探讨基层单位文件档案管理现代化路径

（科右前旗德伯斯镇人民政府，内蒙古 兴安 137400）

引言

我国近年来已经快速进入现代化发展阶段，很多先进技术使得我国各行业有了更大的发展空间。随着信息技术的迅猛发展，我国已经进入信息化时代，各行各业都借助先进的信息技术来改善办公环境。在这样的社会大背景下，基层单位的文件档案管理也试图改革落后的传统管理办法，借助先进的现代化技术来促进档案管理的革新，使自身能够高效运转。

一、基层单位文件档案管理现状

档案管理制度不完善，针对目前状况来看，基层单位的档案管理问题颇多，其中档案管理制度制定不完善：1.档案管理工作没有统一的审核标准，管理人员整理档案较为随便，致使档案查询不便，寻找档案不全，不利于其他人员在有效时间内查询。2.档案文综上标题及档案目录不完整，较为严重的是，有的档案目录已破损甚至遗失；档案查询编号也没有对其进行统一编写，归类上特别随意。当办公人员对其整理时，没有健全的整理制度，无法对整理的档案进行规范作用，使档案管理工作无法有序进行。针对这些问题，可显示出基层单位档案管理工作制度存在很大缺陷，档案管理制度不完善，致使管理人员停滞不前，缺乏创新精神，使其工作质量下降。3.档案检索系统不健全，档案整理归档是为了方便后期的检索查询，科学的检索系统对于档案的使用和查询来说十分关键，然而在当前的一些基层单位中，存在档案检索系统不健全的问题。目前的检索方式主要有两种，即手工和计算机检索，计算机检索相较于人工来说有很多优势，但许多基层单位仍然采取人工检索的方式，不仅效率低下，而且耗时耗力。

二、基层单位文件档案管理现代化路径

（一）加强档案管理制度

紧追时代发展脚步，基层单位需结合自身实际情况合理完善档案管理制度，从而规范管理人员的工作行为，提高档案的整理清晰度。档案管理信息化可提高档案的利用率，增强档案的安全性，以此基层单位需建立更加完善的管理制度，促进档案管理工作现代化的有力开展。如：1.完善档案管理工作章程，使管理人员重新整理档案案卷，促使其规范化。2.结合档案文综内容，规范档案目录、分类序号等内容。3.纸质版档案向信息数字化转变，提高档案查询效率。4.完善信息技术系统，保证档案信息化安全。5.单位需定期对档案管理人员进行培训，加强其人员的专业水平。

（二）健全档案检索系统

检索对于档案后期应用的重要性不言而喻，要想使档案管理工作实现现代化，基层单位就需要健全档案检索系统，使档案检索系统更加规范化和专业化。首先，基层单位要借助现代化的信息技术，建立电子化的检索目录，并通过对检索条件进行相应设置，来完善档案检索系统。其次，检索系统要使用最流行的关键词法，检索者可以根据自己的需求，在检索系统中输入相应的关键词，然后检索系统就可以将相关的文献呈现出来，从而可以提高档案管理的效率。

（三）对区块链技术的深入发掘

文件档案管理领域已有的区块链技术应用，大多集中在单份文件的哈希值校验及智能合约支持下的信息共享上。区块链尚有其他技术潜能，有待文件档案部门发掘。比如，可以利用默克尔树提高文件验证的效率。该哈希树的节点分为叶子节点和非叶子节点两种，叶子节点的标签是它所关联数据块的哈希值，而非叶子节点的标签是它的所有子节点的标签拼接而成字符串的哈希值。实际应用中可以将文件划分为若干数据块，也可以将每份文件视作一个数据块，前者可以快速定位文件哪个部分发生了修改，后者可以快速发现文件是否做了修改。再如，目前区块链系统通常不会自动捕获文件，未来可能会出现智能合约中包含向业务系统中抓取数据的指令，在执行智能合约后实现文件的自动捕获，还可以通过智能合约来自动检验归档文件的质量。

（四）开展档案工作的现代化管理

档案室要加强与电子政务管理部门的沟通联系,充分发挥档案部门人才、设备、技术、业务等优势承担起本地电子文件中心建设项目实现由档案室统一接收、管理、提供利用部门电子文件的目标。要进一步加强已公开现行文件收集工作整合与人民群众切身利益息息相关的人事劳资、福利待遇、社会保障、医疗卫生、房地产管理等具有现行效用的法规性、政策性、公益性文件努力构建内容全面、系统脸索准确、快捷的已公开现行文件资料积累丰富资源。

（五）增强管理人员专业知识；引进新人才

1.提高档案管理工作者的专业素养，让其明白档案现代化管理的重要性，使其对工作全身心的投入。基层单位也需加强对档案管理人员的职业培训，如信息技术的应用，促进其专业素养的提高。此外，也需制定相关的奖惩制度，激进管理人员的工作热情，从而提升其专业化水平。2.引进新的专业人才；为提高档案管理工作的现代化，基层单位需引进相关专业的人才，使其发挥专业领域知识，提高基层单位档案管理现代化进程。

（六）建立和完善文件档案管理的网络体系

随着信息技术的快速发展，现代社会将全面迈进信息化时代，基层单位应该抓住这一契机，由传统的纸质档案管理方式向现代化的档案管理方式转变，紧跟时代发展的步伐，进一步满足自身的需求。因此，基层单位需要建立和完善文件档案管理的网络体系。首先，基层单位应该以自身的长远发展为导向，建立适当范围的局域网，不仅可以有效保护单位的信息资源，还能够方便单位内部人员利用信息，提高文件档案管理的利用率；其次，基层单位要及时完善文件档案管理的网络体系，定期更新关键技术，使网络体系更加稳定。

结语

总体来说，基层单位需积极改进档案管理工作中的问题，合理运用现代信息化技术，促进其工作的现代化发展。