利用清单加强轨道交通档案管理的实践探索

吴墀忠/宁波市轨道交通集团有限公司

1 问题的提出

城市轨道交通工程是重点工程，建设周期长、参建单位多，文件来源复杂、形成数量庞大[1]，除了前期准备阶段文件、竣工验收文件主要由建设单位形成和收集外，勘察文件、设计文件、施工文件、设备文件、监理文件以及各类咨询服务合同的文件均由参建单位形成、收集和移交，档案人员基本无法从源头把控文件的内容和数量[2]，档案验收和接收时，如何判断是否完整、准确、齐全，是困扰建设单位档案员最大的问题。这是由于档案工作面临着“一少一多一投机”的不利局面。“一少”指建设单位档案员少。建设单位档案员配置一般仅能应对日常收管用业务需要，档案管理对于专业性的要求较高，档案员既缺乏专业知识，也不具备合理的知识结构[3]，更无法掌握现场情况和动态变化，没有条件判断专业档案是否完整、准确、齐全。“一多”指专业多、参建单位多。城市轨道交通工程的勘察、设计、施工、监理、供货、咨询服务等类型的承包人众多，其中施工类承包人又分为土建、机电安装、装修等类别，而机电类承包人又分了通信、信号、供电等10多个专业。其复杂程度，从《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》（以下简称《规范》）提供的类目设置可见一斑。“一投机”指城市轨道交通工程参建单位档案审查把关的能力和态度。部分参建单位不重视档案工作，不关心档案质量，不落实过程管控，期望建设单位档案员能力不足或把关不严，侥幸把档案交出去。

通过分析可以发现，档案员与工程技术人员之间缺少一座“桥梁”，档案与现场之间缺少一个“纽带”。工程技术人员作为施工文件的形成者，并不关心档案工作，也不清楚哪些文件应该归档。参建单位的档案员作为归档文件的接收、整理、移交者，建设单位的档案员作为档案的验收、接收者，他们不清楚现场的具体情况，以及文件的范围和数量。档案和现场之间缺少的桥梁和纽带，正是双方需求的结合点，也是具体的档案编制依据。

为此，提出由工程有关监管单位编制“归档文件清单”，明确档案员和工程技术人员的职责界面。负有监管职责的专业人员在工作完成后，根据实际列出归档文件清单，细化到具体的文件名称和数量，甚至是文件编号，对档案的完整、准确、齐全负责。档案员不需要熟悉专业内容，不需要掌握现场情况，只需要对照清单核对文件的数量和质量。参建单位档案员根据清单收集整理档案，建设单位档案员根据清单验收、接收档案，对档案质量负责。需要注意，清单应由监管单位签发，由移交单位自行编制和签发的“清单”不能作为档案的编制依据。

2 利用清单加强档案管理的探索

2.1 搭建清单框架

以宁波市轨道交通集团有限公司（以下简称“宁波轨道交通”）的施工档案清单为例。宁波轨道交通编制了《轨道交通工程施工监理档案实施细则》（以下简称《细则》），设计了一套规范严密的三级清单体系。

首先是类目清单。这是一级固定清单，只需要建设单位档案员掌握。类目清单从建设项目一直细分到单位工程，其作用是在制度层面保证类目齐全无遗漏。《规范》将“单位工程”作为基本的归档单元，4.5条明确“应在单位工程质量验收通过后三个月内，将相关工程文件向建设单位移交”[4]；附录B、附录C、附录D提出具体的类目设置框架；表C.1《工程施工类类目设置表》特别注明按单位（子单位）工程划分。宁波轨道交通执行该要求，在《档案分类方案及档号编制规定》制度中将单位工程作为档案类目设置的底层，在《细则》中明确施工档案实行“按单位工程管理”的原则，其“收集、组卷、验收、移交等工作，均按单位工程实施”。其次是单位工程清单。这是二级清单，是由建设单位工程管理部门针对一个建设项目编制的单位工程名录。这是可变清单，在建设过程中可调整，既作为编制档号的依据，又保证单位工程齐全无遗漏。该清单由建设单位档案员掌握。再次是归档文件清单。这是三级清单，是一个单位工程归档文件的执行清单，一般由监管单位根据单位工程的实际编制或签发。《细则》将一个单位工程分为8个模块，相应确定了8个模块的归档文件清单或清单表式。归档文件清单应由施工单位归档，作为对应模块的首份归档文件，同时作为施工单位档案员收集、编制施工档案的依据，以及建设单位档案员验收、接收档案的依据。

上述三级清单框架中，类目清单划分到单位工程，单位工程清单详细列出建设项目单位工程名单，归档文件清单列出单位工程的具体归档文件，三级清单围绕“单位工程”这个施工档案的基本归档单元，构建了严密的城市轨道交通工程施工档案清单体系。类目清单由建设单位档案部门在制度中确定，单位工程清单由建设单位工程管理部门确定，归档文件清单由监管单位编制或签发，并作为建设单位档案员验收、接收工程档案的依据，体现了“专业的工作由专业的人负责”思路。

2.2 编制归档文件清单

城市轨道交通单位工程的归档文件清单设计可以分两步实施：第一步是划分模块，一个模块对应一个相对固定的监管单位，即编制或签发归档文件清单的责任主体；第二步是针对每个模块，即每个监管单位设计清单表式。《细则》将一个单位工程划分为施工管理文件、测量监测文件、材料质量证明文件、施工记录、施工试验检验记录、工程验收文件、竣工图、声像文件8个模块，各个模块都有其相对应的责任主体。清单表式应按模块或监管单位编制，尽可能实现一个监管单位对应一张表式。清单可以由施工单位填写，但应由监管单位签发。这些表式经监管单位专业人员审核确认后，涵盖一个模块应归档文件的基本信息，包括归档文件的名称、编号、数量，没有任何歧义。针对一个单位工程的8个模块，《细则》对其清单或清单表式有具体的规定。

一是作为通用模块的施工管理文件模块，各单位工程基本相同。《细则》直接在归档范围表式中列明了归档文件清单，并将下列5张清单直接纳入该模块归档范围。第一张清单是工程概况表，列明了单位工程的参建五方及责任人员、安全质量监督单位、工程规模及主要设计参数、开竣工日期等信息，该表是施工用表，由建设单位工程管理人员签发。第二张清单是工程分包一览表，列明了单位工程经审批的分包单位，以及主要的材料设备供应单位，该表是施工用表，由施工单位编制、监理单位签发。第三张清单是工程单元划分文件，列明了单位工程分所属的分部工程、分项工程数量及名称，这是核对“施工记录”模块归档文件的纲领性清单，该表是施工用表，由施工单位编制、监理单位审核、建设单位工程管理人员签发。第四张清单是施工图清册及版本说明，列明了设计单位为单位工程绘制的图纸册数、每册的图纸页数、每页图纸的图号，只填写最终有效的图纸，作废的图纸图号不列入该清单，《细则》提供了表式，由设计单位编制签发，作为单位工程竣工图编制依据。第五张清单是单位工程设计变更一览表，列明了单位工程设计变更文件编号和基本内容，《细则》提供了表式，由设计单位编制签发，也作为竣工图编制的依据。二是测量监测文件模块。《细则》提供了测量文件统计表，明确了单位工程各类测量记录的文件总份数、每份文件的编号。监管单位有2家，分别是建设单位的测量控制中心和监理单位，用同一张统计表，各自独立编制签发，施工单位按2家监管单位签发的统计表收集汇总测量文件。三是材料质量证明模块。采用原材料进场检验报告汇总表作为每类原材料的清单，该表是施工用表，施工单位为每一类原材料编制一张汇总表，由监理单位签发。四是施工记录模块。该模块的清单采用两层结构，第一层是施工管理模块中的工程单元划分文件，明确了该单位工程下的分部工程、分项工程的数量和名称。第二层是分项工程质量验收记录表，该表明确一个分项工程下的检验批数量，即应归档的施工记录份数，作为该分项工程施工记录的首份文件。该表是施工用表，由施工单位编制、监理单位签发。五是施工试验检验记录模块。一般采用试验检测报告汇总表作为每类试验检验记录的清单，还有其他的专用表式，如混凝土试块试压报告汇总表、砂浆强度汇总评定表等也视作清单。该表是施工用表，施工单位为每一类试验检验编制汇总表，由监理单位签发。六是工程验收文件模块。该模块是通用模块，各单位工程完全相同。《细则》直接在归档范围表中列明了归档文件清单，档案员照清单收集、验收和接收。七是竣工图模块。该模块的清单就是施工管理文件模块中提到的施工图清册及版本说明、单位工程设计变更一览表。八是声像文件模块。该模块是通用模块，《细则》在文字条款中直接明确了每个单位工程应摄制的声像文件内容和数量。

3 结语

宁波轨道交通2016年3月前通车的3个项目没有归档文件清单，之后通车的2个项目执行了归档文件清单，对比效果明显。以变更较多的竣工图模块为例说明。前3个项目，一个单位工程交几册图纸、每册有几页图纸、哪些图纸作废、变更是否在竣工图中修改，这些信息档案员很难把握，需要工程师反复核对。竣工图验收和接收效率低，施工单位普遍在完工1年以上才完成档案移交。后2个项目，全面推行由设计单位签发的归档文件清单作为竣工图编制和验收依据。一是施工图清册及版本说明，明确一个单位工程最终有效图纸清单，具体到有几册图纸，每册的图名，每册有几页有效图纸，以及每页有效图纸的图号；二是单位工程设计变更一览表，列出了每一个变更的依据文件、变更内容和被变更的图纸图号。档案员据此核对单位工程的竣工图和变更情况。专业的工作由专业的人负责，通过三级清单体系，特别是监管单位签发的归档文件清单，宁波轨道交通做到单位工程验收通过后3个月内完成档案移交，保证了档案完整、准确、齐全，实现了各方共赢。