新时期房地产档案管理的特点及优化对策

余丹丹

摘 要：随着经济的发展和社会的进步，现代房地产企业的战略转型和管理精益化、信息化、数字化、知识化发展趋势迫切要求房企的档案管理必须以企业知识管理为导向转型，而工程档案更是工程项目管理的重要核心组成部分和重要企业知识构成。然而，如何做好全面精益的专业高效的档案管理，是迫切需要解决的问题。在现代房地产企业面临的新形势下，档案管理新理念新原理认知，尤其是基于房地产企业知识管理的全面档案管理体系和机制的全面研讨，房企档案管理的专业科学工具方法应用和操作精益化实务的研讨，快速提升、改进房地产开发企业各级各类档案管理专兼职人员的专业化、职业化和标准化、规范化、高效化水平，为房地产企业全面系统建立基于企业战略发展和企业知识管理为导向的专业化。

关键词：房地产;档案管理;特点;优化对策

引言

随着我国物权法的颁布实施，社会各界对房地产等大宗不动产交易的重视不断提升，这对房地产档案管理提出了更高要求。而且，在房地产现实交易过程中，房地产的手续和法律文书日益复杂、手续繁琐，使房地产档案的管理使用存在现实困难，这更加提升了管理者和使用者对房地产档案信息化建设的重视和关注。从这个角度来看，如何有效地提升房地产档案管理的信息化水平，提升房地产档案管理使用效率和安全性，是房地产档案管理需要深入探讨的重要课题。

1新时期房地产档案管理的特点

房地产档案有其一般档案的共性，也有其特殊性。一是综合性强，范围与内容广。从归档范围看，有前期准备过程中形成的材料，包括可行性论证、勘察设计等;有建设过程中形成的材料，包括施工建设、竣工验收、交付使用等;有服务过程中形成的材料，包括销售、售后等。从档案内容看，涵盖了文书档案内容、工程技术内容、经济核算内容等。二是关联性强，归档时间跨度大。房地产档案的归档时间较长，时间跨度较大。一个普通的单体项目，从立项、决策等前期工作到施工建设、竣工验收、销售及售后服务，要经过两年左右时间，分期分批开发的综合项目时间则更长。每个项目的资料，不论是哪一年形成的，都必须归到该项目的房产档案中，不受时间限制。三是资料来源广，归档涉及部门与人员多。

2新时期房地产档案管理的优化对策

2.1创建及完善档案的收集功能

档案管理人员要拓宽知识面，做到熟练掌握现代先进技术，并将其应用于房地产档案信息的收集工作中，不断创新工作方式方法，既做到质的提升，又有量的变化。通过熟练掌握计算机技术、音频技术，对档案信息进行包装护理，既让档案的质量得到有效的提高，又可以使档案的内容更为生动、形象、直观，更易于为客户所接受，也便于归档、整理、查询。要不断拓宽档案信息的收集渠道，多角度、多层面开展档案的收集工作，做到档案资料的完整性和丰富性相统一。重视档案的开发和利用，提升档案的价值。要把档案资源的开发与推广利用作为档案管理工作的重要一环，给予其足够的重视，使档案的价值得到充分的展现，并保持持久不衰的生命力。要建立开放式的资源平台，方便政府、企业或者个人的查询，在档案管理中充分运用网络技术的优势，达到档案资源共享的目的，从而实现档案资源的有效开发，档案的价值也在这一过程中得到最大化。进一步完善房地产档案的查询系统，建立方便快捷高效的档案检索查询系统，建立分门别类、多层次的检索体系，方便用户的查询，提高工作的效率。

2.2调整知识结构，提高工作人员的素质

房地产档案管理工作是一门管理科学，开发企业领导要进一步转变观念，高度重视档案管理的重要性，牢固树立起“抓档案管理，就是抓经营促发展”的理念，把档案管理作为一项基础性、常态化工作，纳入单位工作的重要日程。将档案工作提前到实践的初期阶段，从源头上把握，主动介入、实时征集，确定归档的范围及要求，细化归档操作流程，及时、全面地将社会主义伟大实践的决策、参考、实施过程和关键资料档案化;工作过程要贯穿一个“实”字。“实”就是真实、扎实、踏实，做好过程把控。就是要把控好实施过程中档案管理的关键环节，建立工作网络，制定管理制度，规范开展档案收集、整理，将档案管理责任落实到部门、落实到个人，适时开展档案管理业务培训、执法检查，完善監督考核机制;资料收集要突出一个“全”字。“全”就是要全面、全程、全部，做好后期整合。要把工作完成后所有档案接收到位、收集齐全，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收，分门别类，实行集中统一管理，切实保证档案实体安全和信息安全。

2.3日常完善档案系统，加强档案信息化体系建设

建立先进的数据录入系统和查询检索系统，着眼于推广和普及先进的信息化技术和网络技术，进一步提高档案工作的质量和效率。要加强档案管理软硬件的提升，注重管理人员信息化能力的提升。要加强档案管理人员的培训，做到熟练掌握信息化系统操作，既保证设备的先进性，又做到技术人才的管理水平上一个台阶，使设备与人才都能做到与时俱进，都实现质的飞跃，为保证房地产档案适应社会发展奠定坚实的基础。加强档案各项管理系统的安全性能研究，建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，以及实现房地产档案信息的共建共享，从而有效地提升档案信息化水平。

2.4加强制度建设，实现档案管理的规范化

俗话说：“没有规矩，不成方圆。”房地产企业应根据有关法律法规，对档案实行集中统一管理的原则，使之能够适应经营管理的需要，房地产企业应配备分管档案工作的责任人，并配备专职（兼职）档案员，由其负责所在科室的档案搜集、整理、编目、立卷、移交等。要建立起综合档案室，作为档案工作的专业管理部门，实现其输入（搜集、交接）和输出（利用）的双重功能。同时，要制定出台《档案管理责任制》《档案资料收集、保管制度》等规章制度，严格考核奖惩，确保工作有章可循。信息时代，档案工作已经渗透到社会的各个角落，而一体化的档案工作管理体制却不完善，海量的信息及数据安全存在诸多隐患。房地产企业应根据有关法律法规，把制度重新梳理一遍，应该有但还没有的制度要补充建立，已经有但已不合时宜的制度要加以修订;要按照加强档案法规体系建设的要求，使得档案管理科学化、规范化。

2.5不断提升对房地产档案管理信息化的重视和认知

一要重视房地产档案管理信息化建设，从房地产产业发展和信息化手段发展的角度来看，档案管理信息化是具有较强的现实性和时代性的，未来房地产行业和相关商业活动的实施，都离不开房地产档案的高效管理，都从客观的角度要求房地产档案管理的信息化建设。所以，企业和部门管理者都要高度重视档案信息化工作，做到超前规划，完善设施，优化制度。二要创新管理理念，对房地产档案信息不仅要管，更要用，要通过建设房地产信息数据库等方式，发挥大数据、云计算等科技优势，通过对房地产档案信息进行分析，为科学决策提供参考。

结语

综上所述，房地产档案管理工作作为一项服务性质的工作，必须要与时俱进，使档案记录与整理能更好地与社会发展现状相适应。同时，房地产档案管理人员还要结合其发展现状制定合理的档案管理计划，这样才能避免管理过程中出现问题，提高其抗风险能力，促进档案的有效利用。

参考文献：

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