高校办公室行政精细化管理工作策略研究

摘 要：在高校中，办公室作为对外交流的主要窗口，承担着很多工作职责，与高校各方面的事务有着紧密关联。为保证各项工作开展的更加顺利，高校一定要强化对办公室行政管理的重视，能够严格遵循精细化管理理念，加大对管理办法的创新，建立完善的管理机制，全面提升办公室行政管理工作的效率。基于此，文章即对高校办公室行政精细化管理工作进行了阐述，明确了精细化管理必要性，分析了当前管理工作中存在的不足，并在了解成因的基础上，制定了相应的管理策略，希望可以为相关人员提供借鉴。

关键词：高校;办公室行政;精细化管理;策略

目前，在高校行政管理中，办公室具有上下传达的作用，与学校发展以及学生利益有着紧密关联。所以，高校在发展期间，应该加大对高校办公室行政管理的重视，能够深入剖析当前行政管理中存在的各类问题，借助相对科学的办法，制定精细化管理工作策略，保证在全面提升行政管理水平的同时，还可以为高校的长久发展打下坚实基础。

一、高校办公室行政精细化管理必要性分析

在高校中，办公室作为行政部门的综合管理机构，对高校发展具有非常大的促进作用。通常，办公室在运行过程中，囊括了各个方面的工作，包括：师生服务的，能够确保高校各项工作与活动开展的更加顺利和稳定[1]。现阶段，很多高校在发展阶段，为了能够进一步提升自身的核心竞争力，正在持续实施扩招政策。因此，高校办公室行政管理在开展期间，也变得越来越精细化。在行政办公室管理过程中，管理成本的节约，需要结合创新的理念，不断优化，只有这样，才能够更好迎合时代发展步伐，有效提升高校办学教学质量。故而，将精细化管理理念与高校办公室行政管理融合在一起，对高校各项工作的有序进行很有益处。

依照现阶段高校办公室行政工作水平分析，很多高校办公室行政工作在进行期间，办公机制缺乏完善性，工作人员的权责十分模糊，致使在实际管理期间，管理秩序存在较强的混乱性，不仅影响了管理工作的有效落实，阻碍了管理效率的全面提升，还会对办公室人员工作热情以及积极性产生干扰。同时，利用传统工作方式，成效不高，致使管理工作的开展乏味枯燥[2]。所以，为了可以从整体的角度上提升高校办公室行政工作水平，一定要借助开创性的观念，积极采取先进措施，科学利用精细化管理理论，在不断对行政管理体制完善的前提下，进一步促进行政管理工作效率的提高。

二、目前高校办公室行政管理存在的问题分析

依照我国国内现阶段高校办公室行政管理执行力以及水平分析，很多高校在工作期间，因为受到的干扰因素颇多，致使管理工作的进行存在了诸多问题，不仅阻碍了高校跨越式发展目标的达成，也不利于高校的长久发展。

（一）高校办公室行政管理机制不健全

在高校办公室行政管理过程中，最为明显的一个问题就是管理机制缺乏完善性，不能依照高校的實际现状，及时对管理体制进行革新和优化，最终使得管理问题频频出现。

第一，思想观念滞后。高校办公室在具体的工作期间，大多是依照传统的方式来展开管理，采用的方法也较为固定，只是单纯的将手头事务性工作做好，忽视了新的问题和阻碍，从而导致整体工作陷入被动的状态，水平较低，不仅影响了办公室的良好运作，也阻碍了管理效率的进一步提升[3]。

第二，内部规范缺乏完善性。通常，高校办公室行政工作任务较重，所涵盖的内容非常多，再加上各项工作较为繁琐。所以，如若缺乏健全的管理体制，最终则会使得管理工作效率无法得到提高。但是，与不完善且不规范的制度相比，上下运行不畅，也会导致办公室行政管理工作的开展受到阻碍。

第三，机构不健全。在高校办公室中，存在很多内部设置缺乏规范性的问题。一些高校在发展期间，并没有给予办公室工作太多的重视，空设一些没有员工的岗位，人岗匹配不合理，致使工作效率的提升受到了很大影响[4]。同时，有的岗位还会设置很多人员，人浮于事，进而导致办公室行政管理工作存在混乱性。

第四，办公室工作人员职业素质以及水平亟待提升。要想从整体的角度上提升高校办公室行政管理水平，最主要的则是应该提高办公室工作人员的职业素养和能力，掌握必要的相关技能。在工作中，能够严格依照规范和流程操作，认真履行工作职责。因而，为了可以更好实现这一目标，高校需要定期对办公室工作人员进行培训，让工作人员理念能够及时更新，丰富知识储备。但是，结合目前高校办公室工作人员素质来看，在这一方面，高校并没有给予太多的关注，工作的落实存在很多问题。

（二）学校硬件设施利用率不高

在高校办公室行政管理中，办公室设备是非常重要的内容，对办公室管理效率及水平提升有着非常大的影响。近年来，随着信息技术发展速度的不断加快，在各大高校办公室中，计算机技术也得到了广泛的普及和应用。但是，在办公室设备方面，整体的数量相对较少，质量也亟待提升，所以经常会存在资源浪费的情况，无法科学对设备进行利用，也不能合理的开展办公室行政管理工作，进而使得管理效率迟迟得不到提升[5]。

三、高校办公室行政精细化管理策略分析

（一）强化对高校办公室行政管理机制的健全

面对当前高校办公室行政管理机制不健全问题，为了可以有效解决，在今后的管理期间，一定要加大重视，能够综合管理工作情况，科学构建精细化管理机制。

第一，建立健全的管理制度，将责任落实到个人。高校办公室在对相关制度制定过程中，需要严格依照相关规定和标准，加大对制度的教育和宣传。并且，能够督促领导干部切实履行职责，将领导干部的表率作用全面发挥出来，可以将职责落实到个人。在对管理机制进行健全过程中，需要加大监督力度，科学制定奖惩措施，针对违反制度的行为，务必要给予一定的惩处，利用相对科学的管理手段，做到责权明确，强化对高校办公室工作人员的责任意识，在工作中不断吸取经验，有效提升工作效能[6]。

第二，建立健全的激励机制，充分调动办公室工作人员的积极性。通常情况下，完善的激励机制可以充分对办公室工作人员的工作热情和积极性进行调动，能够在短时间内完成组织目标。所以，在管理期间，应该有效落实激励机制，通过绩效考核等，做好物质激励。同时，在具体的办公室行政管理工作中，除了要强化考核之外，还应该依照岗位情况，设置定量定性标准，提高管理效率。

第三，建立健全的教育培训机制。为了可以进一步提升办公室工作人员的水平，高校办公室应该强化教育培训和交流，保证高校内部能够形成互帮互学的良好氛围。在管理期间，高校办公室之间也应该加大交流力度，可以积极分享工作经验和心得，共同解决工作上所面临的问题[7]。同时，办公室需要依照高校整体战略发展规划，结合人员教育培训的实际要求，制定完善的培训计划，根据高校相关规定，引导和鼓励办公室工作人员继续进修，保证工作人员的能力、水平、职业素养都能够得到提升。

（二）保证高校办公室行政管理职能的完善性

第一，强化服务职能的健全，提升服务质量。在高校办公室行政管理期间，为了能够实现精细化管理目标，应该强化服务职能的健全，保证高校办公室工作无小事，办公室人员不多事，认真做好每一项工作。同时，可以从高校整体发展的角度出发，分清主次，确保不会存在任何差错，提升管理的水平。在日常工作中，应该将服务重点抓好，做好办事、信访等工作，严格控制会议的数量。此外，高校办公室多提供主动性服务，能够主动参与政务，积极思考，大胆创新，通过扎实且仔细的工作，让高校能够正常运转。

第二，强化对调研手段的改进，切实发挥参谋职能。在高校办公室行政管理工作中，应该广泛听取群众的意见，能够紧密结合高校发展的目标以及师生反映的热点问题，加大改进力度，保证可以为领导的决策提供精准依据。同时，应该让困难和矛盾集中在一起，了解师生存在的问题，处理好师生之间的关系，帮助师生办实事，解决难题，从而让办公室行政管理的价值能够充分发挥。

（三）强化应用办公室自动化

新时期下，我国社会在不断进步的同时，信息化建设水平也越来越高，各个高校在发展期间，已经将办公室自动化系统作为实现信息化的主要途径。所以，在实际的高校办公室行政管理工作开展期间，也应该实现办公室自动化，合理应用办公自动化系统，加大信息的处理速度。在以往的工作中，因为高校财力状况不能更好的匹配人员，所以数字化校园建设的质量良莠不齐。因而，在今后的管理过程中，高校一定要强化对信息化手段的利用，能够科学集成各种资源，合理整合信息，不断优化，让资源能够得到有效配置，保证教学管理的过程能够得到协调，进而从整体的角度上提升管理和服务工作的效率。

四、结语

在高校办公室行政管理中，精细化管理是新的方向，同时也是工作开展的新趋势。因此，在精细化管理期间，高校一定要以常规管理模式为依据，进一步深化，强化对管理理念的革新，無论是在思想上，还是在作风上，都要实行精细化管理，保证精细化理念能够有效落实到每一个办公室工作环节中。同时，由于办公室行政工作内容相对较多，十分繁琐。因而，高校还应该建立完善的管理机制，制定科学的管理办法，确保办公室行政管理更加标准且规范。

参考文献

[1] 林武，周恬.高校办公室行政精细化管理工作思考[J].经营管理者，2017，22（07）：149-150.

[2] 刘光林.关于高校党政办公室精细化管理的思考与建议[J].吉林广播电视大学学报，2018，000（007）：176-177.

[3] 时腾飞.关于新形势下高校二级学院办公室精细化管理的几点思考[J].赤子，2017，12（24）：109-110.

[4] 刘倩倩.办公室行政精细化管理的措施研究[J].湖北开放职业学院学报，2019，17（16）：129-130.

[5] 徐燕娟.浅析高校二级学院行政秘书办公室工作中的精细化管理[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2018，19（11）：147-148.

[6] 吉志林.高校办公室精细化管理探索[J].中外企业家，2018，624（34）：164-165.

[7] 禹燕民[1].浅议高校办公室的精细化管理[J].当代旅游，2019（03）：111-112.

作者简介：何贤（1996- ），男，广东阳江人，本科学历，中山大学新华学院在职，研究方向：高等教育管理。