数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析

刘冬梅

[摘 要]伴随着医院规模的不断扩大以及数字化信息技术应用的进步，传统的人事档案管理已经显露出了它的诸多弊端。档案管理的信息化不仅可以有效提高工作效率，而且还可以降低出现误差的概率，降低档案管理维护的成本，培养职工的责任感以及主人翁意识等，也更加符合现代化的科技管理理念。

[关键词]技术；高效；便捷

中图分类号：C962 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）23-0072-03

随着数字化信息应用的进步，以及医院规模的不断扩大，医院员工的档案信息存储已经成为一个不容忽视的问题。医院的档案管理工作是医院日常管理工作的重要模块，传统的人事档案管理方法已经不再符合现代化的医院管理流程，所以利用新型的数字化信息进行人事档案管理是一个重大的技术性突破，可以突破传统的管理模式，更好地满足医院以及病患的需求，促进医患关系的和谐稳定，让医院的运转流程更加高效，更加精准，更加快速[1]。

（一）什么是传统的人工医院档案管理

人事檔案管理是在传统的人事部门或人力资源管理部门中的活动中所产生的。人事档案管理的主要目的是记录和反映医院工作人员的基本信息、教育经历、工作经历、个人技能、社会关系等多方面的数据和信息，以便于后期对人员的管理，以及后期对每位医院员工的审查评定的公平公正性的保证[2]。其对于每一个组织和每一个部门的发展都具有极其重要的意义，是我们进行日常管理的重要组成部分。因此，人事档案具有保存的价值和意义。但是随着科技的发展以及我们对于更加高效的管理方式的需要，传统的人事档案管理已经不再适合现代化工作效率的发展要求了，为了工作开展得更加顺利、便捷和高效，必须转变现在的人事档案管理方法，开创一种新的管理思维、新的管理方式[3]。

传统的人工医院档案管理，顾名思义就是指医院中的各种信息的管理，是完全由人工进行的操作，耗时耗力，而且很容易出现错误，有许多都是手写的个人档案[4]。而医院的人事档案主要就是记录医院的各种工作人员的个人情况和社会情况，如某位医生或者医护人员以及其他工作人员的学历、有着怎样的社会经历、工作情况如何、思想品德是否优秀、当下的工作及职务以及工作中曾取得的奖励、有过什么样的违规行为等等，这些对于每一家医院的正常运转流程来说都极为重要，是医院工作中不可忽视的重要任务[5]。

（二）传统的人事档案管理的弊端

首先，很多医院内部所采用的人事档案管理方法还是人工管理，由专业人士手写档案。由于传统的人工手写记录档案工作效率低，而且容易出现各种各样的错误，比如在填写人事档案的时候，出现字迹模糊或者字迹潦草的现象，很容易影响后期的查阅以及考证，在后期进行翻阅以及审核的时候也可能出现丢失或者模糊信息等情况，对医院的人事档案管理造成极大的麻烦[6]，并且传统的人事档案管理大多是纸质版的，不利于储存、搬运，即使在储存条件良好的情况下也会产生一定的储存费用和运输费用。因此，改良传统的医院人事档案管理是我们接下来的工作中的重点内容[7]。

其次，在目前的大多数地区中，由于受到传统的档案管理方式和形式等方面的影响，很多医院的档案管理采用的还是纸质档案的模式，纸质档案的管理模式相对而言比较落后，而且也不便于储存和审查，在管理工作中，也比较容易出现丢失或者受损的情况，给医院的管理人员造成工作压力，甚至会给相关的职工带来非常严重的负面影响，因此，积极创新档案管理模式和档案管理方法是非常有必要的。我们应该积极利用现代化的管理软件和信息系统，创新档案管理方法，简化工作人员的工作历程，以方便后续的档案管理工作。

在现代化公共事业不断迈向新阶段的历史背景下，越来越多的企业的档案管理工作都开始从传统的统纸质形式慢慢向数字化转变。

与传统的人事档案工作相比，数字化信息管理具有高效、快捷的特点，仅仅通过简单的检索就可以查阅到我们想要得到的信息，避免了查阅批量纸质文件的麻烦，节省了时间。如果将其用于人事档案管理中，可以极大程度地发挥它的优点和长处。并且利用数字化进行医院的人事档案管理，避免了比较麻烦的搬运以及储存工作，在转接相关材料的时也更加便捷、快速、高效。试想一下，如果我们要将一套传统的医院人事档案管理材料进行转移，那么可能需要把几百公斤的资料搬运到另外一个城市，不仅需要花费一定的运输费用，还要承担一定的运输风险；而使用数字化进行医院人事档案管理的话，就可以避免掉这些麻烦。如果想要更改某位职工的信息，在数字化信息管理方式下，只需要在网络上进行操作就可以，这比传统的医院人事档案管理方便得多。

利用数字化、网络化进行人事档案的管理方法，在竞争日益激烈的现代社会中，已经成为许多公司企业甚至是个人的首要选择。数字信息化在医院人事档案管理中的应用，转变了传统的人事档案管理，能提高档案的应用率，促进医院的可持续发展。除此之外，数字信息化管理在管理保存方面也具有优势，不用担心防潮防虫的问题。

运用现代化的信息手段来管理档案，可以直接对相关信息进行删改，节省了大量的查阅时间。在需要查找特定的内容时，可以通过搜索关键词来查找人员相关数据，调出档案后直接进行修改即可，极大减少了翻找档案的时间，提升了工作效率，减少了出现错误的机会。并且信息化人事档案属于电子档案的管理，不需要占用过多的空间进行储存，也不需要浪费太多的人工进行整理，为科室省去了不少的费用。采用硬件处理、云端备份的方法，能够突破寿命限制，延长档案的使用时间。即使硬件损坏，我们也可以通过云端备份来恢复，避免造成损失。此外，还可以采用加密技术，对一些重要的档案进行加密处理，保障档案的安全性和医院档案的隐私性，根据职务和职责划分权限，不同的人员权限不同，在系统内通过账号权限等级的形式分级下达权限，不同阶层以及不同职位的工作人员可以有选择性地对档案进行查阅和更改。例如，人事管理员可以按照实际需要去修改档案，领导干部可以查阅相关人员档案，而普通职工只能查看自己的档案，这样大大提升了工作的安全性和便捷性。

随着科技的发展，会有越来越多的医院转变他们的人事档案管理方式，由传统过渡到现代，由烦琐进化到简单。

世界上没有任何的事情是完美无缺的，数字化的人事档案管理虽然具有很多优势，例如高速、高效、简洁等，但同时也具有很多的不足之处需要我们不断改进和提升，其中最重要的是信息安全问题，这也是众多数字化领域面对的一个大挑战。

随着网络以及信息技术的不断发展，越来越多的人开始熟悉网络，这其中也有很多人会利用网络进行不法行为，想要借此牟利或者损害他人的权利以及隐私。因此，我们在利用数字化信息技术进行医院的人事档案管理时，需要加强数字化信息管理的安全管理工作。

虽然与纸质的文档文件相比，利用数字化信息技术进行管理的人事档案不容易遭到人为或是环境因素的影响，但是容易被人盗取和进行不法利用，造成档案的丢失和泄露。因此，针对此类问题，医院必须肩负好加强数字化信息管理工作，将人事档案进行多次备份，防止出现丢失的问题，同时，对重要的文件进行加密处理、对病毒进行有效查杀、阻挡黑客的侵袭以及其他不法分子的信息盗取。

与此同时，各大医院也必须加强自身的内部建设以及提升员工的思想建设，为全体员工灌输数字化信息技术档案管理的意识，让医院的全体人员认识到数字化人事档案管理的重要性以及其安全的重要性，从而让他们自觉做到维护数字化信息管理人事档案的任务，只有医院的全体员工上下一心、齐心协力，才能够做好医院的人事档案管理从传统到数字化的转变，从而使后续的工作能够顺利进行。

（一）将传统档案管理与数字化融合

在医院日常的人事档案管理工作中，合理利用数字化技术改革传统的档案管理方式。但是传统的档案管理方式和管理系统是数字化管理得以实现的重要基础，因此为了使数字化人事档案管理与传统的人事档案管理系统相契合，就需要在传统的档案管理基础上，建立新型的管理方法和管理模式，将二者逐步融合。首先，需要不断学习新的管理技术和相关的操作知识，加强对相关技术的认知，一旦人事档案管理系统朝向数字化档案管理模式倾斜，那么医院整体的管理工作也会朝向数据化的模式发展，也就需要相关的管理员能够严格把关工作流程，使管理系统得到有序转变。

（二）制定有效的管理制度

在医院档案管理数字化建设中，建立有效的管理制度，不仅对管理工作的有效开展起到决定性的作用，而且还可以规范具体流程。纸质档案的管理受到很多方面的限制，其内容需和相关的数据表相互对应，才能够保障数据的真实可靠。如果在数据录入的过程中不能保证数据对照的精准性，将会严重影响到后续的工作质量，甚至还有可能造成重大的工作误差，

（三）整合医院档案数字化原始资源

科技高速发展时代，档案管理工作的模式也应该朝向更高端的方法发展，通过对现有资源的整合，促进资源高效利用，具体到数字化档案管理，第一要实现对医院馆藏数字化管理，第二是馆藏化管理社会化资源。

医学馆藏数字化管理中应该根据医院的实际情况结合各馆藏研究方向等建立数据库，并在数据库当中纳入相关信息，以得到系统化的管理。这就需要医院首先把现有的纸质版档案收集起来进行数字化技术处理，在数据库中存储，并对数据库进行明确的标注和具体的分类，使其便于查询和整理，方便馆藏之间和工作人员查询、研究、共享。针对医院的一些声像资料的处理，例如照片档案和录音档案等，可以选择把原有声像资料及时进行数字化转换，图片可以通过扫描仪转换为电子版图片，或者直接拍照存储在数据库。为防止档案遗漏、丢失，还要设立调阅制度，调阅之前需经过审核和签字之后才可调阅。

随着科技的不断发展，对于医院来说，将传统的人事档案管理转变为极具现代化的数字化信息人事档案管理是极具有发展的必要的，也是极具有时代精神的，是医院后期努力转变的方向。相较于传统的人事档案管理，数字化人事档案管理具有节约人力、节约财力的优势。因此，有关部门应重视数字化人事档案管理的应用，促进该技术能够尽快融入到医院的人事档案管理工作之中，从而不断提升医院的人事档案管理水平，为医院的可持续发展奠定基础。

[1] 刘冷杉. 数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J]. 办公室业务， 2018（03）：145.

[2] 胡玉娥. 浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J]. 中医药管理杂志， 2011，19（07）：689-690.

[3] 邓翠萍. 数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J]. 办公室业务， 2020（02）：93.

[4] 何阳晨.公立医院人事档案信息化管理的路径探析[J].经济管理文摘，2021（16）：109-110.

[5] 张立超.试论数字化信息在医院人事档案管理中的应用研究[J].就业与保障，2021（07）：117-118.

[6] 仝心.数字信息化背景下医院档案管理的措施探讨[J].文化产业，2021（10）：93-94.

[7] 于天莹.论数字化信息在人事档案管理中应用的重要性[J].办公室业务，2021（07）：97-98.