试析中小企业信息系统项目管理实践

刘丹丹

【摘  要】基于政策支持和商业需求，信息化带动工业化是社会发展趋势。企业信息系统项目管理也成为企业发展中的重点内容。但是中小企业受人才、资金、技术、管理和经验等因素的影响，在信息系统项目建设中需要应对诸多现实问题。为此，要结合中小企业发展实际，认真分析企业信息系统项目管理的有效措施。

【关键词】中小企业;信息系统;项目管理

计算机信息系统集成项目管理在现代企业管理中发挥着关键作用，不断优化计算机信息系统集成项目管理有利于企业管理工作的规范化建设，从而完善企业管理机制，促进企业平稳运营。所以，认真研究信息系统项目管理工作能够提高管理水平，为企业发展保驾护航。

1计算机信息系统集成概述

1.1信息系统的内涵

信息系统集成项目中融合了诸多学科，是一个多协议、多厂商和面对多个应用的体系。计算机信息系统集成主要指采取有效措施实现计算机网络技术与综合布线系统结构化建设，促进多个分散设备、功能和信息的全面集成。如个人电脑运行中，可以此为基础构建相互关联的统一、协调系统，从而为资源共享奠定基础，便于信息系统管理。计算机信息系统集成项目开发设计离不开功能集成、网络集成和软件界面集成技术的支持。系统建设中，要高度关注不同系统间的互联和操作性能，注重各类设备和子系统间接口、协议和不同系统平台、应用软件等不同层面的集成问题，从而增强集成项目应用的可行性。

1.2信息系统集成项目的特点

1.2.1具有显著的创造性

计算机信息系统集成可根据用户的需求为用户提供个性化的软件及硬件产品，也可为用户提供切实可行的方案，依据客户要求创建系统。所以计算机信息系统集成项目具有较强的创造性。不同项目的特点有所不同，相同行业的不同项目，实施的过程也存在着显著差异。

1.2.2技术性较强，稳定性较差

计算机信息系统集成项目具有显著的技术性，会受到诸多因素的影响，如成员能力、责任意识和创造力等。集成项目自身的不稳定性与集成项目周期短，需要应用新技术有关，新技术与集成项目之间要经过长期的磨合，因此集成项目的不确定性也更为显著。

2中小企业应用信息系统的积极作用

2.1改变中小企业信息处理方式

传统的手工记账模式下，会计核算工作中主要采用手工方式，部分数据需要多人完成核算工作。复杂数据信息的核算中，要消耗大量的时间和人力，由于其流程较多，容易在核算中出现错误。实现会计信息化建设后，现代信息技术替代了传统方式。电脑自动计算也逐渐替代了大规模人工劳动，提高了会计信息处理效率，加强了数据处理的科学性与准确性。传统工作中，处理数据的时间较长，而信息化时代背景下，仅需几分钟的时间，便可得到准确的运算结果。且信息化的记账模式也便于保存。该信息化处理方式改变了传统的会计数据处理方式，数据信息处理更加轻松、便捷。

2.2完善中小企业内部控制

会计发展期，人们普遍认为会计就是一种记账的工具，忽略了会计与中小企业运营概况监督及相关信息搜集间的联系。而在会计系统中，会计数据搜集的范围较广，计算机能够更加便利地处理数据信息，从而使人们更加便捷地获取数据，以扎实、充足的数据分析中小企业管理情况，提升中小企业内部控制水平。

3中小企业信息系统项目管理实践

3.1项目管理

中小企业普遍存在产品和业务过于单一的局面，无法灵活地应对市场的变化。为规避潜在风险，企业管理人员以求稳为主，基于现有的业务寻求创新和突破。B企业了解到A单位将就C项业务开展招标工作，招标单位之一便是获得承建权的DD管理系统。A单位建设和管理几百个网点，受历史原因的影响，有关业务管理需通过邮件和微信等方式沟通交流，人员驱动流程，信息资料相对分散，无法做出及时响应，传统管理的弊端尤为显著。为此，要切实加强业务管理工作的系统化和规范化建设。双方很快便达成了合作意向，我方结合A单位提供的工作说明书和思维导图开展了评估论证，论证中的初步结果显示，如果达到客户交付时间的要求，则需要外部资源共同协作，且完成后盈余较少，但是考虑到企业日后的发展，依然顺利地签订了合同，并予以立项。

3.2因素/资产

事业环境因素与组织过程资产有利于项目的有序进行。事业环境通常涵盖企业的工作地点、工作原理、制度要求、组织结构、人员素质、企业文化等。组织过程资产通常包括历年积累后形成的流程、方法、方案等。

如今，我国的职能型组织最为常见，我方也采用了职能型组织形式。该组织结构中，员工绩效考核和部门对涉及到的项目影响显著。我方在长期研发中也建立起由多个开发规范、不同类型数据库和OA组成的研发管理环境。不同交付文档均设有固定的模板。风险管理和控制中，雖然具备一定的经验，但是管理的有效性依然有待提升，如出现协调不畅问题时，仅可选择逐级向领导报告，并向领导提出协调请求。我部门共有5个小组，a组是F系统开发的重要驱动力，b组主攻其他项目开发工作，c组的主要任务是设计，d组的任务是测试，e组的任务是部署和维护，如发生紧急情况，可协调b组或子公司协助。

3.3项目启动

项目启动需要在项目章程中明确总体要求，确定项目经理，识别干系人。根据客户方的书面要求，项目共分为3个阶段，不同阶段均提出了明确的交付时间。拜访客户的过程中了解到，上级主管部门要负责DD管理系统的监管，涉及到客户方面的两家单位，6个部门和20多个环节，典型用户数以千计，支持24小时全天候运行。该系统建设中需在业务部的带领下，组织业务用户编写不同业务流程图，指派专人做好项目的协调工作。

3.4项目实施

1）需求阶段

需求是项目工作的重要前提，主要包括项目管理需求和产品需求。依据总体要求，我方应指派专人到现场开展需求调研，需求工程师或产品工程师要与项目经理积极配合。但是该资源无法及时到位，需对现场调研作另行安排。

需求阶段要做好需求收集、需求分析、原型设计、需求验证和需求确认等工作。到达现场后，客户业务复杂度高，需求来源较多，部分模块十分独立，而部分模块又有着密切联系。后续需求对现有需求有着补充作用，这也影响了工作的进度，客户较为担心。为提高客户的满意度，全方位顺应工期要求，我方增派了两个开发员，成立了两个小组，组织开展需求调研工作。增派工作人员后，短期内取得了理想效果。为提高工作效率，为后续工作争取宽松的时间，分析需求的过程中，直接形成SDS文档，且每个功能均有明确的输入、过程和输出等环节，文档采取日更新形式，合并相关内容后，以工作群为平台发回单位，从而为原型设计提供充足依据。如表述不够清晰，则可在工作群中及时沟通和交流。

事业单位环境因素是重要的影响因素，此时依然没有合适的资源组织开展原型设计工作。我方得知情况后立即安排开发和测试人员展开相关工作。产品原型展现了客户的需求，这也是后續设计、开发和验证工作有序进行的基础。虽然我方对业务的理解不够深入，与客户在信息系统中并未形成共识，但是在长期的磨合中，顺利完成了需求阶段的工作，客户认可了原型中体现的需求，顺利地在需求文档上签字确认。

2）开发阶段

该环节资源投入较大，管理过程复杂度较高，需求阶段工作顺利结束后，我方便结合需求进行了工资分解。分解后发现工作量超预期35%，依据资源配置计划，工期可较预期长2个月左右，应向上级部门汇报情况，随后由子公司协同做好一个模块的工作。

该系统开发中需要完成数据库设计、架构设计、后端接口开发、界面设计、前端设计和三方系统接口开发及系统测试等工作。在日常工作中，应使用SVN管理文档，将所有需求、任务和BUG录入禅道，且代码版本管理工作中均采用gitlab，系统集成则采用jenkins，检查代码采用sonarqube，后端接口统一录入wiki，设计规范和设计要求均以文档形式入库保存。

开发过程中，参与成员的人数有限，各项工作均符合规范要求，而前端人员开发时，前后端人员存在矛盾冲突，需求和原型中出现的问题日益明显。由于项目优先级的影响，部门向项目组增派了若干项目成员，受知识储备的影响，需求和原型也受到了较大质疑。随后，新加入的成员选择集体退出，模块开发和维护的秩序受到干扰。交付前一个月，谈及子公司协同模块，发现其处于停滞状态，系统研发走入僵局。上级召开了多次会议，进行协同安排，子公司方才派出救援力量。但是由于对业务原型的理解不够准确，加剧了语言冲突。在多方共同努力下，按照客户要求的时间基本完成了系统的开发测试工作。

3）验收上线

验收过程是展示交付成果和凸显项目团体价值的过程。该阶段与开发阶段的工作交叉重叠，前期需每月更新版本，后期则需每周更新版本，使客户产生更加优良的体验，做出完善的功能评价。客户反馈需由运维人员提交到禅道当中。审查客户反馈的过程中发现，客户与我方对范围边界有着不同的理解，业务范围持续增加，但是深度边界并未形成一致意见，问题大面积蔓延。多次沟通和修改后，客户大体认同满足上线条件，且在规定时间准时上线。

3.5项目总结

该项目历经曲折和考验，曾经陷入无法继续的困境，最终成功交付，这其中也有很多值得总结的经验。

企业管理人员过于重视结果而忽视过程，资源支持和管理授权不到位。职能型组织对项目经理管理权力和管理方法具有限制作用，无法构建完善的管理团队。成本与工期的限制，影响了资源储备，无法顺应项目的需求，不利于后期工作的顺利进行。项目团队在专业知识储备上存在明显不足，无法正确理解业务的关联性，且知识储备不对称现象较为普遍，有些客户认为已经讲得很清楚，但是我方的理解依然存在障碍。业务主管部门主管的项目在信息系统管理的储备有待提升，无法短时间内达成共识。初期没有达成需求变更共识，后期建立的变更流程也未受到应有的重视。

再者，需求阶段的工作主要交给开发人员，输出的文档中专业术语较多，客户虽然认为需求完整，但无法理解内容。两个需求小组各自为政，信息不对称现象严重，并未充分考虑关键干系人的需求与影响。收集需求的过程中，干系人繁忙，验收测试时，提出异议后工作进展相对迟缓。原型设计工作主要由开发测试人员完成，由于知识储备存在明显不足，且工期紧张，所以部分原型内容采取贴图的形式展现，无法彰显业务逻辑，不利于后续工作的顺利进行。

4中小企业应用信息系统的有效策略

为不断提高中小企业信息化管理及信息系统管理水平，加强信息系统建设和应用，应采取切实可行的策略措施。

4.1正确认识信息管理系统，重视系统建设

中小企业发展中，信息管理系统的影响尤为明显。现阶段，中小企业经营，传统观念根深蒂固，企业对管理系统认知不够准确，为促进中小企业运营，企业负责人务必正确认识信息管理系统，理解企业建立信息管理系统在企业发展中的积极作用，同时高度关注信息管理系统建设。另外，为解决信息管理系统建设并未充分发挥其作用的问题，中小企业应立足业务需求，创建与自身发展相适应的信息管理系统。在科学规划的过程中，加强信息管理系统建设。为提升信息管理系统建设的科学性和实效性，硬件与软件系统建设需同时展开，且具备信息收集、数据分析和业务管理等多项功能，以此确保中小企业的经营效益。

4.2加强信息系统基础建设

信息系统运行平台是信息系统中的重要硬件系统。网络平台对于信息传递及用户接入有着不可忽视的作用。硬件系统是信息系统发挥作用和价值的基础。因此，信息系统管理中也要高度重视硬件基础设施的管理，且按照既定标准归类统一、定期维护和更新。另外，不同企业的组织结构有所不同，信息系统需求也存在较大的差异。企业如存在管理要求不明确的部分，可基于科学的信息系统加强组织架构和业务流程的规范化管理。

4.3完善信息系统管理

应用信息系统是中小企业信息化管理的有效措施，不断提升信息化管理水平，全方位应用信息系统，方可促进企业的信息化建设与管理。信息系统管理通常体现在信息系统管理者的专业水平及综合素质层面。中小企业务必高度关注和重视信息系统管理人员在企业的作用与价值，不断培养优秀的信息系统人才。此外，使用者的素质也尤为重要，计算机普及的速度明显加快，范围也随之扩大，娴熟地应用计算机已经成为诸多行业对人才的基本要求。偏远地区的中小企业要理性地认识这一点，其也是人才引进的重要标准，建立切实可行的培训机制。只有企业能够更好地应用信息系统后，方可显著提高中小企业管理中信息系统管理水平。

4.4加强人才队伍建设

现如今，企业间的竞争主要是人才方面的竞争，中小企业的经营与发展中尤其如此。人才队伍建设能够显著增强中小企业的市场竞争力和企业软实力，使企业以更好的姿态面对激烈的市场竞争。

我国信息化人才储备与信息管理系统应用无法适应，为此，中小企业在经营发展中，要将重点放在信息化人才队伍的建设上，高度重视员工的信息化培训，组织开展信息化交流。在组织员工系统学习理论知识的同时，也要全方位提升其信息化技能，加强企业人才的信息技术应用能力，从而更好地满足信息管理系统运行要求，更加深入和全面地展现信息管理系统的独特优势，为中小企业发展奠定坚实的基础。与此同时，积极引入高素质人才，以此解决企业信息化人才队伍建设中的问题。引入信息化人才，以先进的信息化技術提高其他人员的信息化水平，这也成为了企业信息化人才队伍建设的有效途径，为企业发展提供充足的人才支持。

5结束语

社会主义市场经济快速发展，中小企业是市场经济中的重要一环，同时也是市场经济改革中不可忽视的一部分。中小企业应跟随市场的需求，为用户和潜在用户提供个性化的产品和服务，以创造更高的经济效益和社会效益。但是经济发展日益复杂，国家加大了宏观调控力度，中小企业经营中也需要应对诸多的困境和挑战，市场竞争呈现白热化趋势，市场环境的多变性明显增强。此时，要切实加强企业管理，优化信息系统项目管理水平，并以此为基础，更加积极地应对市场竞争。

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