信息化时代高校财务档案管理创新研究

周莹莹

[摘 要]随着信息化进程的深入推进，高校能够更加便捷、高效地开展财务档案管理工作。但是，实际上高校在开展财务档案管理工作时，没有合理应用信息技术，且在应用过程中出现了一些问题，严重阻碍了高校财务档案管理发展进程。基于此，本文将针对信息化时代的高校财务档案管理进行简单阐述，并结合相关实践经验提出一些创新建议，旨在推动高校财务档案管理工作有序开展。

[关键词]信息化时代;高校;财务档案;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.032

[中图分类号]G647.24[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）22-00-02

0     引 言

新形势下，高校信息化建设工作越来越受到各界人士的关注。财务档案管理作为高校日常管理的重要工作内容，在信息化建设过程中，高校应加大投入力度。2006年，由中华人民共和国建设部办公厅颁布的《全国档案事业发展“十一五”规划》提出，将档案信息化建设作为战略任务布置。高校在开展财务档案管理工作时，要充分利用信息技术，制定风险防范措施，加强财务档案信息化管理。

1     信息化时代高校财务档案管理的特点

1.1   专业性

财务档案管理最显著的特点就是专业性。其中，财务档案包括财务收据票据类以及学校内部的收支管理类。例如，奖学金助学金发放收据、行政事业单位往来款票据、科研经费支出收据、办公用品支出收据等;财务核算专业凭据。例如，教职工的节日福利、工资发放表等。这要求财务档案管理人员必须具备扎实的专业知识，进而高效处理学校财务信息。

1.2   政策性

对于高校来说，财务档案管理工作非常重要，从档案材料的收集到最后档案的销毁都需要按照相关规定操作。加强档案信息化管理，虽然有效提高了档案运用效率和质量，但如果出现信息安全问题，将带来无法预料的后果。另外，高校开展财务档案管理工作需要与时俱进，根据国家政策的要求及时调整管理模式。比如，实施“营改增”后要注意专用发票的使用，在管理财务档案、制定报销制度时要参考新的政策规定。

2     信息化时代高校财务档案管理现状

2.1   管理方式单一

高校的财务档案记录着学校每一笔支出和收入，涵盖了日常生活的开销。如果数据混乱，将无法在后期对以前的数据进行全方位分析，严重阻碍现阶段的财务管理工作。尤其是目前开展的财务档案管理方式比较单一，无法发挥信息化作用，很多环节依然采用人工计算方式，这样不仅效率低下，还容易出现问题。另外，保存档案的方式单一，如果出现数据丢失的情况，将造成非常严重的后果。

2.2   管理水平不高

高校财务档案管理工作涉及的内容非常多，比如，日常开销、科研费用、学生学费、国家投入资金等。但由于发展时间短，在开展财务档案管理工作时，无法充分利用先进的信息技术，导致数据分析出现了一定的偏差。另外，学校搭建的财务管理系统存在较多漏洞，如果受到黑客攻击，可能出现保密信息泄露的情况，严重威胁高校财务安全。

2.3   管理意识有待提升

在信息化时代，高校财务档案管理意识淡薄，在很大程度上阻碍了信息化发展。尤其是部分财务人员的观念意识守旧，没有充分认识到信息技术的重要价值，并抱有消极态度，导致高校财务档案管理信息化建设受到一定的影响。

3     信息化时代高校财务档案管理创新策略

3.1   合理运用信息技术

首先，充分利用信息技术，通过互联网开展数据处理工作，并通过办公软件高效收集数据信息，改变传统人工手写、调查的方式。其次，加大对硬软件设备的投入力度。想要促进财务档案管理信息化建设快速发展，就需要采购相应的硬件存储设备、操作系统，为建设智慧校园奠定良好的基础。再次，与专业的信息技术企业合作。在选择供应商时，要遵循宁缺毋滥的原则，在确保质量的基础上尽可能减少成本投入。最后，利用云计算技术。高校在开展财务档案管理工作时，可以利用计算技术减少管理成本，实现“云端”操作。

3.2   建立完善的信息服务体系

信息服务体系的完善性，直接关系到财务档案管理效果。高校在创新优化信息服务体系时，一定要充分考虑内外界的影响因素。通过制定完善的信息服务体系，让每个人都能将自己的数据上传到学校信息服务系统中，进而大大提高工作人员的效率，且以个体为主上传数据也更加便捷、安全。此外，还要完善相应的管理制度。首先，明确建设目标，确保所有工作人员的工作内容、操作行为以及执行政策有明确的规范条文;其次，制定合理的监察制度，实时监察高校财务档案内部网络情况，及时消除潜在的安全隐患;最后，强化财务档案管理人员的服务意识，使他们在做好本职工作的基础上尽可能提供多元化的服务，同时不断提高自身的服务水平，为完善信息服务体系贡献一份力量。

3.3   优化人力结构

首先，明确相关人员的权责范围，并细化每位员工的工作内容，将责任贯彻落实到个人。同时，还要制定完善的内部管理措施，充分体现人力系统的规范性。其次，根據信息化建设的实际需要设置对应的岗位，充分利用信息化建设资源。再次，加强财务管理人员与档案管理人员的沟通交流，使高校各部门人员共同开展财务档案管理工作，同时要优化激励制度，充分调动工作人员的工作热情。最后，积极引先进的信息化专业人才，并对现有人才定期开展培训，制定严格的考核制度，确保信息化建设顺利开展。

3.4   建立有效的反馈机制

在信息化时代，反馈机制变得越来越重要。比如，如果在开展财务档案管理工作时出现问题，高校管理人员在积极听取广大师生的意见之后及时改正，则能够有效避免很多问题发生。在新时代背景下，高校还要进一步完善信息档案管理系统，为高校财务档案管理工作提供重要支持。特别是对于高校来说，完善的反馈机制可以进一步提高财务档案的管理水平。

3.5   进一步优化信息档案处理流程

高校在开展信息化财务档案管理时，必须优化档案处理流程，进而有效防控风险，推动财务档案管理信息化建设。目前，在信息化时代高校要充分利用大数据、云计算、人工智能等先进技术，优化档案处理流程，明确数据收集的来源、数据处理的模型、需要遵循的规章制度等，做好每一个环节的监管工作，这也是确保高校财务档案管理能够实现信息化发展的核心要求。

4     结 语

在当前全球一体化背景下，高校在开展财务档案管理时，要正确认识信息技术，并利用高素质、高水平人才做好财务档案信息化管理工作。作为目前管理工作的必然方向，管理信息化对高校后期的发展具有很大影响，因此，相关人员要积极探索高校财务档案信息化管理措施，制定完善的规章制度，进而促进高校可持续发展，为我国培养更多优秀的高素质人才。

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