电子文件在线归档“四性”检测实践初探

王青 马小亮

摘 要：真实性、完整性、可用性和安全性是电子档案的重要属性，“四性”检测是电子文件接收过程中，保证这些属性的一种重要手段。在档案系统和PDM接口开发过程中，对“四性”检测的实现进行了初步探索，本文对实现过程及实现效果进行了描述，为“四性”检测的最终实现提供参考。

关键词：电子文字;归档;“四性检测”;实践

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.101

随着信息化建设的推进，越来越多的业务应用系统上线使用，如档案管理系统、PDM系统、OA系统、ERP系统、知识管理系统、软件工程化系统以及合同管理系统等。通过和档案系统开发集成，大量的电子文件通过接口将被推进档案系统内，那么如何保障接收电子文件的真实性、完整性、可用性及安全性（即“四性”），已成为档案电子信息化管理中亟待解决的问题。针对这一问题，结合“四性”检测要求，笔者在档案系统和PDM系统的接口开发过程中，进行了初步实践。

1 “四性”检测的定义和意义

1.1 “四性”检测的定义

DA/T70-2018对“四性”的定义为：

1）真实性，是指电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质;2）完整性，是指电子档案的内容、结构和背景信息齐全没有被破坏、变异或丢失的性质;3）可用性，是指电子档案可以被检索、呈现或理解的性质;4）安全性，是指电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。

1.2 “四性”检测的意义

随着档案信息化建设的推进，越来越多的电子文件归档到档案系统，电子文件将逐步取代纸质文件，成为主要的档案管理对象。电子档案“四性”检测是保证电子文件、电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的重要手段，也是确保电子档案凭证价值、查考价值和保存价值的重要措施。因此，在电子文件接收以及电子档案管理过程中，“四性检测”具有举足轻重的作用。

2 PDM接口开发及“四性”检测的实现过程

2.1 接口集成方式

档案系统和PDM系统之间的接口采用Web Service的方式及SOAP协议来实现集成。档案系统作为服务提供者，发布Web Service服务; PDM系统作为服务请求者，请求服务。

Web Service是使原来各孤立的站点之间的信息能够相互通信、共享而提出的一种接口，是建立可互操作的分布式应用程序的新平台，其定义了应用程序如何在Web实现互操作性。Web Service所使用的是统一、开放的标准，如HTTP、XML、SOAP（简单对象访问协议）、WSDL等，所以Web Service可以在任何支持这些标准的环境（Windows，Linux，Unix）中使用。Web Service具有平台无关性、普遍性、易于使用等优点，可以沟通不同平台、编程语言和组件模型中的不同类型系统，方便地实现异构系统之间的集成。

2.2 集成方式的优点

采用Web Service方式具有以下特点：

1）实时性好，PDM系统中调用Web Service方法，可以实时将数据转入到数字档案综合管理系统中;2）通用和扩展性好，双方系统的耦合度低，一方的需求和系统变动不会带来另一方开发工作量的增加;3）安全性好，双方只需沟通传递的数据内容和格式，均不需要了解对方的数据库地址、表结构，不会对对方数据造成潜在危险。

2.3 接口“四性”检测内容及实现过程

2.3.1 真实性检测

在真实性检测过程中，对电子文件内容、电子文件元数据及相关的目录信息等内容、技术信息属性进行了检测，主要包括以下内容。

1）目录信息检测：PDM将电子文件相关的目录信息写入XML结构中，档案系统接收到XML结构后，归档接口检测目录信息是否符合档案著录规则要求，包括数据类型、长度、格式、值域以及信息内容是否合理等。2）目录和电子文件关联准确性检测：检测电子文件与目录信息是否关联。关联信息包括：电子文件名称、电子文件大小以及电子文件的哈希值。3）电子文件名称检测：对比PDM上传的电子文件名称是否与XML结构中电子文件关联信息的文件名称相同（包括扩展名称）。4）电子文件大小检测：获取PDM上传的电子文件，计算文件大小是否与XML结构中电子文件关联信息的文件相同（单位为（KB）字节）。5）电子文件哈希检测：通过MD5算法计算PDM上传的电子文件的哈希值，对比哈希值是否与XML结构中电子文件關联信息的文件哈希值相同（MD5算法）。

2.3.2 完整性检测

在完整性的检测过程中，对电子文件内容、元数据及其相关目录信息内容完整、项目齐全等进行检测，主要包括以下内容。

1）电子文件类型检测：检测电子档案类型与移交接收类型是否一致，包括变更单、图纸及签署页等。 2）目录项目完整性检测：按照档案著录规则检测档案目录项目是否填写齐全（必填项检验）。3）电子文件完整性检测：检测每条归档的电子目录是否都有对应的电子文件（一对一，或者一对多）。

2.3.3 可用性检测

在可用性检测过程中，对电子档案的目录数据、电子档案内容能够长期保存，并被合法用户无障碍地使用进行检测，主要包括以下内容。

1）目录数据可用性检测：检测电子档案目录数据是否可以被正常检索（条目检索）。2）电子档案内容可用性检测：检测电子档案内容是否可以被正常打开和浏览（全文检索）。

2.3.4 安全性检测

在电子档案安全性检测过程中，对电子档案具有安全保管和长期可用的环境进行检测，主要包括以下内容。

1）目录数据安全性检测：检测著录项目中的密级和控制标识是否规范，确保电子档案利用安全。2）按照“四性”检测要求，应该对电子文件进行病毒检测，检测电子文件是否感染木马或病毒，确保电子档案保存和利用安全。实现这一功能需要和杀毒软件进行开发集成，在本次接口开发中暂未病毒检测。

3 实现效果

通过在档案系统和PDM系统接口增加了“四性”检测功能，除了病毒检测外，基本实现了对PDM在线归档数据的“四性”检测，确保了电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性及安全性，同时，也促进了电子文件及归档过程的规范性。

1）能够准确无误地将电子文件元数据和电子文件归档到档案系统中，保证在归档过程中数据不丢失、不被篡改。确保了归档电子文件的真实性。2）通过对归档条目信息属性以及电子文件关联关系的校验，能够确保归档数据的完整性，使不符合归档要求的数据被拒退回，并提示归档人必须完善所有归档信息后才能正确归档。提高了归档文件信息的完整性及规范性。3）避免档案人员手工录入条目和挂接电子文件，以及这一过程中可能出现的错误。档案利用者可能通过条目检索、全文检索快速的获取档案信息。在确保电子可用的同时，提高了档案管理和档案利用的效率。

4 结束语

目前档案界对“四性”检测的研究还处于起步阶段，实践领域的成功案例也很少。基于这种情况，在这次PDM接口开发过程中，对“四性”检测的功能实现也仅仅是一个初步的探索，还存在一些不足，比如，病毒检测未能实现，随着进一步的使用及“四性”检测技术的成熟，还有待进一步改进优化。

参考文献

[1]DA/T70-2018.《文件类电子档案检测一般要求》

[2]骆建珍，杨安荣，马来娣.电子档案“四性”检测要求及其实现方法[J].浙江档案，2017（12）：27-30.

作者简介

王青，女，副研究馆员，研究方向：科研院所档案信息化建设，数字档案馆建设;产品档案管理。