机关档案收集工作中存在的问题与对策

李延哲

摘 要：近年来，我国的机关工作发展迅速，机关档案是我国机关事业单位留存文档的一种记录方式，在机关工作中占有非常重要的地位。档案工作的源头就是收集，只有将档案资料收集起来才能实现集中统一保管，因此档案的收集工作非常重要。本文从机关档案工作的重要性入手，分析了现阶段机关档案收集工作中存在的主要问题，然后有针对性地提出对策，以期为机关档案收集工作的改进出谋划策。

关键词：机关档案收集工作;存在的问题;对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.087

档案工作是维护历史真实面貌、服务经济社会发展的一项重要事业。广义的档案工作包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又密切相关的工作。档案事业管理包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作。档案资源管理是对各种形态的档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。狭义的档案工作主要指档案资源管理。本文中所指的档案工作是指狭义上的档案工作。

1 机关档案工作的重要性

档案工作亦称档案管理，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，同时这也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作专业性、技术性都比较强，时间跨度也非常大，所以档案管理工作一直都是机关事业单位内控管理的一项重点工作。众所周知，机关事业单位是党和国家的相关职能部门，是社会各项事务的重要管理者，也是服务经济社会发展、改善民生的重要服务者，所以机关档案工作也就更加重要了，尤其是进入新时代以来，随着我国进入全面深化改革的深水区和攻坚期，各项改革任务繁重、措施频出，真实记录机关事业单位公务活动的档案工作重要性更加凸显。机关事业单位在正常运转、进行公务活动的过程中不断形成的档案资料，不仅仅是机关事业单位公务活动的真实记录和再现，也是机关事业单位工作查考的重要依据，同时也为后期的宣传教育提供了很好的素材。所以对于这些档案资料我们一定要注意开展收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及提供利用等工作，使机关档案发挥出应有的作用。

2 档案收集工作存在的问题

近年来，随着全社会档案意识的不断增强，在档案部门工作人员的不懈努力下，档案收集工作的质量不断提升，取得了长足进展，为档案工作的开展乃至最终有效利用打下了坚实的基础。但是，在实际工作中，档案收集工作仍然存在一些问题，离档案工作高质量发展的要求还有一定距离。

2.1 业务部门归档问题

1）归档缺乏主动性。各业务部门普遍归档意识不强，把归档看作是档案部门的硬性任務，没有把“要我归档”变为“我要归档”。这样容易导致部分部门该归档的文件、资料等久拖不归，也可能造成一些零散文件、“账外”文件、专门文件、重大活动文件等不能按规定及时归档，使归档文件不齐全、不完整。2）归档存在突击性。在日常工作中，许多部门都把归档当作一时、一阵的事，存在应付心理，没有养成平时收集的习惯，只在每年要求集中归档时，突击性地搜集各种归档文件、资料等，容易造成错漏。比如一些重大活动完成后不及时装订档案资料，而是等到要归档时“临时抱佛脚”，既影响归档效率又影响归档质量。3）归档具有随意性。归档的随意性大，一些该归档的没有归档，不该归档的却归档了。对保管期限的把握不严谨，没有经过认真权衡把握档案价值就确定保管期限。只注重文书档案归档，而对音像档案、实物档案等其他形态的档案则归档较少。

2.2 档案工作部门问题

1）档案管理制度不完善。很多单位或部门虽然建立了相应的档案管理制度，但并不健全。针对文书档案提的要求多，对科技档案、专门档案相对忽视，尤其是音像档案、电子档案的收集归档没有得到有效重视。对于哪些该归档、哪些不在归档范围，操作性还有待增强。针对档案工作的考核细则较少，甚至有的单位没有将档案工作纳入年度绩效考核内容。2）档案工作人员主观能动性不强。档案工作人员认为自己所从事的工作不被单位领导重视，在工作中处于消极态度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活动中产生的资料形成“你交我收、坐等上门”的封闭工作状态，对其他部门主动跟踪指导不多，常使一些有价值的资料失去收集的机会。

3 机关档案管理工作的创新发展路径

3.1 提高信息技术利用率

通过各类媒体终端、手机、平板等，利用各类应用软件，创造全方位的服务工作。在此过程中要注意不同的档案管理机制，有着不同的建设标准，因此在构建信息网路系统的时候，要依照相应的资源体系来进行。另外，在进行合理的操作数据库选择上，应保证对基本建设成本的供应保障，通过其相应的时间调整，从而确保对信息传递的精确性保障。对于数字档案的规格管理，其实际的数据目录，其实际的服务体验，也有了较大的成本规划。最重要的是利用信息技术，来规范档案管理。比如一些具有重要价值的文献、资料、视频、图像等资料、凭证可以使用不可擦除型光盘，以免计算机系统及网络系统出现故障时导致信息的丢失。

3.2 培养全能型人才队伍

首先，单位要给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会和平台，通过开展专项讲座、学习交流会，既能让管理人员巩固原有知识，也能向其灌输、补充档案学新理论、新方法、新观念，以此来提高他们的专业水平。其次，要重视科学技术的教育和培训工作。当前社会已经进入了知识时代、信息时代，只有拥有丰富的知识和技术，才能有立足之地，才能在社会中充分发挥出自己的价值。因此单位要根据档案管理工作的实际情况向管理人员普及相关学科知识。比如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，同时还要加大对工作人员的技术培养，让他们学习如何设置安全保密系统、严格监管计算机发布的内容等技能，从而有效避免计算机被入侵的现象，确保信息资源的安全性，从整体上提升档案队伍的管理水平。

3.3 完善管理机制

首先，机关单位要从思想上进行转变，重视档案管理的作用和价值，广泛宣传其重要性，将工作理念从“对物服务”转向“对人服务”，深入开发利用档案资源，全方位搞好深层次、多元化的服务。其次，单位要依照系统的档案管理归档技术架起档案信息的利用标准，制定统一强化的档案服务管理理念，逐步改善档案的更新频次，形成统一准确的档案信息状态。最后，要根据单位的实际情况以及档案管理的实际特点，制定出对应的管理制度，要明确各管理人员的职责范围、责任履行以及考核的标准。尤其是要把档案材料的积累工作纳入档案管理的绩效考核中。这样有助于管理人员明确自己的工作方向，承担起相应的责任，有助于档案管理活动的有序化、规范化和制度化。

4 结语

做好机关档案工作的重要性不言而喻，档案收集工作是整个档案工作流程的起点，面对机关档案收集工作中存在的档案意识薄弱、保障和配合不到位、工作人员业务能力有待提高等问题，我们要有针对性地提高机关干部特别是档案管理工作人员的档案意识和业务能力，提高他们的责任心，同时做好档案利用工作，以利用促收集，只有这样，才能将我国的机关档案收集工作做得更好。

参考文献

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