如何做好企业文书档案工作

甲春

摘 要： 档案是由文件转化而来的，可以说文件是档案的前身，而档案是文件的归宿。企业档案是对企业各项工作的真实记录，是企业得以健康持续发展的重要依据，不仅具有现实指导作用，而且还能够为查考历史提供重要的凭证。因此在当前企业发展过程中，需要重视文书档案工作，有效的提高文书档案管理水平，确保文书档案信息的准确性和长效性，使其更好的服务于企业。

关键词： 企业;文书档案;制度建设;管理现代化;归档

【中图分类号】G272.2     【文獻标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.279

文书档案是企业发展过程中形成的具有保存价值的重要文件，对于企业发展具有重要的参考作用。近年来，文书档案工作模式发生了较大的变化，因此需要重视文书档案管理，保证文书档案信息的有效性和及时性，使其能够更好的与企业的发展需求相适应，为企业的发展发挥出重要的作用。随着中国市场经济的日渐完善，企业改革的不断深化，文书档案管理环境的变化，作为企业管理重要组成部分的文书档案工作，必须适应新的形势，与时俱进，适时调整工作思路。笔者试从阐析企业文书档案工作的特点与意义出发，进一步探讨新形势下企业文书档案工作应如何使其规范化、标准化，充分发挥其作用，为企业生存与发展服务。

1 什么是文书档案

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定，目前我们使用和形成的文件主要有：报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外，文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据，如果有档案可查，许多问题就可以迎刃而解，工作也可以顺利进行。事实证明，随着时间的推移，文书档案的作用越来越大，档案保存的时间越久，作用也就越大。此外，它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。

2 文书档案的收集整理

在文书档案资料的收集整理过程中。一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动，具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如：上级行政部门及主管单位的来文：反映本单位各项工作活动，具有参考利用价值的文件材料，等等，这些都属于文书档案资料的收集范围。做好文书档案的收集整理工作是十分重要的，它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中，一定要认真、仔细、不怕麻烦，力求做到不遗漏任何一点有用信息，只有这样才能完整地收集文件、材料，使文书档案具有完整性、规范性。在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心，认真办事的工作态度，具备一定的档案专业知识，同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作，使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视，是做好文书档案管理的关键。因此，在平日工作中勤请示、勤汇报，争取领导的关注与支持;勤动手，经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料。向领导汇报。

3 文书档案的现代化

现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识，应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展，文书档案管理也面临许多问题，例如文件和档案数量越来越多，管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要，只有实现文档管理现代化。才能有效地解决管理中的一些难题。

3.1 掌握现代化技术，利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主，而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术，迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识，又掌握新技术的人才。档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，注重对计算机知识、信息技术的学习掌握，努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。

3.2 利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐，效率不高，而且费时费力，只有引进现代化技术，才能使文书档案的整理工作上一个新台阶，这是历史的趋势。文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：（1）用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等;（2）利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件;（3）利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。因此，为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换。减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究，进行文书档案管理的综合化、现代化管理。

4 文书档案的保密与利用

长期以来由于各级档案人员的重视，文书档案的保密工作做得较好，但在利用方面效果不太理想。如：部分档案得不到充分的利用。造成了档案资源的浪费：领导对档案收藏情况不了解。不能及时有效地利用档案。导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果巾体现来，等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好，是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新，有所突破。把死档变成活档，把文书档案真正利用起来，发挥它应有的作用。保守国家机密是每个公民应尽的义务。更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，文书档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时。切实完善工作职能，为领导决策服务。机密档案应该保密，但保密的目的之一是利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的;但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限制地扩大开放利用范围，则也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。首先，要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提，是开放文书档案工作的一个重要环节。其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次，要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用档案。

5 文书档案存在的问题与对策

一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍，有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓，导致很多文书档案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合规定，造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门，由于不重视文书档案工作，所以，文书档案的管理人员大多沒有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训。也是形式单一，次数有限，内容陈旧，并不能及时更新档案管理理念，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效地提高档案管理的水平。

6 争取领导重视是做好文书档案工作的前提

要想取得领导对文书档案的重视，需要文书档案管理人员要努力提高自身的专业素质，热爱本职工作，能够忠于职守，吃苦耐劳，在工作中充分的发挥主观能动性，从而让领导满意，为企业的发展提供优质的服务。同时还要加强文书档案的宣传，进一步增强企业领导的档案意识。在日常工作中，档案人员需要及时向领导汇报文书档案的各项工作，同时做好文书档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使其意识到文书档案工作的重要性。二、加强档案制度建设企业在文书档案工作中，需要进一步建立健全档案规章制度，遵循档案法及企业的实际情况来制定与企业档案工作相适应的规章制度，进一步对档案工作制度进行完善，确保各项制度的有效落实，为文书档案收集、整理和保管等工作制定一系列办法，及时对原始档案进行收集，并理顺归档程序，避免档案资料出现丢失和毁损的问题。

7 重视文书档案资料的收集工作

企业无论是专职档案人员还是兼职档案人人员都需要对档案资料收集工作给予充分的重视，扩大档案收集范围，特别是对于一些重要会议、重大事件、重要研究成果、科研项目等档案资料更要及时进行收集。同时还要增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力。在文书档案收集工作中，各部门之间还要加强协作，档案人员要做到嘴勤、脚勤和脑勤，确保档案收集信息渠道的通畅性，侧重于收集能够体现企业发展阶段的资料，从而为企业各项工作的顺利实施提供重要的参考，更好的发挥档案部门在企业经济发展中的重要参谋作用。

8 做好收发文的登记工作

在实际工作中，需要根据收发文件的不同种类来分别进行登记，单独使用一个收文登记本，对于红头文件，在收文时需要对收文日期、收文号、机密等级、来文单位及文件号、标题及数量等进行列明，最后还需要分别交各主管领导进行阅示，对于需要在企业内部进行宣传的文件，需要对承办单位、收件人及归档时间进行详细记录，为全程跟踪提供有效的便利。另外，还需要做好备案登记，备案可以在每季度或是半年做一次，并在年终时将备案表装订成册，使其形成一本档案明细账。

9 实施文档管理现代化

当前文书档案管理中已普遍运用计算机管理，而且文件形成、运行、积累及转换等各个环节都与自动化办公有效的实现了衔接，这就需要文书档案管理人员要有效的掌握现代化管理技术，并与自已的岗位工作有效的结合，确保业务素质的提升。一直以来纸质档案整理工作都较为繁琐，档案人员劳动强度较大，利用计算机技术来对文件进行整理，有效的提高了工作效率，而且计算机检索更为方便快捷，使文件归档工作中人为因素影响较小，实现了整理的真正简化，并进一步深化了检索的目的。

10 遵循归档原则

就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制;在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性;归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全;在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。

11 提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案工作的质量与文书档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，还应该全面提高文书档案管理人员的综合素质。所谓的综合素质，主要就是指文书档案管理人员不仅应该具有较强的专业素质，还应该具备积极向上的思想意识，较全面的前瞻意识等。

结束语：目前文书档案管理工作加快向科学化和现代化的进程，这不仅有效的提高了文书档案工作的效率和准确性，而且进一步提升了文书档案管理的水平。在这种情况下，文书档案管理人员更需要不断充实自已的专业知识和专业素养，在工作中勇于奉献，提高档案服务意识，在文书档案工作中不断进行创新，从而使档案更好的服务于企业的发展。

参考文献

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