数字化背景下优化事业单位会计档案管理探讨

乔宇

（日照市房屋征收和造价咨询服务中心，山东 日照 276826）

会计档案管理是事业单位当中一项非常重要的工作，其管理成效与事业单位的资金使用情况及健康发展程度密切相关。伴随着数字化技术的蓬勃发展，事业单位有必要将数字化技术引进到会计档案管理工作当中，促进管理成效和管理水平的整体提升。但是，这一目标实现，需要针对对数字化档案管理的现存问题及其解决措施进行深入细致的探究，方可显现出数字化技术的强大的优势。

一、数字化背景下优化事业单位会计档案管理的现存问题

（一）管理问题

数字化会计档案管理模式虽然存在诸多技术优势，但其正常运行却对管理机制、管理人员素养以及整体运行环境存在更高的要求。但从目前的情况来看，很多事业单位会计管理工作还不够系统化、专业化和体制化。要么在管理流程上存在漏洞问题，要档案管理人员专业水平和岗位技能存在不足，导致管理行为不规范、不专业、不细致；另外，还有一些事业单位在会计档案管理制度方面存在不明确、不实用、不严谨等一系列问题。有些会计档案管理人员甚至存在随意操作、篡改记录等严重问题，严重影响了档案数据的权威性与有效性。

（二）过渡时期

在事业单位会计档案管理工作中，由于传统管理模式的存在时间较长，已经在日积月累中形成了一种相对稳定的工作流程。致使会计档案管理人员不论是出于个人工作习惯、固有思维还是适应能力，都难以在短时间内适应新的工作模式，对于新型工作理念与思维模式需要较一个较为漫长的适应期。在这一过渡时期内，势必会给会计档案管理工作造成一定的波折与动荡，导致管理质效受到不同程度的影响。

（三）安全问题

在数字化背景下运行会计管理工作，虽然在很大程度上提高了会计信息的传输效率，节约了会计档案的存储空间，但同时也带来了会计档案信息丢失、外泄、恶意窃取等一系列问题隐患。尤其当事业单位在软硬件管理方面存在一些缺陷与不足时，则进一步加重了这一问题的高发性与危害性，导致会计档案信息不具真实性、安全可靠性与完整性，给事业单位会计管理工作带来诸多风险隐患。

二、数字化背景下优化事业单位会计档案管理的实践策略

（一）建立健全相关制订体系

数字化事业单位会计档案管理模式的全面实施，需要一套健全完善、极具可操作性与权威性的管理制度体系为提供运行保障。对此，事业单位领导、财务管理部门及各级管理人员要给予高度重视，尽快结合本单位的实际情况，对原有的会计档案管理制度、管理流程进行重新修订与更新完善，使其适应新型管理模式。同时，为了提高全体人员的工作自觉性与积极主动性，还要面向档案管理工作者推出长效激励政策。例如岗位责任制、绩效考核制度、职位晋升制度等等。使其能够在日常工作中严格要求自己、努力提升自己，及时发现工作流程及管理制订当中的问题与不足，从优化管理成效的角度出发，提升出合理化建议，促进会计档案管理质量的不断提升。

（二）提高档案管理人员素养

数据化事业单位会计档案管理模式的确立，无疑会带来工作理念、工作方法以及工作重心上的转变。如果会计档案管理人员具备较强的工作能力和职业素养，就会在很大程度上缩短这一过渡期和适应期，使各项工作早日步入正常轨道。因此，事业单位必须加大人才培养力度，定期面向会计档案管理人员开展业务培训，除了传授先进的工作理念、工作方法、管理经验以外，还要全面提高现有人的思想意识，帮助大家构建起互联网思维。使现有人员通过积极主动的开展自主学习，掌握更加先进的理论知识与工作方法，使会计档案管理工作得到全面有效的优化。

（三）做好信息安全管理工作

数字化会计档案管理模式的构建，是依附于互联网而存在的，这就意味着必然存在信息安全隐患问题。对此，事业单位在构建自身的数学化会计档案管理平台时，务必为其打造一个完善的、安全的软硬件运行环境，为档案信息的安全可靠性提供必要的保障。比如在硬件方面，相关人员要做好防潮、防磁、防尘等工作，还要定期针对硬件系统进行维护，最大限度地提高硬件使用寿命与运用质量；在软件方面，除了引进优质正版的档案管理软件以外，还需要设置防火墙，在计算机当中加装防病毒软件，针对各类网络病毒设置有效的防护屏障，使会计档案数据信息得到全方位的保护，从源头上降低信息丢失、恶意窃取、黑客攻击等问题的发生机率，确保数字化会计档案管理工作具备一个安全稳定的运行环境。

三、结语

数字化会计档案管理模式的建立，无疑为满足事业单位新型会计档案管理需求提供了强大的技术支持。对此，需要从事业单位和会计档案管理人员两方面入手，尽快构建完善的管理体系及运行环境，更新管理理念与工作方法，确保数字化管理模式的高效运行。