浅析农林科研单位干部人事档案管理信息化建设

张莉莉

(辽宁省沙地治理与利用研究所,辽宁 阜新 123000)

人事档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案活动中全面应用现代信息技术对人事档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。 农林科研单位干部人事档案是教育培养、选拔任用和评鉴人才的重要基础。实现农林科研单位干部人事档案信息化管理,能够有效提高干部信息的利用率,全面历史地了解干部和坚持公道正派地选人用人,同时干部人事档案信息化建设也是适应信息化社会发展和推进干部人事管理工作改革创新的需要。

1 农林科研单位干部人事档案信息化管理的必要性

1.1 提高档案管理安全性

干部人事档案是反映干部个人政治品质、学习工作经历、专业素养、工作实绩等情况的历史记录材料。 可以帮助组织准确、完整、快速地了解一个人的经历和成绩,为人事工作提供最原始的档案资料和依据。 与传统档案载体相比,信息化档案不仅方便获取,而且还不会对档案原件造成损坏,避免了因外部因素而导致的信息受损情况。档案管理也能从实体文件管理升级为电子信息管理。

1.2 方便档案查询利用

将干部人事档案所有信息录入到档案管理系统,档案管理实现信息化后,档案内的每项内容通过扫描后以电子信息的载体上传到数据库,确保了档案的完整性、安全性、真实性。 今后,查阅档案时,只需工作人员输入姓名等关键信息,可直接在系统中调阅、打印档案信息,减少去库房查找、翻阅纸质档案的环节,大大提高了管理人员的工作效率和需求者的宝贵时间。

2 农林科研单位干部人事档案信息化管理产生的重要作用

2.1 发挥档案持久生命力

对于农林科研单位职工个人来说,人事档案在转正定级、职务晋升、职称评审、薪酬调整、工作调动、办理退休、参加社会保险等与职工切身利益相关的方面发挥着重要作用。 尤其办理职工退休的经办人员也可通过权限管理设置随时调阅电子档案相关信息,提高了人事档案的检索效率和服务质量。

2.2 发挥辅助决策分析作用

档案实现信息化后,通过查询,不仅可以掌握专业技术干部的职称评定情况,更能快速了解干部所取得的科研成果、承担的科研工作和获得的奖励,从而能够全面衡量专业技术干部的科研和管理水平,为领导选人用人及培养学科带头人和学科骨干提供参考依据。 对于学科带头人和学科骨干可以有计划分批次地加以重点培养,杜绝出现干部队伍断层的不良现象,保证了科研单位发展的“后劲”。 同时也能够有效防止管理、科研干部“带病提拔”、“带病上岗”的不良现象,降低组织选人用人的风险。

3 农林科研单位干部人事档案信息化管理现状

根据全国统一部署,目前,农林科研单位组织人事部门已完成了干部人事档案“三龄两历一身份”审核认定工作,规范了档案信息,按照归档范围逐一审查保证了档案的完整性,严格杜绝不规范、不完整和虚假材料入档。

虽然档案材料的实效性和准确性得到了保障,但因资金投入不足,大多农林科研单位仍然停留在原始手工检索阶段,未配备专门的计算机、应用软件及打印、扫描设备。 且从事人事档案管理的人员多数为兼职,缺乏软硬件的使用培训和操作指导,管理水平有待提升,滞后了档案信息化进程。

4 做好农林科研单位干部人事档案信息化建设的建议

4.1 树立档案管理信息化意识

农林科研单位从领导到职工,要树立正确的思想认识,主动做好归档、存档,明确档案信息化管理的的重要价值。 人事档案管理信息化是农林科研单位档案管理创新发展的必然选择,是时代发展的要求,也是科研单位提升档案管理水平、推动单位改革进步的一项重要举措。 尤其要提升领导的重视程度,让领导认识到档案信息化管理是一项影响长远的工作;提升档案管理人员的观念认识,让档案管理人员有效运用信息化技术处理档案事务。

4.2 加大软硬件建设力度

实现档案信息化管理,需要一定的前期投入,如软硬件的投放,操作人员软件操作培训等,还要对硬件基础设施进行维护、维修,保证干部人事档案信息化管理工作正常开展。 此外,还要根据工作需要对人事档案管理信息系统进行更新完善,以提高档案管理效率。 这就要求农林科研单位在人事档案管理工作上有一定的资金扶持,保证此项工作顺利开展。

4.3 提升档案从业人员专业水平

实现干部人事档案信息化对档案管理人员专业素养和实际操作能力有一定的要求。 要对其进行业务知识、信息化方面培训,使其对档案管理信息系统、信息化知识有一定的了解;还要进行组织纪律性教育,增强安全意识、提高保密意识。 走出去学习先进单位管理经验、模式,切实提高从业人员档案信息化管理的业务水平,加快档案信息化建设。

4.4 提高档案利用效率

应用好干部人事档案管理系统,将干部的基本情况、考核、学历、奖惩、工资、职级等信息录入系统,同时,动态维护干部人事档案信息库,把信息更新作为常态化工作。 充分发挥现代信息技术在干部人事档案中的应用,把信息库转变成为组织、人事部门发现培养选拔使用干部的人才信息库,制定单位人才战略的大数据决策依据。

要想农林科研单位人事档案信息化走在同行领先行列,就要更好地适应档案信息化管理的发展趋势,不断提高档案管理的效率与质量,查找解决问题,就此还有大量的工作要做。