大智移云时代下制造业企业内部控制问题的研究

张欣南

浙江科贸职业技术学院，浙江 金华 321000

一、制造业企业传统内部控制的不足

目前，大多数制造业企业在以往的发展进程中已经初步制定了内部控制制度，也具备相应的内部控制流程，但在传统的实际落实过程中，由于技术条件的限制，仍存在了许多亟需改善的问题，包括但不限于以下内容：

（一）沟通渠道不畅通，事后审批情况屡见不鲜

为了更好得进行企业管理，大多数制造业企业往往会制定诸多事前审批的内部控制，以便于整体管控，然而传统的内部控制手段仍旧存在诸多无法将事前审批落实到位的情况。以制造业企业的采购环节为例，采购人员实施采购之前，需要通过相关程序对采购活动的诸多事项进行核实审批，其中包括采购物品的规格型号、供应商相关资质、各家供应商提供的报价等内容。然而一方面事实情况多变，采购过程中发生的突发情况无法依靠经验完全避免；另一方面采购部门负责人的出差计划也会导致采购审批程序无法及时进行。为了不延误后续计划，当前述情况发生时，采购人员往往仅通过电话、QQ、微信等方式与负责人简单汇报得到口头认可之后，便草草进入采购流程。采购完毕后，为了不违反公司内部控制流程和相关规章制度的规定，采购部门会事后书面补全相关手续，但通过传统的书面签字的内部控制记录难以辨别该项采购审批的时间节点，内部控制是否落到实处。这使得内部控制失效的同时也给心术不正的员工留有了贪污舞弊等不法行为的操作空间。

（二）缺乏有效的外场监督

企业经营活动的正常进行无法避免员工的出差，传统的内部控制下对员工出差的管理上难以进行有效的绩效考核。员工的真实行动轨迹和真实时间都较难于查证。部分散漫的员工假借出差之由逃避企业各项考核管理的情况屡见不鲜，人事部门即使对于此类情况心知肚明却无法进行有效管控。缺乏有效的外场监督不利于企业保证正常的运营效率，阻碍运营效率的提升。

（三）数据沟通不及时

传统内部控制下，企业的信息化管理不够健全，数据信息处理、传递、报告的及时性不高，相关部门之间的数据沟通效率较低。以销售环节为例，为保证销售活动的顺利进行，销售部门应实时掌握库存商品的详尽数据。传统内部控制制度下销售部门和仓储部门之间的数据沟通依赖于电话、QQ 等手段，数据更新及数据沟通不及时影响工作效率；仓储部门积极配合销售部门人员的工作安排的同时，难免也会影响自身原有的工作计划，导致工作效率下降，最终给企业的整体运营带来不利影响。

二、“大智移云”为制造业企业传统内部控制的问题提供新方案

“大智移云”概念于2013 年8 月中国互联网大会上提出，是指“大数据、智能化、移动互联网和云计算”。移动互联网、物联网的结合，使大数据的产生与收集成为可能，移动互联网和物联网的应用需要云计算支撑，大数据的深入分析和挖掘反过来助推移动互联网和物联网的发展，使软硬件更加智能化。“大智移云”为制造业企业内部控制的发展提供了新方案，包括但不限于以下内容：

（一）加快信息处理速率，规范流程

“大智移云”环境下各种信息处理技术不断地被研发与应用，企业沟通渠道更加通畅。例如阿里巴巴推出的移动端APP“钉钉”中的审批模块，对不同的业务模块预设好不同的审批流程，不需要申请人再自行询问审批步骤。审批进度也会在流程相关人之间公开，以便于相互提醒未及时审批的人员尽快完成审批工作。对于长时间未审批的事项，APP 也会以短信、电话、手机消息通知等多种方式进行提醒。对审批时点的有效记录可以确保审批管理流程落到实处，而非停留在形式上；对审批时长的有效记录可供后期分析改进，加快总体信息处理速度，规范审批程序。

（二）开创监督新方式，完善管理机制

企业应充分利用“大智移云”环境下的监管平台的技术优势，突破监督的空间局限，拓宽监督的范围，把节点监督变成连续监督，让软性监督变成硬性监督，让隐形封闭变得公开透明。例如“钉钉”的考勤打卡功能，就从技术上解决了空间范围无法实施连续性监管的问题。考勤打卡功能可以及时反映、记录外勤人员所在的地点与环境及其运动轨迹，不定时的考勤打卡要求更是加大了应付检查的难度，对外勤人员的工作有很好的监督之效。

（三）实时数据共享，便于沟通

企业应建立相关服务平台，进行实时的数据共享，供各部门之间联合运用。金蝶云中的办公云、财务云、制造云等模块都可以选择性地应用于本企业。各类办公软件的云文档等也是实现实时数据共享的有效渠道。各部门可以根据被赋予的相应权限但互不重复的在文档上同时操作，这加快了企业各部门之间的信息传递、处理效率，提高办公效率。另外ERP 智能办公系统的运用，可以打破各部门、各区域、各系统之间沟通和协作的壁垒，建立规范、敏捷、高效的业务流程，实现销售、客户管理、生产、库存、采购、人力资源、财务等所有环节全程无缝管理，确保了数据信息在传递过程中的准确性、时效性，帮助企业紧密协作、快速反应，全面提升企业的竞争力。

三、新契机的同时带来的新的问题

“大智移云”给制造业企业实现更优质的内部控制带来新契机的同时也带来一些新的问题，包括但不限于以下内容：

（一）管理目标容易设置偏离

“大智移云”时代下内部控制的改革，不仅仅是简单的把纸质的办公变成无纸化的计算机办公，而应将各个环节和业务循环都联系在一起。管理目标不明确的情况下，容易将目标设置不恰当。若管理目标设置得过低，企业的内部控制改革将会流于形式，无法真正达到内部控制优化的效果。若管理目标设置得过高，各个业务循环之间的联系需要深化，系统的复杂程度也将加深。一方面员工工作的难度和负担大大增强，新的应用对员工的学习能力和操作能力也有了更高的要求；另一方面，企业员工素质参差不齐，企业对员工进行理论培训的工作量巨大，培训结束后的实操过程仍有诸多问题。

（二）审批等业务流程产生新漏洞

“大智移云”时代下的管理系统，在审批等业务流程上不再依赖于手工签字，而是依赖于各级账号之间的层级关系和权限进行操作。原则上，各个部门的各级负责人应严格保守好自己的账号密码，但是领导人员意愿偷懒或者防范意识薄弱，主动或被动的泄露账号密码后，不同层级的人员容易串岗，审批流程形同虚设，从而导致内部控制的质量下降。

（三）会计信息安全问题难以保障

大数据、云计算下，数据的基数很大，缺乏重要性判断的全盘数据储备，加大了数据承载负担，超负荷储存导致系统崩盘可能引发会计信息数据遗失的风险。大量数据之间的相互传递也可能带来网络拥堵。除此之外，“大智移云”环境下系统的运作依赖于系统下的账号权限，企业为了便于管理往往会采用相近的账号、设置安全系数较低的便于记忆的操作密码，恶意攻击很容易引发信息泄露。

四、结论

“大智移云”时代，给全社会各行各业带来的全新的机遇。制造业企业在大智移云时代下应积极顺应时代潮流，对先进有效的内部控制制度体系进行积极探索，深入思考如何利用新的工具对制造业企业进行更行之有效的管理模式。与此同时，企业应及时的关注新形势下的问题与挑战，并积极寻求新形势下新问题的解决途径，比如建立专门的信息技术开发维护团队以确保系统的不间断的有效运行，加强员工相关技能培训以确保全新的管理工具应用到实处，不应只是个摆设等。