事业单位档案管理的质量保障体系建设研究

弥书乔

（黑龙江省民政职业技术学校，黑龙江 哈尔滨 150025）

管理工作在事业单位的运营中扮演着关键性角色，与人力资源的合理配置以及项目活动的部署安排等有着密切联系。因此对档案管理质量进行进一步强化，对推进事业单位的可持续发展有积极影响。

一、事业单位档案管理质量保障体系中的难点问题

（一）档案管理体制待完善

有些事业单位保有传统的思想观念，在开展档案管理工作时会一直采用固定的体系机制，而这种情况的出现不仅会影响档案管理的效率，有时还会降低部门之间工作交接的质量。如个别事业单位的档案管理体制过于形式化，实际管理期间涉及到的流程步骤也存在繁琐、复杂的现象。若事业单位不对此类现象进行及时的改进，那么管理人员的工作热情和积极性就会受到干扰，导致档案管理和质量保障体系建设水平一直得不到有效提升。

（二）档案监管认知度不高

虽然一些事业单位能严格按照标准的体系机制进行档案管理，但却对档案管理质量的监管与评估有所忽视，使得日常管理中的细小问题出现堆积现象，给单位未来的良性发展埋下了安全隐患。如内部监管部门没有平衡档案管理队伍与档案体制落实间的监管力度，导致监管重点出现失衡情况，不仅弱化了监管部门的职能，还给质量保障体系的顺利建设造成了一定阻碍。除此之外，若单位所获取的档案管理质量评估信息不真实，则可能给后续保障体系的建设带来误导。

（三）档案管理模式单一

若事业单位在档案管理中，只是将大量的精力与时间投入到了质量监管或保障体系的建设中，而没有对管理模式的创新提高重视，那么死板的管理模式不仅会增加工作人员的麻木心理，导致人为失误几率的提升，还会间接降低档案管理质量与效率。如传统模式下的档案管理工作，除了会消耗很多资料整合与管理的时间，还会占用单位内部较大的空间来存放纸质档案。而管理人员可能会在机械化的模式下逐渐降低专注度与严谨度，使得档案管理出现混乱情况。

（四）档案管理队伍松散

档案管理队伍较松散是阻碍质量保障体系稳步建设的原因之一，如岗位设置不合理、人力资源缺乏或人员管理制度缺少人性化理念等，都会影响档案管理队伍的整体稳定性。单位若没有较强的档案管理人才培养意识，那么管理人员在日常工作中可能会出现态度不端正或行为不规范等情况，不仅降低了自身责任与义务的落实效果，还给周围人员带来了不利影响。

二、事业单位档案管理质量保障体系的建设措施

（一）健全档案管理体系机制

要想发挥质量保障体系在档案管理工作中的应用价值，事业单位就要对管理体制的补充与优化给予关注，主要可以从以下几点中入手。第一，单位需要对当下所实施的档案管理体制进行全面分析，对于体系机制中的漏洞问题和不足之处，除了要进行适当整改与调整，还要做好改良后的记录工作，从而为日后管理体质的再次优化提供参考。第二，单位要对管理体制的阶段性更新提高重视，以免传统、落后的规章制度给新时期下的档案管理工作带来错误引导。第三，单位要明确内部档案管理与质量保障体系之间的协调关系，保证两者相互制约且互不影响，以此来营造良好的档案管理氛围。

（二）强化质量保障体系监管力度

加强对档案管理质量保障体系建设与运行的监管，一方面能提高档案管理的规范性、专业性与稳定性，为档案资源的科学利用以及相关工作的准确决策提供保障；另一方面则能提高档案安全管理的水平，防止档案信息出现丢失或泄露情况，威胁单位人员的个人利益。如在日常监管期间，监管团队不仅要对档案信息的真实性进行定期抽查，还要对质量保障体系建设中所使用的经费进行动态监管。对于监管过程中发现的隐患问题，则要在第一时间上报给单位领导层，防止不利影响的扩散。

（三）注重档案管理模式的创新

便捷、高效的档案管理模式既能帮助管理人员减轻工作压力与负担，还能节约一定的时间成本，有利于质量保障体系的顺利实施，而信息化档案管理系统的应用就是创新手段中的一种。在信息化系统的辅助下，档案资料可以以数据形式上传并存储到指定的管理系统中，再加上质量保障体系的双重维护，档案资料整体的安全性便能得到提升。相比传统的管理模式而言，信息化的档案管理模式无论是在资料查询、资料整理还是资料调用上，都能为管理人员提供便利条件，大大降低了质量保障体系建设的难度。

（四）建立专业档案管理队伍

档案管理与质量保障体系的建设都需要人力资源的支持，而注重专业化档案管理队伍的构建不仅能提高人才资源的利用率，还对队伍整体的组织结构有稳固性作用，因此需要事业单位制定妥善的队伍构建计划。如在聘用管理人员时，单位要对其综合素质和专业能力等内容进行全方位考量，并合理安排其岗位职能，来为后期管理队伍提供人才保障。另外，单位也可以通过定期开展培训活动的方式来提高档案管理人员的工作水平，使其在锻炼学习中逐渐掌握档案管理的技巧，为质量保障体系的建设贡献一份力量。

三、结论

如今，很多事业单位在开展档案管理工作时，都能结合自身经营特点与管理模式等，来对相应的质量保障体系进行合理规划，从而为档案管理的高效开展与落实创造有利条件。对于体系建设时存在的细节问题和阻碍因素，单位领导层也能对问题产生的原因进行及时分析，并根据各发展阶段来制定出具有针对性的处理方案，为档案资源利用价值的提升打下坚实基础。