论档案现代信息化在医院人事管理工作中的地位与作用

摘 要：随着现今我国经济的快速发展，医院的发展水平也随之不断提升，科学技术的进步也使得信息化的管理逐渐的普及，加强信息化档案的构建可以更好的管理医院科室相关物资，不仅切实的提高了人事管理的效率，还有效的降低了人力资源的浪费。医院科室具有非常庞大的医疗队伍，只有做好相关的人事管理，才可以有效避免人员安排混乱的情况发生，否则是极其不利于医院正常的人事安排，也切实的影响了医院正常运行的效率。

关键词：档案;现代信息化;人事管理;有效措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.100

1 档案管理的重要意义

医院的档案不仅仅包括人事方面的资料，包含了医院经营以来的所有信息，主要是指医院在各类生产经营，以及经营活动当中对国家、社会，以及本医院具有一定价值的历史记录，这种记录可以使用文字、图表、声像等等形式进行记录。一个医院的长期健康的发展离不开做好医院的档案管理工作，档案管理工作也是医院管理工作非常重要的一个部分，可以有效的提高医院的生产效率，有效的保障医院的工作质量，也是有效维护医院历史面貌的一项重要的工作。对医院档案进行科学的管理，是可以作为衡量一个医院管理水平的重要尺度，医院的档案记录着医院在发展当中的策略，以及各类的优秀成果，是医院研究业绩进程，以及制定未来科学发展方向的第一手资

料[1]。更可以帮助医院进行科学的分析，更加有效的制定未来长期发展的方向，做好医院的档案管理工作，可以及时给医院高层管理人员提供医院的经营情况的资料，也可以更为准确的调整经营策略，为调整经营决策，提供具有支持性的证据。不仅如此，还可以帮助外界认准本医院的经营成果，可以为医院和外界合作奠定坚实的基础。

2 目前医院档案管理工作所存在的问题

1）档案管理时效性较低。目前医院的档案管理工作存在时效性低的问题，档案资料是一个医院决定发展决策以及转型的重要参考依据。在一个新常态的发展下，医院的面临的是要快速的转型升级，然而低时效性的档案管理，以及不规范的医院档案管理的方式，不能为医院的快速转型提供有效的帮助和支持。对于档案时效性的管理，严重的影响着医院档案的价值，要保障医院的时效性，只有这样才可以让医院的档案管理工作发挥出积极的作用，更好的服务于医院发展。

2）安全意识较低。医院的档案管理部门存在着一系列的问题，其中主要包括人员流动性大、人员专业素养参差不齐的问题。并且医院的档案管理的工作人员非常的缺乏安全保密意识，对于医院的一些电子版的档案资料来说，电子版档案资料由于无法使用规范的程序加以储存和保存，以及现今互联网的开放性特点，这非常容易使得其他医院从网上的一些非法途径获取到相关资料，这是非常不利于医院的良性发展的。

3）档案管理知识不充足。医院给予档案室以及档案管理人员非常少的预算，没有充足的预算对相关人员进行系统性的培训，或者是外出参加培训。档案管理人员只能自身不断提高本身的专业素养，不断提升自身档案管理的专业水准。有许多医院的档案管理人员不能很好的界定档案，极其缺乏专业知识，这直接导致档案的管理鱼龙混杂，不能及时在需要相关档案的时候找到，这样的管理是存在着极大的弊端的，是一种无效的档案管理。

3 提高档案管理工作有效性的策略

1）加强电子档案的有效保管。医院对于电子档案的管理，有着一定的不稳定性，由于电子档案的储存介质极易受到环境因素的影响，例如磁场、温度、湿度等等因素。除此以外，电子文件本身还极其容易受到计算机病毒，又或者电脑黑客的破坏，使得电子档案内容流失[2]。所以医院对于电子档案的管理必须建造专用的储存库房，以及档案柜进行电子档案的存放，并且需要配备具有专业性的电子档案机房，以及安全性较高的电脑设备。还需要使用一次性的写入光盘，光盘的储存效果，比磁盘、磁带以及硬盘更具有稳定性，光盘是具有只读性的，并且有着防虫、防尘、以及防磨损、防震动的性能，可以良好的对信息进行保存。

2）加强医院的网络安全的管理。要切实的对档案平台进行网络上的管理，网络档案平台的浏览需要验证用户信息、输入调阅口令，还需要设定一些限制访问和阅读权限。除此以外，还需要对电脑设备进行一定防毒杀毒高级软件的安装，建立起稳定的防火墙来防止病毒和黑客，对医院电子档案的破坏。还需要有效的采用钥匙管理等一些先进的儿科学技术，有效的保障医院网络管理的有效性，不同的工作人员对于查阅的权限要进行设定，并且要实时的监控查阅人员的网络浏览动态，切实防止电子档案被一些不法人员进行篡改，而造成了不可挽回的损失。

3）完善设施，有效加大软硬件的建设。硬件上，医院相关部门要切实的按照档案管理的要求，配备数量足够的档案柜，有一些加密的文件可以使用到密集柜，同时还需要购进一系列的必要设施，例如防盗门窗、吸尘器、灭火器等等设施，针对软件方面，首先要做到加强对于档案信息化的建设，要保障医院有足够的信息化设备。对于医院的文件材料都需要进行电子存档，要及时对往年的档案进行扫描录入，这可以有效的为医院外来的档案信息化进程奠定基础。还需要配备由国家档案局或者是省档案局统一开发的档案管理软件，这可以让医院电子档案的管理更加的规范、科学，也可以高效的利用到电子

档案。

4 设立信息化管理的有关机制

有些医院对档案进行信息化管理是十分复杂的。也因此，设立正确而高效的管理机制是十分有必要的，否则，在短期会影响医院的利润与业绩，从长远看，这对于医院长久发展十分不利[3]。而医院切记不能将别人的管理模式照抄照搬，应该根据公司特点和市场情况，制定符合医院自身发展的相关机制。要健全档案保密的机制，确保档案的安全性是重中之重，医院应该在有关领域下大功夫。不仅如此，医院应该建立起一个大的框架，在这个大的框架内进行补充。医院应该明确相关的细节，建立一系列相应的制度。档案部门应该合理分配工作与任务。对相关人员操作的管理、系统定期维护、设备及时进行更新、人员的流动这些都是医院领导者应该深思熟虑的问题。医院的最终目的就是要提升大幅档案的管理效率，以此间接推动医院良性健康的发展。档案管理出现一系列问题是十分正常的，相关人员应当及时发现问题、进而分析问题、最后解决问题，这才是正确的方式。除此以外，有关部门应当及时建立人员考核制度、激励人员的制度、有关的监督制度。通过有关制度的建立来规范相关从业人员的行为，进而团队效应变得明显，最终使得医院信息化管理档案工作不断的发展，不断为医院提供动力。

5 不断提升档案管理人员的素质是十分重要的

在新时代下，有关医院不仅仅要对设备进行更新换代，提升硬件设备，但更重要的是提升相关技术人员的技术能力进而要打造一支优秀的档案管理队伍。要提升人员的整体素质，可以通过选拔来筛选相关人才。

6 结束语

医院的人事档案管理，是目前医院有效管理人员的重要方式，通过信息化档案的管理，不仅有效的规范了医院人员的管理，更重要的是推动了医院运行的效率，信息档案的构建切实的顺应了时代的趋势，为医院的发展作出了良好的保障。

参考文献

[1]程芳.人事档案信息化在医院人力资源管理中的作用[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2013.

[2]温小玲.人事档案在医院人力资源管理中的作用[J].中國医药指南，2009，7（019）：8-10.

[3]甘苗.如何发挥医院人事档案信息在人力资源管理中的作用[J].企业改革与管理，2017，000（014）：70.

作者简介

何晓文（1985-），男，汉族，广东肇庆人，助理馆员，本科，肇庆医学高等专科学校附属医院，研究方向：档案系列。