企事业单位档案管理信息化建设思考和策略

黎明晓

摘 要：在电子信息技术飞速发展的今天，档案管理信息化的应用给企事业单位提高工作效率、提升经济效益带来了全新、便捷、高效的资料查阅方式;但在部分欠发达地区，档案管理主要还是以传统的纸质档案管理为主，严重阻碍地方社会经济发展。作者就目前欠发达地区各企事业单位在档案管理信息化管理方面存在的问题、推行档案信息化管理的必要性、如何推行档案信息化管理进行分析和探讨。

关键词：档案;信息化管理;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.131

在电子信息技术飞速发展的今天，信息档案为各企事业单位提高工作效率、提升经济效益发挥了关键的借鉴和参考作用，如何将电子信息化应用到档案管理工作中成为单位努力的发展方向。北上广深等国内发达地区很早以前已经推行档案信息化管理，先进的档案管理模式为当地经济快速发产生强大的推动作用，取得了显著的效果。但在国内欠发达地区，特别是中西部三四线城市，档案管理还是以传统落后的纸质档案管理模式为主，给各行业发展经济、人民群眾发展生产查阅档案资料带来了诸多不便。故而，创新档案管理模式，加快推行档案信息化管理，为企事业单位开展工作和发展经济提供便捷高效的档案查询服务，让信息档案为地方经济快速发展发挥错鉴核心推动作用，摆在广大欠发达地区企事业单位面前急需考虑的问题。

1 欠发达地区企事业单位目前档案管理现状

1.1 对档案信息化管理认识不够

档案信息化管理是指以网络、计算机、信息技术为手段，以企事业单位的发展规划、行业分析、工作方案、人事信息、文件通知、考录招聘等原始资料为对象，以归类管理工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，以信息化管理系统为平台，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，将上述原始资料进行收集、整理、保管、开发和共享利用的信息化管理过程。随着电子信息化手段在各行业领域的逐渐普及，档案信息化管理对各企事业单位经济发展、工作推动的借鉴参考促进作用日益凸显，在企事业单位推行档案信息化管理形势已不可逆转。但面对新形势下时代发展需求，各企事业单位对此一知半解，缺泛档案信息化管理意识，发展思维未能跟上时代发展步伐，导致单位重要资料依然以传统的纸质材料存档推放为主。

1.2 传统档案管理模式落后

目前，欠发达地区信息档案采用信息化管理、科学规类、快速查阅等手段还比较滞后，各企事业单位档案管理方式主要以纸质材料为主体、人工管理为手段，没有专门管理人员，没有专门存放档案地方，没有专门除湿调温设备，没有专业除虫手段等等，导致整个单位档案资料管理混乱无章、管理模式落后、查询效率低下，档案发挥促进经济、工作作用不明显。

1.3 档案管理人员业务水平低下

在部分企事业单位，并没有设置专门的档案管理部门，更没有专门的档案管理人员，大部分单位档案管理工作由办公室或者人事部兼顾，在这种工作职责不清、管理人员不明确的情况下，每当办公室人员流动更换，便出现档案管理交接脱节现象，非常容易导致档案资料破损、遗失、丢失情况发生，造成永久无法查阅补救问题，给单位和企业造成不可估量的损失。

2 欠发达地区推行档案信息化管理的必要性

当前，在电子大数据信息发展时代，企事业单位档案管理水平的高低直接影响到单位对历史材料和档案资源有效利用率，推行档案信息化管理，不仅可以及时对最新档案资料进行整理、归类记载，同时还可以对过去的档案资料进行长久有效的保管，实现最新档案资源和过去历史材料的快速分享和查询，有效杜绝因人工查阅与原始档案物理接触产生的破损、虫害等现象，为企事业单位、社会个体开展工作、发展生产提供高效便捷的查阅服务。

首先，档案信息化管理可以提高历史档案和材料资源的利用率。通过档案信息化管理系统，可以不受时间空间限制，根据档案的年度、类型、科目输入索引查找，随时能快速查阅到所需的以往历史档案资料，根据需求导出打印纸质资料用于借鉴参考。

其次，档案信息化管理可以杜绝虫害和破损现象发生。通过将档案信息化处理，及时将传统的纸质档案进行数字化分类、归档处理，存储到专门的档案数据库系统，更好地保证档案信息的完整性、科学性瑟原始性，有效减少档案工作人员的重复工作量，避免了纸质档案必须归档后才能查阅的缺陷，有效杜绝因人工查阅与原始档案物理接触可能产生的破损、虫害等现象。

最后，档案信息化管理可以有效提高档案存储的安全性。在档案信息化系统建设过程中，为了预防网络信息系统泄露机密文件现象发生，设计人员已经充分考虑到在日后档案管理工作的安全性，采取多种安全措施设计好系统的访问权限、身份识别和加密设置等，同时采用物理或者信息化手段将防火墙设置于系统中，有效阻拦非法、恶性攻击访问，多措并举加大对系统数据库中档案信息的保护力度，从而提升档案管理的安全性。

3 欠发达地区推行档案信息化管理的策略

3.1 增强创新意识

各企事业单位要主动联系档案管理部门，组织本单位干部职工、从业人员定期参加档案管理部门举办的业务培训班，全面增强档案信息化管理的创新意识和认知程度，从而激发全体干部职工对档案信息化管理的认同感，达到在内部促使企事业单位档案管理模式业务革新，实现档案管理工作效率质量提升，提高企事业单位各项工作效率，增强社会竞争力的良好效果。

3.2 加强业务培训

企事业单位要切实加强做好档案信息化管理从业人员的培养，确保有专业部门、专业人员负责档案信息数据库的日常管理;要主动加强与当地发改及信息产业部门的业务沟通衔接，主动邀请信息产业部门的业务骨干到本企业、本单位开展档案信息化管理系统的业务培训，现场示范讲解档案信息化数据库的档案整理、档案分类、目录编写、程序编制、日常维护、日常杀毒等等基础知识，全面提高档案管理人员的素质和水平，有效提升本企业本单位档案信息化管理质量，确保档案管理信息化发展与时俱进，发挥出最大化的社会效益和经济效益。

3.3 推行信息化建设

收集整理并科学规类档案资料内容数据，加大档案信息化管理系统设施建设、网络建设和应用软件开发投入，推行企事业单位档案管理信息系统平台建设，规范统一档案信息化管理系统平台软硬件型号、规格和标准，杜绝档案信息管理系统软硬件无法兼容、搜索数据无法识别等现象发生，探索档案实体管理与信息化系统管理兼容相结合的路子，全面提升档案管理工作规范化和信息化水平，推动企事业单位档案管理科学化、规范化、现代化发展，为企事业单位科学发展、经济提效提供精确、完整、科学的档案资料保障。

4 结语

综上所述，创新档案管理模式，建设档案信息化管理系统平台，推行档案信息化管理，全面提高档案管理水平，利用先进网络信息技术手段，为企事业单位及社会个体提供高效便捷的信息查询服务，将对各企事业单位提高工作效率、提升经济效益起着举足轻重的推动作用，有效促进欠发达地区社会经济发展提质增效。

参考文献

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