浅谈档案信息化建设工作

摘 要：中国恩菲工程技术有限公司（原中国有色工程设计研究总院，简称“中国恩菲”）成立于1953年，是中华人民共和国成立后，为恢复和发展我国有色金属工业而设立的第一家专业设计机构，现为世界五百强企业中国五矿、中冶集团子企业，拥有有色行业唯一的全行业工程设计综合甲级资质。建院60余年，拥有百万余卷/件存量档案，档案信息化建设是一项系统而庞大的工程，中国恩菲档案室采用存量的数字化，增量的电子化的模式，逐步推进公司的档案信息化建设。

关键词：中国恩菲;中国五矿;档案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.125

中国恩菲的档案室，隶属于科技管理部。档案室分设涉密档案管理岗、文书实物声像管理岗、科技档案管理岗、财务档案管理岗、档案数字化加工岗、图书馆岗及5类库房。中国恩菲档案信息化建设起步较早，20世纪90年代，甩掉图板采用CAD设计制图，并跟斯贝达软件公司定制了一款专门提取和拆分CAD的软件，以便档案元数据的管理和利用。2008年开始对存量进行数字化扫描工作，2019年委托某公司对科技档案存量数字化外包服务工作。

1 现阶段档案工作

中国恩菲档案室致力于发展成为智慧化综合档案室，主要负责贯彻执行新《档案法》，公司的管理制度和上级主管部门对档案工作的相关规定，制定和修订档案管理制度、规范、细则等，对档案工作实施统筹规划、监督、指导、管理、保管、借阅等;负责公司生产经营所产生的有保存价值的原始记录，主要包括：文书、实物、照片声像、财务、合同、科技等档案的业务指导、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定，确保公司各类档案的完整、准确、安全和高效利用[1]。

2 档案信息化建设的意义

一是档案工作走向依法管理、走向开发、走向现代化的必要途径。新《档案法》明确规定了档案信息化建设是新时代档案工作重要组成部分，并提出了档案信息化建设的要求，即采用先进技术实现档案管理的现代化。

二是时代发展的迫切需要。档案载体多变，从纸质到数字，变的不仅是载体，还有记录方式和使用档案的方式。例如，健康码，生活轨迹，这些电子档案根据个人行为实时变化，利用“大数据+互联网”后台数据分析，时时与各个行业的数据集成，关联。

三是提高档案业务水平和工作效率的一种方式。传统的纸质台账，档案的检索与利用都非常不便。通过档案信息化，形成可结构化表单，减少了档案部门人工录入，实现了资源内部共享，提高工作效率。

3 档案信息化建设的现状

3.1 数字化设备

档案信息化建设，要采用新进技术和设备实现档案管理的现代化。公司领导高度重视，截止到2020年档案室拥有加工计算机，工程扫描仪，平面扫描仪，蓝图打印机等硬件设施。

3.2 数字化外包服务

公司配备了相应的设备，可以进行存量的数字化工作，但是存量档案库存庞大，单靠档案管理人员去扫描是远远不够的，所以委托某公司对部分科技档案存量进行数字化外包服务。

档案数字化外包服务，可加速档案数字化进程，但成本较高且存在一定的风险。

3.3 文档一体化管理

随着电子签名、电子印章、电子证照、电子档案广泛应用，电子化单轨制成为大趋势，公司在2016年开发企业文档一体管理系统，档案信息系统成为业务系统的一个独立的模块，实现了智能化整编、入库、利用、作废等功能，通过系统接口与OA、办公室自动化系统相连通，以达到数据迁移归档的目的。

公司研发协同办公系统，将档案室验收放置在相应审批流程的末端，使协同办公系统各类文件实现在线催缴、归档、利用、催还等功能，并借助大数据分析、人工智能技术、优化完善数字档案系统功能，提升电子档案利用的便捷性、准确性[2]。

3.4 档案信息化人员配置

公司档案专业管理人员只有3人，占公司档案管理人员比例的27%，本科以上学历的占档案管理人员比例的60%。档案管理人员整体专业水平不高，对档案数字化进展、档案资源共享有一定的影响。

公司系统研发人员，事务性工作较多，档案信息化系统研发工作较滞后;研发能力有限，流程繁琐客户体验率不高，使档案归档工作开展不畅。

3.5 分公司和项目现场档案管理

分公司、项目现場与公司管理体系脱离，兼职档案管理人员档案意识不强，专业技能不高，大量纸质资料收集、整理、数字化加工、归档，档案数字化工作较繁重。

4 档案信息化建设的具体规划

一是要深刻认识当前国内外档案信息化发展形势，研判发展局势，以科技促发展。要紧抓常态化时期的档案信息化、智能化工作[3]。

二是要以创新为驱动，不断提升科技创新能力，向管理要效益。要档案存量数字化的基础上，继续完善档案增量的电子化工作，完善管理体系制度工作，实现精细化管理。

三是要以战略为引领，扎实做好“十四五”科技规划编制工作中档案方面的内容，要加强协调，按时保质完成规划编制任务，成为推进公司档案信息化的重要抓手。

四是要引导和鼓励档案从业人员接受档案专业知识和技能的继续再教育，各部门的兼职档案员作为部门与归档部门之间沟通的桥梁，也需要加大对他们进行档案事务工作、信息化和数字化技术的培训。

参考文献

[1]新修订的《中华人民共和国档案法》解读[J].国家档案局政策法规研究司.中国档案.2020（07）：24-25.

[2]佟纯.电力企业文档一体化管理实践[J].中国档案.2020（03）：70-71.

[3]康燕.浅谈档案信息化建设工作-以哈尔滨第一机械集团有限公司档案工作为例[J].机电兵船档案，2020（04）：13-14.

作者简介

闫丽丽（1987-），女，汉族，北京人，助理馆员，学位学士，所学专业档案管理（信息开发、秘书）。