有关人力资源档案管理的新路径探索

(山东省菏泽市单县人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274300)

人力资源档案是非常重要的无形资产，它记录着不同人员的学习、工作、社会经历等内容是重要的人才凭证，往往被称为“第二张身份证”。因人员及社会环境一直存于动态变化中，所以管理部门也应根据这一变化及时对档案信息进行相应的补充和完善，就目前来看我国的人力资源档案管理还存在不少缺陷，急需予以加强。

一、人力资源档案的重要性

（一）记录人员的基本信息，为各项业务办理提供便利

人力资源档案，是基于人员的客观情况记录，包括人员姓名、性别、家庭住址、职业、文化程度、政治面貌等基础内容，也包括人员各种动态变化情况。它既是人员的身份信息说明，也是人员的社会凭证，是各类机关和企事业单位认识和了解人才并办理相关服务的重要依据，也是个人实现就业、学习、享受各类社会福利待遇的基础依据。

（二）是用人单位的重要参照，利用优化人才结构

人力资源档案包含多种人才信息，是各用人单位认识和了解人才，对人员工作能力和社会价值进行初步判定的重要工具。用人单位以人才档案为参照，结合自身用人需求和人才的特性进行岗位的合理分配，对现有的人才结构进行优化调整。

（三）为人才建设提供长期战略支撑

人力资源档案管理集合各种不同层次人才信息，其信息量巨大。档案管理部门可通过对这些人才信息进行统计、归纳、对比分析，对某一方面的人才比例和人才结构深入认识，发现存在的问题，并以此为导向进行人才建设和布局，为国家及企事业单位制定科学的人才建设规划提供巨大支撑，可加快社会紧缺性人才的培养，提升高素质人才比例，促进经济、社会发展。

二、当前我国人力资源档案管理中存在的普遍性问题

我国人力资源档案管理经历多年发展建设，其管理体系和组织架构得到进一步完善，目前主要以各地人力资源和社会保障部门为主，各企事业单位为辅的多种人才档案管理模式，扩大了档案管理总量，提高了档案管理服务范围。但受现有管理条件和管理观念影响，我国人力资源档案管理的质量和效率整体不高，主要体现在以下几个方面：

（一）管理层次过浅，人力资源档案质量不高

从目前情况来看，人力资源部门的大多数人才档案都只是对人员基础信息的记录，没有根据人才的变化情况及时的对相关信息进行更新，对人员技术技能水平、社会实践内容、以及相关成果的记录缺失或不完整，使得人才档案质量不高，对用人单位选拔人才的参考性不强。同时，一些档案管理人员在日常管理中局限于基础的档案管理工作，如清洁卫生打扫、档案归类整理等，但对档案管理的安全性、时效性、系统性等等内容的思考和关注过少，管理人员安于现有的粗陋、低效的管理模式，其革新意识较差。

（二）人力资源档案管理模式落后

社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，带来了社会生产生活方式的巨大改变，人力资源档案管理工作也应该紧跟时代发展形势不断提升管理质量。但当前一些人力资源档案管理部门依然采取最原始的人工管理模式，且绝大部分档案依然为纸质档案。

（三）档案管理成本较大

因档案管理模式落后，档案部门主要以传统档案管理手段来开展工作，在档案基础设施建设、档案人力成本、档案资料保存与维护等方面的费用支出极大，经济性较低。

三、人力资源档案管理的新路径探索

（一）持续提升档案管理部门和管理人员的业务能力

人力资源档案管理的质量与管理人员的自身素质有很大关系，档案管理部门应组织人员开展职业培训活动，邀请其他专业人员进行现场指导，通过各种培训和考核增强管理人员的管理水平和责任意识。

（二）增强管理重视度，提高档案质量

管理部门及管理人员缺乏对人才档案管理的重视度是导致档案质量过低，管理水平低下的重要原因，基于此要求档案管理者积极提升思想意识，将人力资源档案提高到战略层面上来，对人才的重要信息进行及时更新，尤其是那些可以直接体现出人员职业能力和专业技术水平的内容，比如参与的技术项目、申请的专利成果、获得的各种表彰等等，通过不断完善人才档案信息，可便于为用人单位的人才选拔提供更多有用参照。

（三）借助信息化手段降低管理成本

档案管理部门应加大信息化档案管理力度，要加快信息化基础设施建设，引进大数据、云计算以互联网平台为支撑，建立数字化档案管理系统，将所有的人力资源档案信息录入电子系统，实现档案信息的及时传输、查阅、更正和补充等，降低管理者的管理工作量。同时可以有效节省管理费用、传统设施建设费用等，实现更好的经济效益。

总之，人力资源档案管理工作不仅有利于实现人才资源的合理分配和利用，还能促进我国经济社会的更好发展，其意义深远。