浅谈提高事业单位行政事务人员工作效率的策略

（南京市救助管理站，江苏 南京 210000）

事业单位行政事务人员工作在事业单位工作体系中占据重要位置，其主要任务为协调事业单位内部各部门的工作，工作量大且繁杂。事业单位行政事务人员工作效率的提高，可以提升整个事业单位的工作质量，关系到事业单位经营和发展。因此，在对这项工作的工作内容、方式、特点和问题的研究的基础上，结合实际工作情况，探索出有利于提高事业单位行政事务人员工作效率的途径具有实际意义。如今，受到传统事业单位管理模式的影响,许多事业单位办公室行政管理效率不高。这样的局面不改善会影响事业单位的发展，甚至阻碍很多事业单位的健康发展。产生这些问题的根源在于事业单位缺乏规范、标准的管理体系,各个岗位的职责权限不明确,对于各项规章制度的执行力不强,使自身的管理工作处于被动局面[1]。

一、新时期事业单位办公室行政事务工作效率的问题

（一）办公室所承办的行政事务较为复杂

事业单位行政事务人员工作内容大致包括办公和行政事务管理、人力资源管理。具体而言，事业单位行政事务人员工作包括制定和执行制度；管理日常办公事务、办公物品、会议、涉外事务等。办公室管理人员的工作事业单位大小事情，管理工作人员的工作任务重、心里压力大，这导致工作人员流动性大，工作热情不高。办公室工作人员不仅要及时归类、总结和更新事业单位各类信息，还要主动了解事业单位的各种项目活动，否则无法完成日常工作。此外，办公室工作人员不仅会受到来自领导的压力，也会与事业单位员工产生沟通问题，这些上下沟通上的障碍会给办公室行政管理工作带来难题。

（二）职责不清

事业单位办公室的日常工作主要为综合协调内外、督促检查工作、贯彻领导的决策以及反馈群众的意见。然而，办公室工作人员往往身兼多职，分工不明。这就导致管理人员无法各司其职，高效地完成相应的工作。这可能和办公室人员人少活多的常态有关。部分行政事务的工作人员在工作过程当中对于自身职位的定位并不是非常的明确,缺乏一个整体的宏观的认识,从微观上来讲,办公室的工作人员对于行政事务在具体的工作细节方面缺乏合理的定位,对于文件的起草,公务接待等具体而又细致的问题上缺乏明确的定位这样一来就会导致责任的不明确和责任的相互推诿。

（三）管理者综合素质不高

管理者综合素质不高是办公室行政管理工作中普遍的问题。很多企事业单位在招聘办公室工作人员时，没有对应聘者明确规定专业要求。很多招聘条件都显示专业不限。这就导致了很多非专业人士从事办公室管理工作。虽然工作人员一般在入岗前都会进行岗前培训，或入岗后进行继续教育，但是很多工作人员综合专业素养仍不高，缺乏科学管理的专业知识。这会导致对上不能为事业单位领导提出建设性建议，对下不能为事业单位其他工作人员提供完善的服务。此外，很多事业单位缺乏完善的考核与监督机制，这导致一些办公人员无法按时完成相应的工作任务，进而无法提高办公室行政效率。

（四）新媒体运用能力弱

新时代，办公室管理工作可以借助新媒体提高工作效率。新媒体拥有加速信息传递，利于档案资料存储和分类等功能。然而，大多办公室管理人员没有新媒体专业知识，没有运用新媒体办公的意识。这就导致办公室管理工作更不上时代的脚步，仍处于传统、落后、低效的工作模式中。

二、新时期提高事业单位办公室行政事务工作效率的策略

（一）定岗定责，责权对等

办公室所承办的行政事务较为复杂，事业单位行政事务人员应明确分工，保证每个岗位、每项工作都有人落实。除了定岗定责，权责也要对等。定岗、定责、定标准，责任到人，使得各项工作有序进行，完善办公室工作的责任体系。定岗就是以办公室工作职能和流程为基础，科学设定岗位。定责就是要界定每个岗位的职责，确保工作衔接顺畅、工作程序有据可依，使得各项工作分工明确，职员各司其职、协调配合[2]。定标准将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范，以达到整体功能最大化、局部功能最优化的目标。首先优化流程，然后健全体系，保证权责一致，实行精细化管理办公室工作。

（二）加强沟通，优化流程

沟通在事业单位办公室行政事务工作中起着重要作用。沟通不善不仅会降低工作效率，也会产生错误。横向沟通包括与单位内部其他部门和媒体、其他事业单位和政府机关等沟通。事业单位行政事务人员应真诚、谦虚且谨慎地传达精神、布置任务、协调各部门工作；与外界沟通时，行政事务人员应提高应变能力，实现有效沟通。纵向分为与上级或下级部门沟通。与上级沟通主要充分理解领导意图，传达相关意见和精神，同时将自身和下级部门的建议顺利地传达给上级部门；与下级沟通主要是执行上级的决定，收集整理下级部门各项信息。打通信息传达渠道，保障各项沟通顺利进行。建立简明、科学、无障碍的沟通流程，可以促进办公室工作科学化、精细化。在沟通流程设计中要做到对象明确，环节清晰，实现各环节有机配合，信息共享，提高效率，减少出错率。

（三）培育传播事业单位文化

事业单位不仅要提高办公室管理人员的薪资待遇，更要用文化去吸引、感化人，进行人文管理。事业单位可以通过文化建设促进事业单位健康发展。事业单位文体的建设包括：1.目标明确，组织结构清晰。确立目标是事业单位发展的基础。事业单位不仅需要建立近期目标，更需要建立长期目标。为了营造团结凝聚的气氛，行政管理人员应该协助事业单位制定近、远期目标。2.完善绩效评价标准，营造公平的氛围，形成良性竞争的环境。管理者权力下放，给员工施展才华的自由，以做事情的结果衡量业绩，使员工可以最大限度地施展自己的才能。3.建设事业单位形象。事业单位形象包括物质和精神形象。物质形象包括司容、司貌、产品、技术装备、服务设施等。精神形象包括员工事业单位风格、精神面貌、人文环境等。4.重视人才培养。事业单位用发展凝聚人，以榜样激励人，用成才教育人。事业单位要为员工发展提供充足的空间，为员工提供再学习的机会，积极开展多样的活动为员工提供职业生涯设计的机会。

（四）提高执行力

事业单位办公室管理人员提高执行力需要注意：明确工作任务和方法；选择更优的工作途径；努力解决困难；形成事业单位执行的制度和文化。事业单位办公室实行考核评议，确定考核标准，设计量化指标来管控程序性、易于量化的工作；设计定性评价指标来管控非程序性、主观因素较强的工作；充分运用行政管理信息系统，自动选取并生成相关工作指标，提高管控效率。人工管控难以量化的指标，实现人机结合，提高考核效率；用综合考核来综合评价办公室整体职能发挥情况，用分类考核来单独评价办公室重点工作。办公室工作人员要提高服务意识，认真完成自己的工作任务，敬职敬责，遵守职业道德。行政事务人员要提升工作的主动性，站在事业单位发展和改革的角度上，并结合办公室的核心工作，富有预见性和计划性地安排日常事务，并件件落实。行政事务人员不仅要理解领导的意图，还要主动思考领导未考虑之处，为事业单位决策提供建设性意见。此外，行政事务人员要努力将事物型服务转化为政务型服务。

（五）合理运用新媒体辅助工作

依托新媒体和先进的信息技术手段的支持，事业单位办公室行政事务工作可以实现流程运转和工作评价的信息化、自动化、标准化、高效化，可以更加科学合理地推进办公室工作。新媒体与信息相融合,可以突破时空限制,提高办公室信息发布的及时性。注重“四屏时代”(手机、Ipad、电脑、电视) 对信息管理的要求,适应现代社会公众对信息的获取习惯,结合信息检索的易用性原理,更可以使获取办公室信息便利化。如通过热键、关键字数据等设置微信自定义菜单、关键字自动回复、微信自定义查询、智能应答和人工云服务等功能,使用户在最短时间内得到最满意、最优质、最生动的服务，提高办公效率[3]。

三、结语

提高事业单位行政事务人员工作效率，首先，应该抓好各领域、各岗位人员的业务学习，建立学习制度，每年都要进行业务考核；其次，分领域组织好相关业务培训，通过以老带新、专门送学送训等形式培训业务，业务技能提高了，工作效率自然提升；第三，要解决思想上懈怠的问题，严格组织纪律，严格教育管理。没有牢固树立为民服务思想观念，工作上缺少事业心责任感，同样做不好工作。行政事务人要科学合理地做好办会、办事、办文三个工作，努力为领导把好文件质量关、依法行政关。