、执行某些政策、制度以使“校园生产过程”变得更加有序、高效。显然，这同广义上的行政管理达成了内涵及外延上的高度一致。既然概念存在已成为现实，那么，接下来要说明的问题便是智慧化形态下的地方高校教师个人业务档案系统究竟以何种角度、机制改善着相关部门的行政管理效能。考察多种研究资料，笔者以为“主体外散”“责任下沉”“技术优化”是三个最为重要的节点。“主体外散”指以智慧化形态存在的地方高校教师个人业务档案虽然制度上只由一个部门或一个人负责，但凭着便捷、开放、智能的网络系统及手机、电脑等硬件设备，实际的建设者却可瞬间转化为每一个在职教师。“责任下沉”以主体多元为基础，在主体从“点”到“面”的转变过程中，地方高校教师的个人业务档案也被分解为若干个建设子系统。以网络平台为空间，这些子系统拥有完全一致的存在模式，从介入路径到模块分布再到存储形式、制作要求，每一项内容都是母系统的再复制。依托于母系统，各个子系统的实际操作者根据部门要求在规定的时间内通过固定账户和密码进入同一空间，进行不定点同步性规范化自由式办公。“技术优化”通过手机、电脑、网络、运行软件及档案云平台本身实现。凭着这五种介质，各主体可以将录像、录音、拍照、剪辑、扫描、上传、下载、撤销、长久保存、在线编辑、自动计算及提取等同档案建设相关的行为变得可行而快捷。使用此种技术体系，配之多元化了的建设主体及被大幅消减的任务额度，地方高校教师的个人业务档案建设必然能够朝着高质量、快速度、低难度、有效性方向发展。

再次，持续助力办学评估及团体性项目申报。高等院校是高级别人力资源萌芽、发酵、形成的基地。其理念、规模、能力、外在物资保障、培养模式如何，直接关系着基地内部大学生专业技能的掌握情况和未来的持续发展潜能，更关系着一个民族的科技进步与社会文明。因此，在高等教育的发展史上，国家权力从来都不是一股完全置身事外的力量。相反，他们设置机构、引领潮流、推动改革、制定标准、投入资金，综合运用行政、法律、经济手段以直接或间接方式对高等教育产生影响。作为威权型文化的彰显地，我国政府对高等院校的管理呈现出了明显的立体性。实践中，这种立体性通过机构设置及权力、职责赋予下的行为推进两条路径实现。前者表现为我国在中央和省一级政府内部设立了高等教育的领导、管理机关，后者以前者制定并执行的带有义务性质的普通高等学校本科教学工作合格评估、普通高等学校本科教学工作审核评估、《学位授权点合格评估办法》《一流本科课程建设的实施意见》《普通高等学校师范类专业认证实施办法》……和带有激励性质的省级重点支持学科、省级重点学科、区域一流专业、卓越人才培养计划、省级高等学校教学团队等为形式。由于教师是引领学生发展的核心责任人，其专业素养和能力直接影响着大学生的培养质量，因此在上述跟专业相关的评估及团队项目申报中，对教师业务开展情况的权衡占据了重要位置。对于地方高等院校而言，这意味着在办学过程中其必须经常性、重复化、动静结合式地使用到各专业教师的科研、社会服务、教学、继续教育及荣誉、学历学位等方面的材料。如何才能让这些具有档案性质的佐证材料实现一劳永逸，笔者认为，以“智慧化”形式显现的教师个人业务档案系统是当之无愧的不二法门，因为只有在以网络、电脑、智能手机及运用软件为基础的“智慧化”系统中，地方高校教师的个人业务发展信息才能实现从静态到动态、从有限到无限、从有期到永久、从断裂到连续、从抽象到直观的真正转变。当评估主体因某些原因无法或无需与被评估者形成直接接触之时，该系统还可以通过使用口令这一形式允许前者进入系统完成在线评价。由于系统自身携带信息提取、统计、绘图功能，进入系统的评估者既可以微观查阅、浏览教师个人业务发展情况，也可通过折线、柱形统计图快速宏观掌握某一专业或整个学校教师的业务总量。

最后，真实推动节约型校园建设。有限性是众多自然及社会资源的重要特征。这意味着在总含量不变之前提下，随着开发使用时间的延长和次数的增多，原有的资源会呈现出逐步递减态势，直至枯竭。而即使是那些看似拥有无限含量的被人类界定在“可再生”范畴的部分，由于其形成过程或面临着不确定因素及风险，或需要借助已有的不可再生资源，因此也难以真正实现“取之不尽，用之不竭”。显然，往纵深看，这会对人类需求的满足形成障碍。于是，在理性作用下，以节约为内核的文化获得了现代社会的普遍认同。我国拥有14亿人口，资源需求量大。矛盾的现实加之全心全意为人民服务的执政理念，我国节约型文化的营造及行为实践的推动走上了国家主导的自上而下的节约道路。早在2002年，党的十六大报告就将“可持续发展”列入全面建设小康社会的基本奋斗目标。2005年十六届五中全会通过《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》，将“建设资源节约型、环境友好型社会”作为“十一五”时期的七项重要任务之一。2013年习近平同志《在十八届中央政治局第六次集体学习时的讲话》中更是强调：“要大力节约集约利用资源，推动资源利用方式根本转变，加强全过程节约管理，大幅降低能源、水、土地消耗强度……确保国家能源安全。”以上述理念的国家表示为背景，高等院校或主动、或被动地扮演起了“节约者”角色。在这一过程中，地方高教教师个人业务档案智慧化的价值在于：其一，将能反映这一主体业务能力、活动及素养的各种信息从传统的“触感”形态上升到“观感”形态，降低甚至消除档案制作过程中纸张、药液、剪刀、胶片等消耗类材料的使用；其二，凭借具有无限量空间的“云平台”，避开“触感”信息存放需要以办公建筑体、储物柜、保密设备等为客观条件这一现实，实现档案的“零”成本、低耗能保存；其三，通过分离式技术，使信息的存在独立于单台计算机，避免因病毒入侵、电脑损坏等原因而导致的档案失却以及由此带来的档案再造过程中的资源浪费。

四、地方高校教师个人业务档案的“智慧化”路径

地方高校教师个人业务档案智慧化是一项系统性工程。要使这一事项尽可能地发挥出效用，在形成路径中，下列介入面是不可忽略的。

（一）理念框架

地方高校教师个人业务档案智慧化以技术系统为基本发生前提。在该系统的设计过程中，应遵循三大理念：第一，模块。此理念意味着技术供给者要结合横、纵两项标准，将混杂的个人业务档案进行梯度分类，并依次制作相应模块。比如，从横向看，地方高校教师的个人业务由学术研究、日常教学和社会服务组成。那么，智慧化的档案存储系统就应该把无内部间隔的网络系统空间分隔为与上述名称对应的三个部分。然而，在每一个粗略的分区下，信息本身还存在内容、等级、时段、呈现形式等方面的差异。于是，更细致的区隔设置就显得极为必要。以日常教学区为例，其下的横向“子区”就至少还应包括教案、教学大纲、课表、课件、期末试卷这几个单元。纵向“子区”则应配合以上横向“子区”发挥作用，使后者表现出时间的流淌性。第二，精确。精确化是外在描述与事物本身、行为切入同主客观需求高度融合的状态。前者能够指导人们更真实地认知对象，后者则可消除既已存在的问题或麻烦。地方高校教师个人业务档案以个人业务信息的记录和存储为宗旨。在智慧化形态下，这一目标的实现通过平台的设计、运行和支撑材料的录入、上传两部分完成。在此过程中，精确理念要求以“云”平台为存在空间的档案系统，指导性语言描述清楚，至少无误解、疑虑、歧义风险。区隔设置边界明晰，各组成部分之间互不包含。存储材料与模块本身能达成高度一致，真正做到“答即所问”。第三，动态。动态性是事物的本质属性。尽管在此过程中，其会夹杂着正负向的双重交替，但不可否认的是，从微观处着眼，持续性的变化几乎存在于宇宙的所有构成要素当中。作为这些要素中的一员，科学技术具有堆积、传承和促进效应，后来者总是会在前人所获成果的基础上充分运用智慧使其“质”和“量”得以扩充，因此人类信息的传播与承载能力在发展值上呈现出逐步增高的态势既是逻辑推理的必然结果，也是客观世界中的既存事实。与此相匹配，以网络、电脑为机体的地方高校教师个人业务档案，不可能不动态化地将各种新技术、新方式、新工具及时注入自身运作过程，否则便失去“智慧化”所蕴含的真正价值。另外，由于政府这一管理者对高校发展的期望、考核指标只具有相对稳定性，因此除了上述工具意义上的动态性之外，地方高校教师智慧化的个人业务档案还应反映出内容意义上的动态性，即在模块设置、信息填充及时间跨度上做到持续或适时调整。

（二）主体确立

地方高校教师个人业务档案以收集、存储同个人业务相关的各种信息为职责。这一过程，智能手机、电脑、网络以及依托这三种介质而发挥作用的各种功能性APP能够起到容纳、记录、导出、转换等作用，但由于机器运作的一般前提是人作为筹划、组织者角色的完成，因此地方高校教师个人业务档案的智慧化路径还必须设置以人和机构为内容的管理主体。而基于为激发地方高校核心竞争力，提高其办学水准和资质，由官方力量所组织实施的各种测试、评估已从偶然转为常态，且尽管这些估测性质、名称各异，但都离不开对教师团队的综合衡量这一现实，笔者认为，此管理主体最恰当的依托场所莫过于直接管理专业建设和使用教师资源的二级学院，名称则以“教师个人业务信息管理科”为佳。不过，人是具有认知差异的，就同样的事务，基于性格气质、所处位置、学识眼界等方面的不同，人们往往会在重要性、目标确立、路径选择、标准执行等维度形成不相重合的观念。因此，在确定好执行主体之后，地方各二级学院的核心行政主管还必须设计出科学的岗位管理制度，以为执行者提供明确而统一的职位行动标准。本着“全面细致”之原则，该制度要阐释的内容应包括岗位设置的意义，第一责任人的学历、职称、专业要求，岗位所附带的权力及工作职责，保证职位运转效果的考核等级、方法与标准等。与此同时，基于人对枯燥、单调且又回报率差、存在感低、监控力弱的事务普遍存在感性趋避屏障这一现实，上述制度还必须配以规范化的检查、监督、责任追究行为，否则便会落入“制度失效”困局。

（三）技术支持

恰如“‘智慧农业’就是通过互联网、物联网、大数据、云计算、人工智能等现代信息技术与农业进行深度融合，形成农业信息感知、定量决策、智能控制、精准投入、个性化服务的全新农业生产方式”[10]1-5“‘智慧城市’是一种新的理念和模式，它通过运用物联网、地理信息系统（geographic information system,GIS）等先进的信息技术，实现城市的规划、建设、管理和服务等方面向智慧化的方向转变。”[11]这些从母概念中分裂出来的子概念在对“智慧”一词进行解读时所突出的对现代信息传感技术的依赖，地方高校教师个人业务档案智慧化的实现，也离不开以计算机、网络为基础的智能化线上管理系统的存在与运行。就该系统而言，研发主体和功能设计是首当其冲的待决事项。前一内容，鉴于地方高校自身开设有相关专业，也具备人力资源，本着成本压缩和扩充学科影响力之原则，笔者认为可从组织内部寻求力量，凭借既已形成的人事劳动及工资关系，以低于外部市场的价格将分散的个体组合成效用强大的项目团队。后一事项，根据专业评估、项目申报、年终考核、规范管理这四大中心需求，其内容至少应包括如下几个部分：第一，独立于个体计算机的信息分类上传、存储功能。由于所涉及的信息必须以多种形式呈现，该功能在设计过程中必须实现word、PDF、EXCEL文本、图片、视频及音频的兼容。第二，依托于个体计算机或智能手机的信息下载功能。此功能的重要价值在于管理者能够根据实际需要，将各种早已形成并规范存储在云系统内部端的材料自由导出既存空间，并便捷转移至预定电子收纳箱，以供接受测评的特定主体使用。第三，自主运行的统计、计算功能。在专业、学科评价及项目申报的过程中，参与者总是作为一个团队被检测。这就要求地方高校教师个人业务线上管理系统具备以个人信息为基础的计算、统计功能，以使相关主体能够简易获取总体化宏观性信息。若以教师团队的学历谱系为例，此功能必须完成的任务是只要一定的主体将教师个人的学历类型按指定要求输入预定网络空间，那么该团队中持有博士、硕士、本科或专科学历的具体人数及实际占比就应该自动被计算出结果。