新时期高职档案管理信息化建设方法分析

襄阳汽车职业技术学院 王 婷

高职院校的档案资料能够真实地反映出高职院校在日常管理经营方面的各种状况，在高职院校未来教育策略以及发展战略制定上发挥着非常重要的作用。新时期，随着移动互联网的飞速发展，高职院校需要紧跟时代潮流，充分利用互联网带来的各种信息技术优势，进一步推动高职院校档案管理信息化建设，充分发挥档案资料作用价值，推动高职院校实现更进一步的发展。

一、加强高职院校档案管理信息化建设的必要性

高职档案管理是一项典型的技术性工作，新时期，在大数据技术、云计算技术等先进信息技术广泛应用普及的背景下，必将会对高职档案管理信息化建设带来全面的发展机遇，通过应用上述先进的信息技术，将会对高职院校档案工作的开展，比如档案编目、检索等带来全新的影响。对于高职院校档案管理部门而言，看似只负责简单的“信息收集与存储”，但是实际工作开展却非常的复杂，如包含各种学术研究、编史修志、个人取证等内容，因此在高职院校运营发展方面起到了非常重要的推动作用。在传统高职档案管理工作模式下，档案编目、检索加工主要依靠人力进行，实际工作效率低下，还很容易受到人为失误因素的影响，已经无法适应当下信息社会对档案管理的要求。因此，必须进一步推动高职院校档案管理信息化建设，从而提升档案信息检索编目效率，还能够根据用户个性化信息需求提供针对性的档案信息，甚至还能够从海量的档案信息处挖掘出最具有价值的信息，全面满足用户对档案信息快、精、准的要求，提高高职档案管理质量。

二、新时期高职档案管理信息化建设存在的问题

（一）基础设备设施有待进一步完善

从高职档案管理信息化建设发展现状来看，相应的信息化基础设施仍有待进一步完善，很多高职院校在进行档案管理的过程中，多是采用一些最为基础的信息软硬件设施，比如计算机、打印机等，因此实际档案信息化管理水平非常的有限，在实际管理时，仍以人力为主，由此说明高职院校未来在档案管理信息化建设方面依然任重而道远。此外，尽管一些高职院校认识到了档案管理信息化建设的重要性，通过加大资金支持力度引入了一些比较先进的软硬件设施，有效提升了档案数字化管理水平，但这种档案管理信息化建设仅局限于院校内部，无法与校外进行互联，难以实现资源信息共享，限制了档案信息化管理质量的提升，相应地，先进信息软硬件设施也没有得到充分的运用，实际应用效率比较差，最终对于高职院校档案管理信息化建设带来了非常严重的影响。

（二）人才与建设需求不匹配

如今，随着互联网络的飞速发展，各种信息技术层出不穷，比如大数据技术、物联网技术、云计算技术等，再加上各种智能信息设备的不断涌现、5G 技术正式投入商用，人们迎来了一个“万物互联”的信息化时代。这必然会对当前高职档案管理信息化建设带来一场全新的发展机遇，各种先进的信息技术以及设备将会应用于高职档案管理信息化建设中。在这一背景下，高职档案管理工作人员的信息化能力与水平也面临更高的要求。相应的档案管理人员不仅需要具备过硬的档案管理学知识，熟悉档案管理流程与方法，同时其本身还应有着良好的信息化素养，能够很好地学习掌握最新的档案管理信息化技术，在短时间内就能掌握先进的档案管理信息系统操作技巧。但从当下高职档案管理人员分布来看，很多人文化程度相对较低，信息化素养低下，难以充分适应当前高职档案管理信息化建设环境，最终阻碍了高职档案管理信息化建设前进的步伐，难以发挥出信息化建设在高职档案管理中的价值。

（三）缺乏完善的档案管理制度

规范的制度是推动相应工作顺利开展的保障，当前高职院校在实际开展档案管理信息化建设过程中，依然缺乏完善的管理制度，导致档案管理工作开展随意性大，档案管理流于形式，相关电子档案缺乏统一格式，难以发挥档案管理中信息化技术的重要作用。此外，档案管理缺乏完善的工作考核机制，考评体系已经不再适用于当前的档案信息化管理，最终严重限制了高职院校档案管理作用价值的发挥。因此，高职院校在档案管理建设中应注重制度化体系建设，才能从根本上推动高职院校档案管理信息化建设实现更好的发展。

（四）信息技术应用不足

尽管当下高职院校在档案管理方面已经引入了很多信息技术，但尚未形成一个完整的信息化技术应用体系，缺乏一个公共的档案信息化管理平台，难以实现信息化共享。对大数据技术、云计算等当前最为先进的信息技术应用不足，最终阻碍了高职院校档案管理信息化建设。此外，当前高职院校安全信息技术应用也比较薄弱，没有做好安全防火墙的应用，安全系统病毒库长时间不更新，没有后台备案技术，一旦数据丢失将难以找回。

三、新时期高职档案管理信息化建设方法

（一）从基础设施建设入手，完善高职档案信息化基础设备设施建设

高职档案管理信息化建设离不开完善的基础硬件设备设施的支持，并且档案管理本身内容众多，因此实际信息化建设也不仅包含一些基本的机房计算机、打印机等硬件设施设备，同时还应有完善的通信网络，需要专门的服务器、防火墙等软件设备设施，从而才能够更好地推动高职院校档案信息化建设工作的开展。因此，高职院校需要加大投资建设力度，增添档案信息化建设软硬件设备设施。如果实际条件允许，还可以开发一个专门的高职档案管理信息系统，实现高职院校档案的统一管理，不断提高档案信息的利用效率，促使档案信息化管理水平得到显著提升。除此之外，档案信息化管理还离不开高速的网络支撑，因此在实际建设过程中，高职院校还应建立起完善的档案管理网络，在校园内部设置专门的局域网，既能满足高职档案实现信息化管理，实现档案信息的资源共享，又能有效保护档案信息安全，提升高职院校档案信息化管理水平。

（二）从人员培训入手，构建优秀的档案信息化管理人才队伍

随着高职院校档案管理信息化建设的不断推进，其对于档案管理工作人员的信息化操作能力也提出了更高的要求。因此，高职院校需要注重做好优秀的档案信息化管理人才队伍建设。首先，通过从外部引进专业的档案信息化管理人才，提高人才准入门槛，保证人才能够更好地胜任档案信息化管理工作。其次，从内部入手，做好在职工作人员的档案管理信息化技术能力培训工作，在具体培训过程中，注重理论结合实践，开展有针对性的操作技能培训，从而确保工作人员能够熟练操作各种信息化设备，有效提升工作人员的档案信息化管理能力。最后，为有效激发档案管理相关人员的工作积极性，还可以结合档案管理规范和高职院校行政管理要求，建立完善的绩效考核制度，考核内容重点关注档案管理信息化建设的开展进度，量化考核结果，并将考核成绩作为晋升和职称评定的依据，针对相关人员做好全面的评估考察，确保高职档案信息管理建设工作能够有条不紊地开展。

（三）从管理制度入手，构建适应高职档案信息化建设的科学管理体系

没有规矩，不成方圆。在高职档案管理信息化建设过程中，还应通过建立完善的档案信息化建设管理规章制度，从而为相应建设工作提供良好的指导。高职院校需要对相关档案信息化管理制度及方法进行充分的了解，并以此为依据，提升建设目标设置的规范性，统一电子文件和信息的传递方式，促进校园网与相关档案系统之间实现互联互通，提升信息传递效率，实现档案资源共享，提升档案资源利用率。与此同时，还应构建高职院校档案信息采集、利用及安全防护的相关制度，不断增强档案管理人员的档案信息管理安全意识，注重保护隐私权，有效防止信息泄露，确保高职院校档案信息化管理能够规范安全地开展。

（四）从信息技术应用入手，加强高职档案信息化建设信息技术的应用

互联网时代衍生出了多种先进的信息技术，比如云计算技术、大数据技术等，因此高职院校需要在推动档案管理信息化建设的过程中，抓住机遇，加强先进信息技术的应用。例如通过应用大数据技术，建立档案信息中心核心数据库，为档案信息化管理提供良好的平台支持，在此基础上，建立大数据服务分析系统，通过实现档案数据云服务、档案数据综合查询等功能，从根本上提升高职档案管理信息化水平。在实际应用大数据技术时，还应充分借助大数据收集、存储等方面的优势，比如充分利用基于大数据的Hadoop、HDFS功能，确保档案数据信息收集的全面性。通过SQL 等技术，实现对档案数据信息的压缩、抽取，提高档案信息化管理效率，推动高职档案管理信息化建设实现更好的发展。

此外，在保险档案信息安全方面，可以引入“下一代防火墙（Next Generation Firewall）”技术，该技术对于病毒防范性能更强，还能够更好地应对来自应用层的病毒的恶意攻击，更好地保护高职院校档案信息数据安全。

综上所述，高职院校档案管理信息化建设是一项系统复杂的工作，在实际建设过程中，需要从多方面着手，比如人员培训方面、基础设施建设方面、规则制度完善方面等，从而更好地推动高职院校档案管理信息化建设水平不断提升，有效提升档案资源利用率，为高职院校运营提供更好的指导。