新冠肺炎疫情期间流动人员人事档案服务转型探析

文·季伟

目前，在人力资源公共服务机构办理人事档案托管的流动人员，大都是快递员、外卖员、网约车主、家庭服务人员等新兴业态从业人员。由于职业缘故，他们接触人群繁杂，流动性极强，疫情期间又多未选择延迟复工或者居家休息，而是继续工作，这大大增加了被疫情传染的危险。传统的人力资源公共服务机构线下服务模式，工作人员在为服务对象办理单位集体委托存档、流动人员人事档案接收转出或党组织关系转入转出、依据档案出具相关证明等业务时，不可避免地要与服务对象进行“面对面”甚至“手递手”的接触，即便穿戴防护用具，但在服务大厅这中空气流动不畅的狭窄空间里长时间工作，档案业务办理人员也很容易被病毒携带者或患者传染，并二次、三次地传染给其他前来办事的服务对象。因此，在疫情期间，人力资源公共服务机构按照国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》的要求，开展网上经办、帮办代办、容缺办理，加快推动流动人员人事档案服务转型，对有效减少办事人员聚集，阻断疫情传播，具有非常重要的现实意义。

一、流动人员人事档案服务转型方向

疫情期间，除加强个人防护外，“不中断、少见面、线上办、快速办”成为广大前来办理档案业务的群众和一线工作人员的呼声，这为疫情期间流动人员人事档案服务提出了新的要求和方向。

（一）在服务渠道上，由“线下”向“线上”转型

网上、掌上等线上办理渠道因其便捷高效的优势，成为疫情期间“无需跑腿”和“面对面”经办流动人员人事档案业务的首选渠道。这就要求各级人力资源服务机构加快流动人员人事档案信息化建设步伐，提高流动人员人事档案业务事项线上经办的可行性。

（二）在经办主体上，由“亲办”向“代办”转型

流动人员人事档案关系到流动人员的招聘录用、选拔使用、政审考察等重大事项，意义非凡。非疫情期间，一般由流动人员亲自办理。疫情期间，对档案查（借）阅服务和依据档案记载出具存档、履历、亲属关系等相关证明业务，或流动人员人事档案接收、转出等流动人员可委托办理的业务，可由人力资源公共服务机构工作人员在流动人员授权的前提下代为办理。

（三）在经办规则上，由“规范”向“容缺”转型

疫情期间，对于必须要现场办理的档案业务，最好是能让办事群众“只跑一次”“一次办好”，但在实际工作中，办事群众却经常因为缺少个别资料而多次跑腿。疫情期间，档案业务经办应全面落实提交资料的“容缺机制”，对主件材料齐全但次要材料有欠缺的档案服务事项，经申办人作出相应承诺，受理窗口可先行受理预审办理，即“先办后补”，减少流动人员跑腿次数，以降低在交通途中和服务大厅的传染风险。

（四）在经办效率上，由“快办”向“速办”转型

疫情期间，缩短业务经办时间，对减少因逗留而被传染的风险至关重要，这就要求各级人力资源服务机构进一步精简档案业务办理材料，简化业务办理流程，提高经办效率，让服务对象在最短时间内办完相关业务。

二、流动人员人事档案服务转型对策及建议

推动流动人员人事档案服务转型，既需要作为服务主体的各级人力资源服务机构快速行动起来，尽早出台防疫措施，坚持疫情期间不中断档案服务，又要以此为契机，深入推动档案信息化建设，加强档案的线上办理和利用，全面实现疫情期间档案服务“不中断、少见面、线上办、快速办”的目标。

（一）加强人事档案的数字化处理水平

实现流动人员人事档案数字化是网上经办、快速经办的前提和基础。各级人力资源服务机构要按照人社部办公厅下发的《流动人员人事档案基本公共服务经办规范》，统一采集项目、统一指标体系、统一代码，尽快完成原有库存和新收入流动人员人事档案的基础信息采集工作。按照国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会批准的《干部人事档案数字化技术规范》，逐步建立统一规范的数字档案资源库，并按照“数据向上集中”的思路，建立档案信息采集上报机制，定期归集各地档案基础信息，逐步建立起省级、全国档案基础信息资源库，为实现全国网上服务提供数据基础。

（二）加强档案信息的网上经办和统计分析

各级档案管理服务机构要全面应用统一的省级档案管理服务软件，实现存档信息网上查询服务，为流动人员和用人单位查询档案信息提供便利。要研究确定档案服务网上业务经办清单，分梯次地逐渐推动更多的档案服务事项实现网上办理。要积极推动跨地区网上远程经办模式，逐步形成“一点存档、多点服务”的全国一体化服务格局。要依托档案管理服务信息系统，建立档案基本情况统计分析制度，对各区域流动人员数量、结构、分布、流向等开展统计分析，为疫情期间政府有关劳动力和人才流动方面的决策提供数据支持。

（三）强化档案数据资源的共享应用

加强档案数据资源与政务数据资源的关联分析和融合利用，是实现人社部门内、人社部门与其他相关部门协同开展网上档案服务的基础。要建立与人力资源社会保障持卡人员基础信息库、单位基础信息库等基础信息库的关联，实现与就业创业、社会保障、人事人才、劳动关系等业务信息共享，并在此基础上进一步推动与工商、公安、教育、民政、卫生健康等部门资源数据互认，增强档案数据在人社部门之间、人社部门与其他部门间的共享和利用。

（四）推动档案服务的简化办理

根据疫情期间业务办理需要，全面落实人社部《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，按照“高效、便捷、安全”的原则，进一步简化优化流动人员人事档案管理服务，推进办事材料的简化优化，推动部分档案服务的简化办理、代为办理、高效办理。全面履行告知承诺制，接收流动人员人事档案时，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺进一步补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回补充材料。

（五）提高档案服务效率

按照“前台业务受理、后台政策协调”原则，由“人工驱动”向“数据驱动”转变，进一步提高档案管理服务信息化水平，实现档案服务的便捷高效办理。提前做好业务办理的辅导，对因暂时不符合条件未能办理的群众做好解释工作；对符合条件的，提醒群众准备好资料、填好表格，引导他们快速完成办理；对耗时较长的业务，办事群众可先行离开，工作人员通过电话、短信等方式告知办理结果。