规范财务档案管理提高财务管理水平的作用研究

赵宇霞

摘要：随着我国经济的加速发展，带动了中小企业的蓬勃发展，财务在公司运营中的重要性也日益凸显出来，如何有效规范地进行财务档案的管理，将财务档案管理与财务管理水平的有效提升挂钩，引起了越来越多企业的重视，本文就如何规范财务档案管理提升财务管理水平进行讨论，为企业财务管理工作提供指引与参考。

关键词：财务档案管理;财务管理;有效策略

1 引言

随着企业的不断发展企业内部对财务管理方面也越来越重视，尤其是近年来很多企业都在开始关注企业财务档案管理工作，也在逐渐的开始落实，但是由于受多种原因的影响，落实的效果并不理想，还存在着很大的完善空间。

2 财务档案管理分类

财务档案指的是相关的工作人员或部门在工作的过程中产生的相关数据档案。财务档案管理主要是对账簿和会计报表进行规范和科學的管理。财务档案的特点是稳定、专业和严谨。金融文件不光是有纸质的形式，还有电子的形式。随着当下越来越多单位信息平台的完善和改进，当下有越来越多的单位开始将纸质档案数据向电子档案发展，因此在当下档案种类也在向着现代化和多元化的方向发展。除此之外，从文件的归档时间的角度来分析，档案还可以分为一般性的常规文件和永久文件。由于在之前的工作中，我国很多单位都缺乏相关的数据电子化的技术，因此有很多的单位重要信息数据依然是简单的纸质形式，当下很多单位开始通过数字平台将单位中之前的纸质化信息和档案进行数据化，最终实现财务档案的存储和链接的数字化。通过数字化平台，财务信息数据可以转化为电子数据，便于存储，更好地实现会计档案信息的利用和共享。

3 财务档案管理问题和现状

3.1 财务档案管理的重要性认识不充分

受传统企业管理的模式限制，大多数企事业单位对财务档案管理的重要性未有充分认识，在进行财务档案管理工作过程中，仅仅考虑纸质档案保管层面的问题，未能将财务管理工作与财务档案管理相结合。档案毁损丢失现象较为常见，使单位丢失了很多数据资料，对整体业务的评估缺乏支撑力，同时档案只是形式上的归档储存，未根据资料内容与可使用方向进行归档及数据汇总，造成了数据真正意义上的“闲置”，这对企业来说是最可惜的地方。

3.2 缺乏健全的管理制度

在企业中具备一个健全的财务档案管理制度以及相应的科学管理方法是维持档案管理工作正常进展的关键，但是大部分的企业并没有具备健全的财务档案管理相关体系和制度，不仅缺乏细节具体的财务档案管理操作流程，甚至连财务档案管理工作的基本轮廓也不够完整，导致在企业实际的财务档案管理过程中工作流程比较随意混乱，对于各类财务资料的管理也不具备系统性和规范性，不仅财务档案管理工作中常常出现问题，而且发现问题后找不到相关的负责人，大家相互推脱责任的现象屡屡发生，不仅不利于企业资金的合理化利用，同时也会影响企业的经济效益。

3.3 财务文件内容缺乏真实性

在当下的工作中存在着一个很大的问题，那就是很多单位都没有重视其财务档案管理工作的重要性，因此缺乏完善的工作机制，在工作中没有及时记录，而是盲目进行财务档案管理。造成这个问题的主要原因是很多人认为财务档案是过去式，其对以后的工作没有什么作用，导致没有重视财务档案管理工作，这也是影响当下财务管理工作质量的主要原因。

4 规范财务档案管理，提高财务管理水平的措施

4.1 重视财务档案管理工作

思想决定意识，意识直接影响行为，只有真正认识财务档案管理工作的重要性，才会通过切实措施来改善其管理效果。单位的一把手要对财务档案管理的重要性有全面的认识，才能带头将这项工作落到实处，起到带头作用。对财务档案的重视程度，从侧面可以反映对财务数据的重视度，一把手对财务档案管理的重视，能够在财务部范围内营造较为积极的工作氛围，同时可以提升其他部门的配合度。同时一把手也要对财务档案管理工作提出自己的要求，一把手或者总经理对整个企业的运营负责，需要强有力的数据支撑才能作出有效的判断，带动企业快速发展，而这些数据都是财务档案的范畴。

4.2 有效利用信息技术，满足档案管理信息化发展

行政事业单位的档案管理工作，想要满足现代化发展需求，并保障其有效性的同时，就应在单位未来发展当中，实现财务档案管理的信息技术化发展，进而把信息技术渗透到实际的财务档案管理的各项工作当中，由此进一步增强财务管理水平。首先，要强化财务档案管理工作者信息技术意识，确保其能够掌握先进信息技术的应用方法，在将这些技术应用在财务档案管理中，这样能够进一步提升工作质量和效率。其次，针对当前财务档案管理要求，优化和改善财务档案管理工作的网络设施，进而满足财务档案管理的信息化发展需求。

4.3 建立完善的财务档案管理制度

企业中任何一项工作的进展都离不开相关规章制度的约束，只有在科学合理的制度下进行工作再能保障工作的可持续性以及有效性，企业财务档案管理工作也是一样，必须建立符合本企业财务档案管理的相关制度才能促进财务档案管理工作的顺利进行和持续管理。在实际的财务档案管理工作中所涉及到各个方面的信息内容非常繁杂，这也给财务档案管理工作带来了一定的难度，所以企业更应该制定完善的财务档案管理制度来进行相关工作程序以及工作内容的规范，让财务档案管理工作能够有序的进行。对于财务档案管理人员的工作必须进行岗位责任制，将每个岗位的工作内容和所承担的责任都进行明文规定，同时也要将工作的具体流程进行细分，以此来避免问题出现时大家相互推脱责任的问题。在国家相关的标准下来进行财务档案管理工作中的档案收集、整理以及移交和归档等方面的具体内容的工作制度的制定。

4.4 加强财务管理人员的专业技能考核

会计是直接面对单位财务工作的工作人员，会计工作人员质量的好坏直接影响着单位的发展，所以要想促进单位的进步和发展，就要加强会计工作人员业务能力的培训。单位可以不定期举办培养会计工作人员专业技能和职业素养的活动，让品德和技能都很优秀的员工上台进行讲话，将自己工作的技巧或者对待工作的态度讲给其他会计听，让他们在耳濡目染的过程中加强自身的修养。

5 结束语

总而言之，在科学技术迅速发展的背景下，要想规范财务档案管理来提高财务管理的水平，就要充分认识到其存在的现实问题，重视财务档案的管理工作，并通过思考实践以及利用信息技术去解决这些问题，提高管理人员的素质，进而提高财务管理的水平。

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