加强学校教师业务档案收集的若干举措

金海焕/杭州市萧山区特殊教育学校

学校教师业务档案指教师在教育教学活动中形成的各类评价性材料，是教师人事档案的重要组成部分，是教师评先、评优、评职、聘岗、考核等原始凭证，也是学校编写年鉴、展现各条线教育教学丰硕成果的基础资料。应当做好教师业务档案收、管、用工作，其中档案收集是基础中的基础。实践中，要采取有效举措，确保档案收集渠道畅通、收集工作高效，最终保证档案的齐全、完整、系统。

一直以来，有的学校没有做好档案收集工作的顶层设计，表现为收集清单设计“粗放”，没有明确收集的范围、类型、载体等，可操作性不强。还表现为没有制定档案收集的规章制度、开展档案收集缺乏约束性，一些学校的教师业务工作分散于办公室、教导处、教科室、学生处等部门，形成的教师业务档案由各科室分别保管，有的科室不能按时归档；部分教师错误地认为档案是私人物品，不用移交学校档案室，一直自行保存。造成的后果是，档案的完整性、真实性得不到保障，档案作用难以发挥。针对存在的问题，笔者结合所在单位杭州市萧山区特殊教育学校的工作实践，探讨做好档案收集的若干举措。

1 工作举措

1.1 加强档案收集的规划设计。要改变以往收集工作当中档案室“孤军奋战”的局面，将档案收集端口前移至各科室，这样便于第一时间进行收集，确保及时归档。档案室要根据科室业务工作特点，配发相应的收集清单，明确档案收集的具体要求。在此基础上，档案室要与办公室协商制定具体的档案收集流程，并明确科室责任，特别要针对集中产生档案的科室如教导处、教科室等，强调档案收集工作的重要性；将科室收集移交的档案按“年度—月份”的顺序排列，统一归集并做好登记入账工作，存入教师业务档案盒中，进行集中统一保管，确保档案的完整性。

1.2 掌握工作技巧。一是定期收集和不定期收集相结合。一般学校档案以学期（半年）为时间节点进行收集，但教师业务档案的产生具有不确定性，需要随时关注。工作中采取“即时收集”为主、“定期收集”为辅的方法，更为有效。“即时（不定期）收集”指教师个人业务档案一经产生便向科室归集，不滞后上交；“定期收集”指在学期末（年中、年终）再一次查漏补缺，及时收集之前遗漏的材料。二是线上收集和线下收集相结合，特别要注重线上收集。在当前“最多跑一次”改革、政府数字化转型的大背景下，教师的许多获奖证书、职称证书、考试成绩等往往通过线上的方式出具，这些电子文件也是教师业务档案的重要组成部分，应及时收集。但往往档案员或科室负责人容易忽视这部分资料的收集，教师本人也没有认识到电子证书也是业务档案。必须加强线上收集工作，确保档案的齐全完整。此外，随着档案工作数字化转型的深入推进，学校多采用“双套制”模式进行档案管理，在做好纸质档案收集的同时，更要注重收集数字档案资源。三是利用教师先进评比、职称评审、专技岗位聘任等业务晋升活动契机，将业务能力量化评分所需的证明档案材料，与教师本人业务档案盒中的档案著录条目比对，如发现档案存在“漏、缺、错”情况，及时进行整改。

1.3 重视收集获奖证明材料。学校教师获得奖项时，上级部门会下发相应通知文件，接着才会发放奖状、奖杯、奖牌等（统称获奖证明）。一般情况下，通知文件在传文系统中传输快速且及时，科室或教师个人能及时移交档案室；但获奖证明往往“姗姗来迟”，这就需要科室和教师密切关注并及时跟进，避免“有通知文件无获奖证明”“有获奖证明无通知文件”的现象，实现通知文件与获奖证明的完整匹配。

2 两点思考

一是理清职责、主动作为。建立收集工作体制机制，将档案收集工作质量纳入科室和教师个人绩效考核，提升全体成员工作积极性和效能；将征收工作制成网络图，理清工作思路，理顺工作流程。做好教师业务档案收集工作贵在日常、平常、经常，档案员要提高工作责任心、主动作为，将收集纳入档案工作全流程，通盘考量；要紧扣工作要点，抢抓时间节点；要熟悉“家底”，掌控“全局”，更好地推动工作开展；要提升档案服务质量，为全校教师提供优质档案服务，使教师真切体会到档案利用的便捷性，使他们主动配合做好档案工作。

二是注重业务培训。利用一切有利时机进行档案收集业务培训，并在培训上抓典型、树标杆，提高教师对收集工作的重视程度；注重过程培训，重点抓好收集前和收集后的培训，即收集前讲清工作要点规范，收集后重在盘查纠错并及时反馈工作信息。