谈谈档案管理科学化的路径

魏超

（河北省涞源县自然资源和规划局，河北 涞源 074300）

一、目前我国的档案管理体系存在的不足

（一）档案管理制度不够健全

在很多人看来，档案管理工作不具有实际意义，所以工作人员也只是应付了事，而没有根据规定的流程完成任务。在很多地方，档案管理就是工作人员的个人极记忆，即便付出了实际行动，也没有按照相关的规定进行归档和保存。制度的不健全主要表现在缺乏规范，只有用制度和规范进行约束，才能够推动档案管理实现科学化和先进化。

（二）档案管理员素质有待提高

在实际工作中，档案管理工作并没有得到应有的重视，档案管理员也因此成为一个边缘职业，单位在安排人员对档案进行管理的时候都表现地比较随意，常常会安排一些年纪比较大、不适合在原来的工作岗位上继续劳动下去的人来管理档案，这些人对现代技术的利用水平大多比较低，档案管理技能和水平也一直停滞不前。再加上对档案管理工作没有正确的认识，不知道档案管理的意义和目的是什么，也不知道如何做好归纳和整理，久而久之就导致档案管理工作一团糟。所以说，档案管理人员的素质有待提高。

（三）档案利用率不高

从我国目前的档案管理现状来看，大多数档案被保存下来之后很少被启用，这导致档案的利用率非常低。许多地方的档案馆都是封闭的，外来人员很难进入其中，更别说查询相关信息了。即便对外开放，也只是开放一部分档案，想要进行细致查询还是有一定难度的，这样一来档案的意义便不复存在，其价值无法得以体现。档案存在的意义在于利用过去的资料解决当下的问题，亦或是对未来做出合理化的预测，倘若这些档案无法得到利用，那么它的存在就是没有意义的。

二、提高档案管理科学化水平的路径

（一）给予档案管理足够的重视

就一个单位而言，要提高全员对档案管理工作的重视程度，领导层首先要起到示范作用和主导作用，建立健全单位内部的档案管理机制，并将责任落实到个人。对于专门的管理部门，要强化对工作人员的培训，帮助他们树立正确的管理观念，用心完成档案管理工作，避免出现纰漏，提高档案管理工作的科学化、规范化程度。档案管理工作流程复杂、任务繁多，为此需要各个部门的配合。为此，要提高全员参与热情，鼓励全体员工在日常的工作学习中自觉的保存资料，降低档案管理人员的工作压力。

（二）建立健全档案管理制度

高水平的管理有赖于制度的规范，随着时代的发展，档案管理模式也得到了相应的转变。要想做好这一工作，就必须制定一系列的规范来对档案管理人员进行约束，细化对入档的范围、内容、方式、环节的规定，尽可能地做到面面俱到，不留漏洞，对档案的入档、存档以及出档进行明确的规定，建立科学有序的管理模式。在科学技术高度发展的情况下，档案的管理工作也要顺势而行，对传统管理模式进行大刀阔斧的改革，对空白处进行补充和完善。

（三）采用新技术进行档案管理

时代的进步带来了大批崭新的技术，要想做好档案管理工作，就需要对技术进行及时更新，采用更加现代化的模式进行管理。充分利用网络技术、云技术对现有管理模式进行改进，用技术推动管理工作的进步，保证档案得到安全的保管。与此同时，还要有效利用多媒体、电子文本等媒介，转变传统的纸质存储方式，将信息输入到更为稳定的环境中。

（四）强化人员培训，提高管理者的素质

要想做好档案管理工作，就要培养一支水平高、技术强的管理队伍。为此，需要对从业人员进行定期或不定期培训教育，让他们意识到档案管理的重要性，意识到自己肩负的责任，这样才能保证在实际工作中认真负责。为此，要从两个方面对管理人员进行培训。首先，要帮助他们提升业务素质，了解档案管理的基本知识，具备相应的能力，在此基础上提高对新技术的应用程度，在制度规范下对档案进行管理。此外，要进一步提升档案管理人员的责任意识，推动他们全身 心地投入到这项工作中。

（五）树立档案管理的先进理念，健全完善档案的管理机制

档案管理的先进理念，是档案管理工作能够更加系统化、先进化、科学化以及实时化的依据。科学技术作为管理机制的保障，健全完善的管理机制为基础。应当把建设档案管理机制作为工作的重点，将“健全制度、规范管理、方便利用”的管理机制构建起来。

（六）提升档案管理从业人员的各项素质

档案管理从业人员的科学化水平，会直接影响着档案管理的科学化水平能否提升的关键。档案管理工作的性质在于，从业人员应该具有专业性、科学性、先进性的管理意识。所以档案馆应该拥有着高素质的从业人员，这样才能循序渐进的有所提高，否则会制约科学化的进程。应该根据部门工作计划和自身特点，针对性地对从业人员进行技能知识的培养，将工作的重点突出，才能更好地适应档案管理科学化的提升，熟练地掌握相关的法律法规，深入了解行业执行标准，将自身的工作能力得到有效的提升，可以熟练的应用各种现代化的手段提升档案管理的科学化水平。

（七）提高档案标准化建设，提升档案管理的效率

应该建立起更加专业的档案综合管理室，并且要配置具有专业素质的管理从业人员，提升对管理从业人员的监督指导力度，以保障从业人员能够根据规范的标准进行操作。从业人员还应当具有严谨的工作态度，及时准确的进行档案工作的审判，将档案资料保存完整以便更好地移交。还有就是要对档案有针对性的实施管理，以确保能够及时准确提升档案管理的效率。

总之，应当定期地对档案管理工作成效做出检查，特别是资料上的变动应该及时的更正。经常组织工作人员对档案整理的规范、完整做出及时的检阅和更正。定时定期地对档案管理工作实施全面性的考核，对于档案管理工作处理的好的部门应该给予一定的奖励，但是有问题的部门就要做出批评和纠正，才能有效地保障管理工作的规范化、秩序化、科学化。