办公室文书档案的管理和利用研究

摘 要：文书档案记载的是一个单位内部发展的历程，其包含着很多发生过的事件以及处理的方式，无论对于单位未来的发展还是当下的工作而言都具有重要的意义。通常情况下，每个单位都会进行办公室文书档案的收集和管理工作，但由于单位情况不同，对整个档案管理和利用的重视度也不同，这也影响了文书档案在单位中作用的发挥。本文就办公室文书档案管理的特点进行阐述，分析办公室文书档案的管理和利用的策略。

关键词：办公室文书档案;管理和利用;特点;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.054

档案管理也称之为档案工作，即是对所需要整理的相关信息进行管理并为特定的部门进行服务。对于机关事业单位而言在发展的过程中会产生大量的文件和信息，这些都是较为宝贵的财富，将这些文件信息进行归纳，则是管理档案。管理档案的目的，就是为各个部门提供相应的资料，以保证单位的长期有序的发展。因此机关单位必须要重视办公室文书档案工作，发挥出文书档案管理的作用。

1 办公室文书档案管理的特点

1.1 内容丰富，载体多样

办公室文书档案管理是单位工作各个内容的真实记录以及反映。其内容较为丰富和多样化。比如在文书档案中除了包含一些单位的合同、各类协议之外，还包含责任书、上级所发布的各类文件等等，具体可以划分为会计类档案、科技类档案以及行政类档案等等。文书档案载体的形式除了包含传统的手工整理的文档之外，还包含电子文档，可见载体具有多样性。

1.2 文档工作具有一体化

文书档案还具有一体化的特点。在办公室中文书档案通常得以形成和文书本身是密不可分的。对档案进行整理，是在对文件进行搜集、运转、催办等基础之上进行的，而这类行为也是促进其他各个部门有效工作的一种方式，其间接反映的是文档工作的一体化特征。

1.3 文档管理工作具有独特地位

办公室文书档案工作主要是对一些档案进行收集、整理、检索、利用、统计等各项内容的综合，而文档管理的各个环节之间又是相互联系且制约的。其中利用档案是文书档案管理的非常重要的一项内容，其有利于为单位内部的其他各个环节做好铺垫。对于单位的办公室人员而言，其本职工作即是做好中心服务的工作，及时管理好文档，发挥出文档在单位内部的重要性[1]。

2 办公室文书档案的管理和利用

2.1 加强对文书档案管理工作的重视度

无论是哪个单位，在发展的过程中都会产生大量的信息，而这些信息通过文字会逐步形成一种档案，这就是办公室人员需要进行的档案管理和利用工作。通常在档案内部记录的是单位的各项工作以及发展过程，只有重视该类工作，才能够真正的发挥出档案的作用。作为办公室的管理人员，必须要明确文书档案工作虽然属于文职类工作，但是在办公室内部有着重要的职责，只有领导者提升该工作在单位内部的地位，为档案管理工作积极的引进各类设备，在思想和行动上对该工作进行重视，才能够真正的发挥出文书档案管理工作在单位发展中的重要性，不断的提升档案管理的质量。

2.2 建立完善的文书档案管理制度

文书档案管理工作是机关事业单位的最基础，也是较为重要的一项内容。想要在办公室内部发挥出文书档案的作用，则需要完善辦公室文书档案管理的制度，确保该工作能够走向规范化、制度化。像部分机关事业单位，国家就对其档案管理工作提出了一些参考，这也为制度的制定指明了方向。其次为机关事业单位自身需要的实际情况，合理制定文书档案管理的制度。在借鉴的基础之上进行创新，确保所制定的制度能够引导档案管理向正确的方向前进。最后要确保工作人员能够配合档案人员完成各类工作，提高档案管理的质量[2]。

2.3 协调好各个部门之间的关系，提高档案收集的质量

文档资料来源于单位内部的各个部门。办公室管理人员在对这些文档资料进行管理之前，需要对内部的资料进行收集，而如果档案人员和各部门之间的关系处理较差，则可能会影响整个收集的效率和质量。因此在内部要提升档案管理工作的地位，明确要求各个部门主动配合。当然作为档案收集者也要加强和各个部门之间的有效联系，如“嘴巴要勤劳”，主动询问各个部门信息资料的情况。“大脑要思考”，根据所收集的信息，资料以及本单位的实际情况，发挥出档案的价值。“多走动”，加强和办公室内部各部门之间的联动，以确保档案在收集过程中的通畅性。最后在收集档案的过程中，要注重过滤无效信息，尽量的整理能够反映单位过去的发展、当下的情况的资料，以节省档案管理的人力。

2.4 融入信息技术管理档案，加强档案的利用率

传统的文书档案管理主要以手工整体文件资料为主，而随着社会的逐步发展，这类资料会不断的增加。即使办公室有人员专门进行收集并管理资料，但真正要利用资料却非常的难。这就需要政府引进先进的信息技术，储存电子类的档案。将传统的纸质的档案，储存到电脑上，并设置文件夹。如果办公室人员需要对该资料进行调取，直接登陆平台，检索文件夹即可。除此之外，还可以建立共享的文件、资料档案库，由各部门定时上传部门的相关资料，按照规定排列好顺序。以减轻档案人员工作的压力，提高整理的质量。

2.5 提高文书档案管理人员的综合素质

档案管理人员在整个文书档案管理工作中具有重要的意义，如果档案管理人员自身素质较差，缺乏服务意识，必然难以发挥出该工作真正的作用。因此在机关单位应加强对档案管理人员的培训，确保工作人员能够适应该工作。首先根据单位的实际情况，加强对相关工作人员关于档案知识的培训，提升人员对档案知识的了解。其次做好信息知识的培训，确保工作人员能够适应信息化档案管理。最后提高档案管理人员的服务意识，提高责任心，才能够真正的管理好档案，并发挥出档案的作用。

3 结语

办公室文书档案属于一种文职，其是资料的一种收集和整理，该项工作看似简单，其实非常的复杂，同时也掌握着机关单位的一些重要的内容。如果能够对这些档案的资料充分地进行利用，对于机关事业单位的运行具有重要的意义。因此机关事业单位应加强对文书档案管理工作的重视度，不断的完善内部的管理制度，积极的协调和各个部门之间的关系，提高档案收集的质量。除此之外还要融入信息化管理，加强档案的利用率。最后加强培训，提升文书档案员的综合素质，发挥出档案管理的真正作用。

参考文献

[1]吕鹏.医院办公室文书与文书档案管理的问题及对策分析[J].兰台内外，2020（07）：53.

[2]王德伟.文书档案现代化管理方式分析与研究[J].管理观察，2020（06）：92.

作者简介

李燕（1990-），女，汉族，甘肃民勤人，本科，护师，现主要从事机关单位文书工作。