加强水务档案管理的实践与思考

林 兰/杭州余杭环境（水务）控股集团有限公司

水是生命之源、生产之基、生态之魂，水务行业是我国最重要的城市基本服务行业之一。反映水务事业发展的重要资料，经过归档就成为水务档案。当前，加强水务档案管理是狠抓档案基层基础提升的重要举措。

一直以来，笔者所在的杭州余杭环境（水务）控股集团有限公司非常重视档案工作。公司档案室室藏各类档案65万余卷，涵盖文书、工程、水务、会计、实物、特载等6大门类，其中水务档案是极为重要的业务类档案，主要由余杭供排水产业发展中形成的文件材料组成，涉及工程、管网、排水、用户等方面。经多年实践，公司形成“制度建设逐步健全、基础设施日益完善、数字转型有效推进、利用服务创新发展”的水务档案工作新格局，充分保障了全区供排水系统的统一管理和有效运行，服务了公司经营管理，提高了档案利用者利用满意度。2017年，公司成功创建“浙江省规范化数字档案室”；2018年，成功创建“浙江省示范数字档案室”。笔者以所在公司为例，探讨加强水务档案管理的有效路径。

1 建立水务档案保管基地

余杭的水务事业起源于各大镇的自来水厂建设，经历分散式供水和生活污水处理的阶段，再到城乡供排水一体化管理，服务了全区经济社会发展和人民生活水平提高。公司档案室保管条件随着全区经济的发展、办公条件的改善而改善。早在1990年代初，公司前身余杭县自来水总公司在三层简易砖木结构小楼办公，档案工作停留在文书档案的保管上，工作设施设备只有1组铁制档案柜，档案员兼职文书收发，档案室与办公室混用。2000年以来，全区水务事业快速发展。2001年5月，公司搬迁进余杭供水服务管理大楼，配有100平方米的档案室，安装了12组、720立方米的密集架，将库房、阅览、办公三个用房分开，档案保管条件大为改观。近年来，随着水务事业的不断深化，水务档案数量快速增长，在这样的背景下，公司着手筹备建立水务档案保管基地。2014年，在余杭经济技术开发区单独建造了档案楼，总面积450平方米，档案室安装密集架50组、3000立方米，可容纳近30年产生的档案；并配备电脑3台、扫描仪1台、温湿度控制仪4台、除湿机3台、空调5台，近年又配备自动烟雾报警、红外线监控、温度自动监测等装置，逐步实现了从“管控”到“智控”的转变。

2 健全水务档案工作制度

推进依法治理是档案工作得以持续发展的重要保障。早在1990年代，公司没有制订水务档案管理专项制度，只有档案室文件收发制度。迁入管理大楼后，公司水务档案工作制度化建设随目标管理等级提升而得以健全，先后制订了《公司档案工作办法》《档案工作岗位责任制》《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《档案保管制度》《档案借阅利用制度》《档案复制制度》《档案安全保密制度》《档案登记统计制度》《档案鉴定销毁制度》《档案信息化管理制度》《电子文件归档管理制度》等一系列规章制度，水务档案的立卷（组件）、归档、借阅、销毁、利用、保密、安全管理等各个环节均有严格的制度规定。2013年，公司在修订水务档案管理制度（如，新修订了《公司数字档案室管理制度》《水务档案安全管理应急预案》等）、形成20个专项制度的同时，将水务档案管理要求前置，即水务档案管理条款纳入会计、招投标、工程建设、设备采购、信息化等各个方面制度之中，并且单独提出水务档案工作考核办法，水务档案走向依法治理蹄疾步稳。公司加强合同管理，突出工程付款与水务档案收集挂钩的要求，突出“没有档案员验收签字暂不付款”等规定条款。新时代，公司不断践行把制度优势转化为治理效能，推进档案治理能力现代化。公司建立水务档案工作责任层层传导机制，以岗位为单位签订《档案工作责任书》的方式明确有差别的责任，即根据每个人所处岗位环境及职责权限，设立水务档案工作责任书的相应内容，责任书内容与岗位档案管理的特点、与个人职责权限大小相对应，增强针对性和可操作性。最终形成水务档案管理体系、制度体系和考核体系。

3 推进水务档案数字化建设

根据余杭区档案事业发展“十三五”规划要求，在“十三五”期间，全区一级立档单位数字档案室规范化率达到100%。在区档案局监督指导下，公司利用档案室全面改善的条件，从2016年开始制订浙江省示范数字档案室创建工作方案，工作分两条线推进。一条线，即安排公司档案人员对文书、照片等进行电子挂接并建立数据库；另一条线，即引入专业水平较高的档案中介，通过外包方式快速推进存量档案数字化工作，同时安排3名档案员做好监管、抽查等工作。2014年之前应用量子软件管理数据，2015年开始采用余杭区数字档案智慧管理平台统一管理全公司数据。2017年，扫描各类档案4万余条、全文20余万页，当年成功创建“浙江省规范化数字档案室”。2018年，实现档案室90%存量档案的数字化，成功创建“浙江省示范数字档案室”。集团公司还建立了城市供水管网综合管理系统、营业收费管理系统，对管网档案和用户档案均实现了图文扫描和基础数据录入，并可在有限范围内进行联网查询。实体档案的数字化、抄表收费无纸化、办公自动化、招投标业务网络化，为广大用户开户、报修以及营业窗口服务、绩效管理和水务事项“最多跑一次”改革提供数据支撑，构筑起可持续、高质量、快发展的全新工作格局，推动了水务档案工作数字化转型。

4 探索水务档案知识服务

一是服务水务志修编工作。《余杭水务志》修编工作自2012年开始，历时5年完成。期间，公司档案室提供水务档案2000余件、服务500余人次。二是服务公司管理。运用数字档案易关联、易重构的优势，编写《水务参考》、公司年鉴等产品，为公司“十三五”水务规划编制、领导决策、管理优化提升等提供优质服务。三是开展宣传、编研工作。2019年提出“水务历史陈列室”文字脚本编写计划并着手推进相关工作，计划在明年建成陈列室并对外展出，献礼建党100周年。提炼工程建设、安全生产方面的特色案例，以及服务“最多跑一次”改革事项、服务用户等方面的典型案例，建立经验成果库、问题案例库等，为公司精细化管理、安全化生产、高效化服务等提供档案信息支撑。

5 继续做好水务档案工作的几点思考

第一，注重抓好基础工作，提升档案保管的智能化水平。改善档案保管的硬件条件，保证各类档案应收尽收、齐全完整，是档案室发展的基础。目前公司档案室严格按照档案安全保护的“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防虫鼠、防尘、防污染、防高温）要求建设，配备有自动烟雾报警、红外线监控、温湿度自动监测装置等，逐步实现了从“管控”到“智控”的转变。其目的是使档案库房环境更舒适、档案存放更安全、档案管理更高效、人员身体更健康。有了这样的基础，其他各项档案业务工作才能确保高质量发展。

第二，注重信息化建设，推进水务档案工作数字化转型。开展企业档案数字化工作可以实现档案工作的自身价值，为企业创新发展提供良好的数据支撑，进而提升企业管理水平。近年来，公司注重水务档案信息化建设、数字化管理。随着水务档案存量档案数字化的推进以及增量档案电子化归档，针对重点难点问题，公司认真开展“回头看”和自查自纠，查缺补漏档案资料并及时纠正存在的问题，确保数据完整性、提高数据的准确率。

第三，注重服务创新，力求提供优质的知识化服务。做好企业档案工作，一个重要目的是充分发挥档案的价值和作用。要创新档案利用服务的方式、手段、表达方法，突破利用服务浅层化的局限，从管理服务向知识服务转型升级。一是档案利用服务要多元化。除了服务企业运营发展、工作决策、编修史志、企业年鉴编辑外，要利用好档案资政、育人功能，打造“企业文化之窗”，发挥档案的文化功能。二是档案利用服务要聚焦主业。突出水务档案服务水务工程建设这一主责主业，不断提升服务品质。三是档案利用服务要数字化。利用档案数据库内容，充分挖掘其价值，注重微传播，制作微信、小视频，既要宣传水务事业发展历史，又要宣传水务档案发挥作用的典型事例。档案服务形式活了，才能不断增强档案和档案工作吸引力、感染力。

第四，注重知识优化，提升档案人员的复合化业务能力。知识经济时代，档案人员要具有强烈的危机意识和高度的工作责任感，树立终生学习观念，努力学习文史知识、历史知识以及与本行业相关的知识，不断更新知识储备。在掌握档案业务基本知识、基本原理的基础上，还要拓展知识面，如学习掌握信息技术，力争做知识复合型人才。工作中还要不断培养创新意识和服务意识，与时俱进，不断提高自身素养；积极探索、善于总结，努力优化公司水务档案工作路径，为做好水务档案工作提供可复制、可推广的好经验。