如何提升机关事业单位档案管理信息化水平

李雪琴

摘 要：在机关事业单位中，档案管理工作内容繁杂并且其重要性也不言而喻，必须要投入更多的成本，充分引进信息化，提高档案管理的效率和水平，给机关事业单位的长效发展带来保障。同时，在机关事业单位中，档案管理信息化建设能够确保内容的安全性，保障档案的利用效率。然而在机关事业单位中，其档案管理信息化还存在一些问题和不足，必须要提高重视，确保档案管理信息化的正常推进，提高机关事业单位的效率。

关键词：提升;机关事业单位;档案管理;信息化;水平

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.095

在机关单位中，档案管理工作是我国国家档案管理的一部分，同时也是日常的管理工作核心内容。在当前新时代发展背景下，做好档案管理信息化建设尤为重要。因此，在档案管理实践中，档案管理部门需要充分使用现代化的信息技术和设备，规范化采集档案信息资源，并且加强对档案信息的整理，做好档案的存储。在机关单位中，档案管理信息化是向数字化管理转型的必然要求，显著提高档案管理的质量，提高机关单位的档案管理实效性。

1 机关单位档案管理信息化的发展问题

1）机关单位档案管理信息化意识不足。在当前，信息化快速发展和普及，这也使得机关单位的档案管理信息化成为重要的研究可以。在档案管理信息化建设的实践中，常常面临着管理层和工作人员缺乏信息化意识的问题。在机关单位中，要保障档案管理信息化就需要经常召开会议，做好工作部署，同时从思想上提高认识。在这个基础上，要做好对档案的系统化管理。在机关单位中，因为档案管理信息化意识的缺乏，造成档案管理信息化建设十分落后，难以将信息化工作落到实处，这就使得多数的机关单位的档案管理工作停滞不前。

2）机关单位档案管理软件和硬件比较落后。在机关单位中，硬件和软件环境对于档案管理的信息化建设有着重要的作用，同时也是机关单位开展档案信息化管理的基础。在当前，科学技术的发展使得档案管理中必须要充分使用管理软件，从而保证档案管理的有效进行。然而，在机关单位档案管理实践中，一些单位也引进了信息化的硬件设备，但是却没有做好维护管理，这也使得管理软件没有充分发挥其价值。同时，一些引进管理软件和机关单位的档案管理工作没有必然关系，这就影响了档案管理工作作用的發挥。

3）缺乏完善的机关单位档案管理模式。在我国，档案信息化建设的起步相对比较晚，并且其理论基础也比较薄弱，在管理经验方面也存在着很多的不足和问题。缺乏充分的理论基础，这就使得难以建立完善的管理模式，对机关单位的档案管理信息化管理造成了严重的制约，甚至使得一些机关单位的档案信息化管理工作十分混乱。在最近几年中，我国信息化技术快速发展，并且信息化的应用也不断成熟，然而在机关单位档案管理中，信息化技术应用依然比较少，这就影响了档案信息化的管理方式，因为实践经验不足，造成了管理模式的混乱，这也是当前面临的重要问题。

4）机关单位缺乏专业的档案工作人才。在一些机关单位中，档案管理工作都是专门的档案管理工作者进行。但是在实际的工作中，缺乏对档案管理者的培训，这就使得机关单位的档案管理工作者的综合水平难以符合信息化建设的需要。另外，在当前的多数机关单位中，其档案管理工作者年纪都偏高，有的是从其他部门调过来的，他们虽然有着丰富的工作管理经验，但是他们的年龄偏大，档案管理信息化低，同时他们的工作能力参差不齐。只有高素质的档案管理专业人才，才能够给档案管理工作的开展带来保障，因此，机关单位档案管理的信息化建设急需要专门的具有信息化意识和能力的档案工作人员。

2 机关单位档案管理信息化建设的对策研究

1）提高对机关单位档案信息化管理的重视。在机关单位中，要提高对档案管理信息化的重视，并且构建完善的管理机制，给档案管理信息化开展奠定基础，同时也带来有效的保障。在信息技术快速发展的今天，档案管理也需要与时俱进，不断进行创新，对管理制度和模式不断调整和优化，加强制度化建设。在机关单位档案信息化管理实践中，要明确指出其保存的时间方式，明确信息公开的程度等等，从而保障科学地规范地开展档案管理工作。同时，要不断完善和修改机关单位的档案管理制度，不断弥补空白领域，确保档案管理工作的有效开展。

2）构建完善的机关单位档案信息化机制。在机关事业单位中，有效的档案信息化管理机制是工作的保障。在档案信息化建设的实践中，必须要不断提高档案工作和信息化的充分融合，并且及时发现工作中存在的问题，构建完善的管理机制。在要机关单位中，不断增强其档案信息化的程度，针对不同单位档案信息系统比较分散的问题，加强对管理硬件和软件的控制，构建完善的管理体制，保证信息化建设的整体性。

3）增加事业单位的信息化建设投入。在事业单位的档案管理信息化中，硬件设施和软件设施是确保档案管理信息化开展的基础和保障。然而在很多事业单位中，缺乏对档案管理信息化的重视，并且没有给予充足的资金支持，导致一些档案建设的基础设施落后，应用软件不能满足实际的需要。因此，在事业单位中，要做好硬件设施的采购，并且能够按照实际的需要和业务状况，不断进行应用软件的开发和引进，建设好档案资源数据库，给以后的档案查询提供帮助。

4）做好档案信息资源的信息共享。在当前，机关单位档案信息化管理在硬件管理和软件功能发挥方面，还存在较多的问题。针对软件应用环境混乱和硬件设施管理不到位的发展现状，需要在实际的机关单位档案信息化管理中加强对档案信息共享的开发程度。通过信息资源的共享，打破传统档案管理模式中，各个部门的档案信息管理各自为营的现状。进一步明确档案信息化管理的内容和范围，明确的规范档案管理过程中各项工作环节的注意事项和工作重点。实现档案信息管理的现代化发展，保证档案信息资源共享渠道的畅通。

5）加强机关单位档案管理信息数据库建设。在机关单位中，加强档案管理信息化建设是必然的要求和发展方向。为了实现信息化管理，就需要构建档案管理的信息数据库，这也是档案信息管理工作的核心。同时，机关单位的档案管理数据库构建也是一项系统性的工程，是个长期的过程，因此，在开展相关工作时，必须要循序渐进，有序推进，要充分将信息技术和结合档案管理内容结合起来，不断协调合作，构建网络开发式的数据库和分布式数据库，不断提高档案管理的实效性。

6）加强机关单位档案管理工作人员队伍建设。在机关单位档案管理工作中，工作者的综合素质和能力直接决定了档案管理工作的效果。因此，在单位档案信息化建设中，必须要加强人才队伍建设，不断提高档案管理工作者的综合素质，提高他们的信息化技能，保障员工能够符合信息化档案管理的需要，才能够确保档案管理的规范化开展。另外，要不断提高机关单位档案管理工作者的责任心，增强他们的工作积极性，这样才能给机关单位开展档案管理信息化带来保障。

3 结束语

综上所述，在当前机关事业单位中，档案管理十分重要，因此，机关事业单位要不断创新，充分使用互联网技术，加强档案管理的信息化管理，提高档案管理的效率和水平，给机关事业单位的长效发展带来保障。

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