电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨

高瑞琴

（中国电建集团河北工程有限公司，河北 石家庄 050000）

一、前言

在电力工程企业中，档案管理工作对企业的发展至关重要。档案管理工作比较繁琐而且工作量也很大，在实际工作中，如果可以有效地将档案管理工作的效率提高，实现高效率以及高质量的档案管理功能，那么对电力工程企业的发展会有很大的帮助。目前，随着信息化时代的来临，对于电力工程企业来说，必须要加大对档案管理信息化建设的重视度，创新电力工程企业原有的基础管理，运用现代化管理理念，以及信息化手段，对档案工作实现规范化、科学化的管理，从而提高电力工程的工作效率。

二、电力工程档案管理信息化建设的重要性

1.提升信息质量

档案信息化管理，能够有效提高电力工程企业信息的质量。在电力工程中，通过对档案的信息化管理，使电力工程企业各部门建立起包含所有档案资料的文档库，让企业各部门能够共享信息资源，从而使企业信息质量有了更好地提升。

2.统一企业档案管理

在电力工程中，档案的信息化管理对于企业来说至关重要，档案里记录着电力工程从开始立项到设计，以及组织实施到最后的竣工，全过程中的所有信息都被记录在档案中，能够为其他工作的开展提供一定的数据支撑和参考，所以档案时常会被拿来查阅和取用，这种情况是不能避免的。当前，电力工程企业的档案信息大多数都是由各个部门独立管理的，当主管部门想要了解档案信息的情况时，无法及时以及全面地获取各部门的档案信息。同时，由于各个部门所采用的系统不同，在信息提取与审阅上都有一定的难度。因为系统的不统一，导致企业员工无法对档案信息及时有效的查询和提取。为了解决这一问题，电力工程企业应建立统一档案管理系统，提高档案管理的统一性，促进电力工程企业管理水平的提升。

3.可永久保存档案信息

电力工程企业档案进行信息化管理，可是实现对档案的永久保存。在档案管理中纸质的保存方式无法实现永久保存，特别是在遇到自然灾害时，很容易造成档案丢失。而信息化的档案管理，能够将档案更好地储存，同时，在进行档案查询时也更加的方便，从而使企业对档案的利用率得到进一步的提高。

4.提高档案管理的效率

以前的电力工程档案管理工作都是由人工来完成，它主要包括对工程档案的收集、整理、录入、装订、保管和后期的查阅等，近年来，因为电力工程企业得到了快速的发展，使得档案的内容越来越丰富，并且使用范围也越来越广，单纯依靠人工的方式，已经无法满足目前档案管理要求，而且依靠人工的管理方式，总是会出现失误以及疏漏的情况，导致档案管理工作下降。通过电力工程企业档案管理信息化建设，将电力工程档案全部以数据信息的形式存入数据库，不但可以提高电力工程档案管理工作的效率，同时还可以减少人工出错几率，从而使失误以及疏漏的情况可以得到有效地避免。

三、电力工程档案管理信息化建设中存在的问题

1.信息化水平低

随着信息时代的到来，信息化管理模式已成为档案管理工作的一种新工作方式。但是，由于大多数企业不够重视档案信息化管理，使得档案信息化水平较低，且管理手段落后，给档案资源的共享以及使用造成了一定的影响。纸质档案与电子档案并存是目前档案管理的主要模式，档案管理人员需要运用先进的管理软件以及先进的管理方法，实现一体化管理模式。但是在实际工作中，有些档案管理员则把两者进行分开管理，这种方式容易造成信息丢失或损坏，从而降低检索以及查阅和使用的效率。

2.对档案管理工作重视度不够

在电力工程企业中，首先是部分领导对档案管理认识不到位，对档案管理工作重视不够。其次是档案信息化管理需要多个部门参与，每一个方面都需要专业的技术人才，需要企业内各个部门的人员相互配合，特别是领导的整体协调，领导层在企业发展中发挥着主导作用，但目前部分电力企业的领导认为企业的发展与档案管理工作没有直接的关联，觉得档案管理工作只是文字处理与记录，对企业的经济效益没有任何的作用，所以不重视档案管理工作，更不愿意将大量的人力、物力和财力耗费在档案管理信息化建设中。由于对档案信息化管理存在错误的思想观念，所以导致企业对档案管理工作重视度不够，从而制约了档案管理的信息化建设。

3.档案没有发挥出应有的价值

目前，在我国电力工程建设中，多数企业和工程单位仍然将部门的档案资料进行自主保存，对于档案资料的使用也仅限于向部门内部公开，无法实现数据信息的共享。当领导在做重大决策时，对于工程单位的档案信息以及各部门的档案信息都无法做到及时全面地掌握，难以进行整体及有效的决策，这不仅给企业的决策带来了影响，同时在一定程度上也制约了电力工程企业的发展，无法发挥档案信息应有的价值。

四、加强电力工程档案管理信息化建设的措施

1.建立完善的档案管理制度

在电力工程企业档案管理工作中，要制定完善的档案管理制度，规范各相关岗位以及部门工作的执行效果，将档案管理岗位的工作内容、工作流程和工作标准做进一步的完善。同时，要制定出用人标准，并且在员工的激励机制以及培训体系和工作评价体系方面都要健全完善，通过对各项工作内容的规范和优化，使得相关工作人员能够顺利地开展此项工作，把制定完善的有关制度内容落实到实际工作中，避免所制定的制度出现虚化和形式化问题。要加强制度的执行力，提高制度的权威性以及人们对制度的敬畏心理。要全面落实责任制管理，把档案管理工作的责任落实到每一位负责人身上。要提高相关工作人员的工作责任感，对于档案资料的收集与整理、保存与使用要有着较强的规范操作意识，使制度化管理可以有效地实施，促进档案管理工作的顺利进行。

2.提高管理人员的综合能力

就档案信息化管理而言，要求档案工作人员具有丰富的档案管理经验，同时还要熟练掌握计算机技术。因此，电力工程企业要重视档案信息化管理，要让每位档案工作人员了解档案信息化管理的重要性，帮助员工转变管理观念。企业可以把信息化管理的能力以及计算机操作的水平纳入员工的考核中，使员工充分了解信息化管理技术的重要性，从而有效调动员工学习新科技的积极性。同时，电力工程企业还要定期对员工进行培训和学习，熟练掌握企业信息化建设中应用的先进技术，还可以参照其他企业的成功经验，并有效地运用到自己企业当中。

3.建设监督考核机制

在电力工程企业档案管理中为了加强信息化的建设，需要建立科学合理的考核奖惩机制。为了有效地保护每个员工的切身利益，建立一个良好的管理人员考核体系，对表现优秀的员工要给予奖励，对于工作不认真，态度不端正，工作中总是出现失误的员工要给予一定的批评和惩罚，要真正做到公正合理。科学化的考核体系能有效调动每个员工的积极性，提高档案管理效率。为此，有必要建立监督考核制度，制定相应的处罚制度，同时还要保证监督考核真正做到公平公正，奖罚分明。

4.完善档案管理的系统性

在电力工程的档案管理工作中的系统性主要指对档案管理工作实施统一标准。由于电力工程档案在电力工程生产施工和运行过程中具有很大的指导意义，所以要严格按照统一的标准执行档案管理，这对施工人员在查阅档案时起到了有利作用，通过及时记录和查询档案管理文件，可以及时发现管理及施工中存在的问题和缺陷，并且在后期评估和确定工程质量时，可以通过有关档案的记录对此提出有效的改进措施以及有针对性的建议，在查找档案时因为档案的统一性能够及时准确地提取所需案卷。此外，标准化的档案系统还可以存档不同工程类型的档案并对档案分类，从而使电力工程档案管理系统化程度有进一步的提升。只有采用科学的方法对档案进行分类整理归档，才能保证对电力工程中复杂的档案信息进行有效的管理，才能更好地发挥其作用。

5.加快档案信息化管理步伐

在电力工程企业档案管理中实施信息化建设，可以提高工作的效率，并且可以更加方便、快捷地查询档案信息，利用网络随时可以对通过权限调阅档案信息，突破了时间和空间的限制，使工程建设管理和决策更加高效。电力企业应加快档案信息化管理的步伐，只有这样才能做到与时俱进。在施工过程中，企业会产生大量的纸质档案和电子文件，且有关档案管理人员要及时收集这些信息，并确保电子文档的完整以准确，根据有关规定对档案实施分类归档，并且将纸质的档案进行数字化或者扫描成电子文档统一管理，既保证了档案信息的完整性，又提高了检索和利用效率，同时还实现了部门间档案资源共享，促进了部门间的合作，使企业各项工作都能够顺利开展。

五、结语

电力工程企业中的丰富科技资源以及知识信息都在档案中记录着，电网建设项目的建设状况能从真实的档案资料中反映出来。随着信息时代的到来和电力体制的深化改革，档案管理中所蕴含的丰富而巨大的信息价值被人们认识和发现，进一步促进档案管理系统的不断完善，也给档案信息实现资源的共享和资源的交换提供了有力的支撑。对电力工程档案管理信息化建设实施统一管理，使档案管理工作更加规范化，从而从整体上提高了档案信息化管理的水平。