探析档案信息化建设与管理工作

林小龙

摘 要：档案的管理模式必须要随时代的发展而进步，不断创新、与时俱进，这样才可以使其更好地适应社会的需要，充分发挥档案信息化管理的优势，促进档案归档、收集、管理以及提供服务整体效率的提高，进一步满足人们对档案信息化发展的需求。本文通過对档案管理过程中存在的问题进行浅析，进一步提出有效的建设措施。

关键词：档案管理;信息化建设;存在问题;有效措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.086

档案的信息化建设以现代先进的科学技术手段为依托，例如网络技术、计算机以及信息技术等，以国家档案管理部门的规定和信息化社会的要求为基础，对档案信息进行保存、管理以及收集的现代化管理模式。档案的信息化管理可以利用大数据对档案信息实施统计和整理，并且运用信息技术把有关信息资源整合起来，为查阅及交流共享提供方便。

1 档案信息化建设过程中存在的问题

1.1 没有真正分清信息化和数字化

有些人误认为从网络上下载的信息是经过信息化处理后的信息。还有些人认为电子化和办公手段的自动化实现也是档案信息化建设的表现。以概念为出发点分析档案的信息化建设，信息化代表了一个发展方向、一个趋势、一个目标，而数字化档案管理模式即是在档案的信息化建设达到一定程度之后的新型档案管理方法，所以，应该明确二者之间的不同，避免在实际的信息化建设过程中出现公式化和简单化的操作。现在，国内仅仅是在发展信息化档案建设，从本质上来讲并未进入数字化发展阶段，实现档案管理的数字化是最终目标。

1.2 档案管理工作人员综合水平不高

信息化时代的到来给行政机关、企事业单位、社会公益部门都带来了诸多改变，档案管理工作逐渐被纳入互联网体系当中，这主要体现在数字化、智能化、现代化等各个方面，这就对从事档案管理工作的相关人员提出了更高更复杂的要求，包括对于专业技能知识和信息化技术的掌握等。但就实际情况而言，很多部门的工作人员对灵活掌握和使用各类信息化技术手段进行档案管理工作比较困难，这就造成了相应硬件设施得以普及，然而其作用未得到充分的发挥，使得档案管理工作不能够满足单位相应的信息需求。例如，当下很多企事业单位实行行政岗位轮岗制，从事档案管理工作的并不是同一批人或者专业人才，而是根据别的部门实际用人需要进行安排，在总体岗位调度完成后，才进行档案管理工作职位的统筹协调，造成档案管理工作人员流动性过高，在这个过程当中，容易出现管理人员专业性不强、积极主动性不够高、服务意识较差等各类情况。

1.3 仍缺少档案信息化建设的标准

大多数单位在进行档案的信息化建设时，往往只是对信息化技术进行简单运用，依照已经建成档案信息化的有关单位进行模仿，没有真正从自身角度出发思考自己的实际需要，脱离实际，所创建出来的档案信息化管理模式也缺少单位特色。造成此现象的原因在于缺少有关标准，没有构成科学、合理的档案信息化管理标准体制，单位也没有制定出切实有效的规定，从而使档案的信息化建设缺少参考条件和限制规定。

2 推进档案管理信息化建设的有效措施

2.1 增加对档案信息化管理工作人员的培训力度

档案的管理人员是落实档案管理工作的主要动力，其专业素养的高低直接影响着档案信息化建设和管理质量。在新时期，所有单位都应该为有关档案信息化建设的成员开展定期培训，促使其了解并掌握计算机各项功能的操作方式，提高档案管理工作者的现代信息化管理能力，进一步促进单位实施档案信息化建设和管理力度质量和效率。利用培训可以让档案管理工作者充分认识到现代化信息技术的简便和高效，促进其传统管理理念的改变，进一步提高工作者的服务意识。通过对档案信息化建设和管理的工作者进行培训，能够有效促进该单位整体档案管理工作质量的提高，适应时代发展需要。

2.2 健全档案管理信息化工作体制，提升信息体系建设水平

信息化时代使得各单位所需处理的档案信息成倍增长，这在一方面给单位建设提供了更加完备充分的数据参考，同时也给档案管理工作带来了不小的挑战，如何将这些新的档案信息更加有效地利用起来，是需要思考的问题，传统的信息档案管理模式已经完全不能够适应当下信息管理的发展要求，相关职能部门应当结合自身工作实际和信息化系统技术特征，建立健全管理体系，明确各部门和各个档案管理工作人员的职责，将具体责任进行量化，制定好一个管理标准，在工作当中进行相应的绩效考核和监督工作，从而促进档案管理工作的系统化、规范化。在这个过程当中，数字档案是一个值得注意的选择，不仅带来了极大的便利，而且提高了储存的安全性。例如，应当由相关职能部门负责人牵头，从更大层面制定相关的档案管理工作条例，在条例中应当对档案部门的人员配备、相应职能等做出明确规定，激发相应工作人员的主动性、能动性，既体现了工作单位对档案管理工作的重视，也能够更加精准地把握档案管理工作的重点难点，另外，在这个过程当中，应当充分考虑信息化时代特征，就算对当前的一些先进信息化技术不能够做出充分的考虑和应对，也应当留有充足的弹性空间，需要建立创新机制和容错机制，鼓励相关工作人员在工作实践当中发挥自己的主观能动性，对工作模式和方式进行探讨创新，进一步提升工作效率。

2.3 改变管理人员的传统理念，促进资源共享

要想切实落实档案信息化建设和提高管理水平，需要转变有关工作人员的传统思想，使其明白传统档案体系中存在的弊端，充分了解现代化信息技术的优势，加强档案信息化建设理念，转变自身态度，培养主动服务理念和反应能力，及时、高效整理有关档案信息，保证档案信息的真实性与时效性。与此同时，还要促进档案信息资源的交流和共享，促使各单位之间形成互相交流、共同进步的良好关系，为人们提供更多有用信息，加强检索、下载功能，进一步提高档案信息资源的安全性、有效性、实用性以及规范性，进而推动行业发展。

2.4 加大对信息化基础设施的投入，建设强大的档案系统

对于档案管理信息化工作來说，相应的信息化设施建设是整个体系的运作基础，无论是管理制度还是人才队伍的建设，都离不开信息化设施的投入使用和不断更新。这主要体现在对于档案管理的硬件和软件基础设施建设，就硬件设施条件来讲，优良的服务器、操作电脑、信息采集和保存设备等都是非常重要的，这些都是保障信息化设施建设顺利和管理完备的重要因素，能够使档案管理工作追赶上当前信息化工作效率的脚步，因此，对于硬件设施的投入需要加大，这种投入不仅仅指的是资金上的投入，还包括人力资源的投入，场地建设的投入，这些都需要在规划调研时就能够初步预估并制定。就软件条件来讲，软件的更新速度要比硬件速度更快，为了应对社会各种条件产生的压力和提出的新的问题，信息化管理软件必须有更加细致和全方位的规划和设计，在这个过程当中，要注意使用者的反馈和软件的各类现实情况表现，要及时修补相应漏洞，满足用户不同需求，努力提升软件使用效率。

2.5 转变服务意识，加强责任意识

各类单位的健康持久稳定发展，都不能离开档案管理工作的顺利开展。各级各部门应当不断探索档案管理的有效方法模式，树立正确的服务观念，在新时代运用具有创新性的现代化科学管理方式对信息档案工作进行有效管理，要让档案管理工作连贯起来，提高工作质量，要与时俱进，追求创新。更加重要的是，在这个过程当中，正确的责任意识是每个工作人员必须具备的，档案管理是一项具有特殊性质的工作，它的涉及面比较广，处理信息量比较大，因此相关单位领导在及时关切档案管理工作的同时，更需要对责任进行细化，任何一项小的失误将会在很大范围内造成危害，纷繁复杂的工作更需要条分缕析地安排，由此责任意识的强化，应当是一项持之以恒、不可松懈的任务和责任。

3 总结

总的来说，在新时期，各单位必须要认识到开展档案信息化建设的重要性，不断提高档案管理水平，多运用先进技术来完善档案管理信息化建设，提高档案信息质量，适应社会的发展和需要，最终推动本单位的发展和进步。

参考文献

[1]李震.信息化条件下如何进一步改进档案管理工作[J].中国国际财经（中英文），2018（2）：272.

[2]董加鑫.信息化条件下的档案管理与服务创新[J].管理观察，2018（5）：77-78.