浅议电子文件归档管理工作

张强

（山东潍坊昌邑市疾病预防控制中心，山东 潍坊 261300）

前言：由于档案业务规模的不断扩大，档案数量的增加，档案内容的日益丰富，档案信息介质的日益多样化以及档案管理方法的日益先进，在这一时代迫切需要培养高素质的档案管理人员。为了促进档案馆的可持续发展，这是加强档案馆人才培养，提高档案馆员工队伍素质，尽快组建一支高素质，创新档案馆人才队伍的唯一途径。为此，档案管理人员牢固树立“学习提高道德，学习发展才能，学习应用”的理念，不断提高政策理论学习水平，不断更新知识结构，不断更新观念。致力于发展，努力成为科学发展和服务的服务。

一、记录管理员的知识结构改革迫在眉睫

为了适应信息技术和档案业务的发展，档案管理人员应更新知识，积极采取措施，总结和适应信息技术的成果，并具有广泛的知识来满足信息技术发展的需要。应对信息技术革命的归档工作最根本的对策是加快记录保存知识结构的转变，并通过各种途径和层次来培养人才。

电子归档对于归档部门和电子归档部门具有实际重要性。归档部门在积极参与电子文件归档的同时，应与技术部门，法律部门和文件形成部门紧密合作，以加强文件管理和文件法律意识，共同促进电子文件的标准化，自动化和网络管理。为了电子文件档案管理的顺利发展，加强电子文件档案管理，为共享电子文件信息资源做出积极贡献

二、电子文件归档系统建设

归档方法的选择非常重要，因为电子文件的载体不稳定，容易损坏。根据实际测试，磁盘使用情况和离线数据收集的介质传输方法很容易造成数据丢失。如果光盘质量不佳，则会影响文件的可读性。为了防止数据丢失，您需要创建多个备份磁盘档案，这不仅增加了工作量，还增加了存储磁盘的数量。一种简单而安全的方法是使用网络传输档案并使用光盘进行存储。

电子归档的开发也应该以人为本，应该有一个团队来完成此工作。由于大多数计算机和信息管理人员相对不熟悉归档工作，因此与档案部门容易就电子文件提交达成协议，这与文件提交人员多年来与档案部门建立了相对稳定的业务关系不同。

传统的档案工作使用纸质文件和材料作为工作对象。计算机应用后，电子文件取代了以前创建的材料。制图员直接写入磁盘并在磁盘上进行更正。一旦形成，将立即存储在记录员和技术人员共享的办公室信息数据中，使得文件和归档之间的区别不再明确。创建文件后，文件将由办公室部门收集和存档，通常每年交付给存档部门进行管理。电子文件可随时创建，随时更改并存储在计算机磁盘或CD上，对计算机有很高的依赖性。如果已归档，则应以磁盘或CD的形式提供，并且存储范围不仅应包括处理过的文件和具有保留价值的文件，还应包括文件的读取软件和操作系统。

三、电子文件保护技术

电子文件的载体材料是磁性材料和光盘，聚酯基底支持磁盘和磁带。聚酯基的缺点是易于产生静电，吸引灰尘并引起卷曲，易于与磁性粉末分离并且在拉伸后难以恢复。黏合剂用于连接基体和磁性粉末，并且具有诸如容易膨胀和收缩，磨损，脱落，黏附，发霉等的缺点，其直接影响信息的再现。磁性粉末中磁性氧化物颗粒的残留感应强度是记录和再现信息的决定性因素，并且由于外部磁场的影响。光盘使用激光来访问信息，并且为光盘形式，由光盘基座，记录介质和保护层组成。目前，光盘中常用的记录介质主要包括碲，碲合金，硒，碳铝化合物，以及一些物理和化学性质易受激光热作用而改变的材料。电子文件载体材料的寿命要短得多，通常为5至15年。

（一）温度和湿度的影响

温度和湿度不足会影响磁性载体，光盘和纸张。电子堆垛机受温度和湿度的影响完全不同。如果温度过高或过低，聚酯基材都容易膨胀或收缩并变形，并且光盘载体中使用的塑料，铝和多碳材料也会弯曲和变形，从而影响激光束的精确定位以及读取和写入数据。实验结果表明，纸质文件存储的标准温度为1423°C，相对湿度为4550°C，电子文件的理想存储温度为1610°C，相对湿度为406°C。温度和湿度对电子文件和纸质文件的影响程度不同。

（二）灰尘的影响

灰尘主要损坏电子文件载体，包括物理损坏，化学损坏和生物损坏。物理损坏是指由于磁带和光盘表面上的污染和刮擦而对记录的信息造成的损坏，而化学损坏是指由于灰尘中包含的化学成分而在不同程度上腐蚀了磁盘和光盘载体的腐蚀和性能可能导致降解。销毁后，记录的信息就会消失。生物损害意味着粉尘会传播霉菌孢子，霉菌的培养基和繁殖地。真菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，从而导致数据丢失。如果灰尘损害了电子文件介质，则记录在介质上的某些信息可能会丢失，并且计算机系统无法读取原始信息，从而导致电子文件的保存价值丧失。因此，防止灰尘损坏电子文件载体非常重要，并且在创建和使用电子文件时必须采取严格的防振措施。

（三）光的影响

光会使电子文件载体材料引起光氧化反应，从而导致磁盘基底和磁带基底老化并降低强度。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的残留稳定性，导致信号衰减并影响磁性记录信息的读写效果。

当前，保护电子文件信息免于修改，盗窃或删除的主要技术方法包括防火墙技术，访问控制，数据加密，数字水印和数字时间。其中，数据加密方法是指根据特定的加密转换方法来处理未加密的数据，以使数据难以读取，而数字水印方法则使用诸如图章，图案等特定的技术方法来指示作者。复制隐藏在电子文件中的电子文件时，不会复制这些符号，这保证了电子文件信息的独特属性。数字时间戳方法用于防止损坏电子文件信息的真实性和独创性，并且如果存储的电子文件被修改或删除，则不能更改文件创建时在网络上注册的时间。然而，随着用于加密和解密电子文件的技术不断发展，用于保护电子文件中的信息的技术可能是相对的。

结束语：档案专家必须积极更新知识，学习新的档案管理理论，原理，方法和技术，以使两种类型的档案能够更好地融合并满足社会的需求。不论使用哪种方法，电子文件形成部分均应以统一格式对其进行分类和分类，然后将其传输到记录部分。不能从网络上下载记录，因此电子文件形成部门负责数据的真实性和准确性。从档案部门收到的所有电子文件都必须存储在CD-ROM中，最好不要使用磁盘存储。